Il n'y a rien de mal à l'idée de base de "prendre des nouvelles". Mais la plupart du temps, dans le paysage de la gestion de projet, cette phrase signifie généralement : "Hé là - vous vous souvenez de moi ? Je suis soit votre patron, soit votre collègue, soit votre client, et je n'obtiens pas de vous les informations dont j'ai besoin. Qu'est-ce qui se passe ?"
Voici les cinq raisons principales pour lesquelles cette décision aide les entreprises à guérir et à se remettre d'un cas grave du syndrome du simple enregistrement.
- Communiquer tout en travaillant
La plus grande cause des check-ins interminables est sans doute que les membres de l'équipe de projet sont trop occupés pour soumettre des mises à jour régulières. Une solution CWM comble cette lacune en capturant et en partageant automatiquement les mises à jour de statut. En plus d'éviter les interruptions (et les agités "as-tu reçu mon dernier message ?" ), ce processus crée une piste d'audit à des fins de conformité et aide les nouveaux membres de l'équipe à se mettre rapidement à niveau.
- Gestion centralisée des documents
Les projets s'enlisent - et les vérifications se succèdent à un rythme effréné - lorsque les membres de l'équipe accèdent à différentes versions d'un même document. De plus, certains documents sont difficiles à trouver, tandis que d'autres disparaissent complètement ("Je suis sûr que le rapport était sur mon ordinateur portable... je veux dire, je pense que je suis sûr... ou peut-être que c'était mon ordinateur de bureau ?").
Avec une solution CWM, tous les documents sont stockés en toute sécurité sur une plateforme centralisée et basée sur le cloud, de sorte que les membres de l'équipe peuvent accéder à la version maître et la modifier (avec un historique complet des modifications pour savoir qui a fait quoi et quand).
- Lier les conversations et les tâches
Les membres de l'équipe de projet communiquent par le biais de plusieurs canaux, notamment des notes, des messages instantanés et des e-mails. Cependant, les logiciels de gestion de projet classiques - ou souvent pires, ad hoc les outils tels que les tableurs et les bases de données maison - ne parviennent pas à saisir ces conversations. Cela rend les contrôles excessifs non seulement possibles, mais inévitables.
Une solution CWM permet aux équipes de projet de lier les éléments de discussion de la collaboration sociale aux objets de travail et aux éléments d'action pertinents (p. ex. rapports de dépenses, demandes d'approbation, etc.) Ainsi, chacun peut se concentrer sur ses tâches prioritaires au lieu de perdre du temps et de perdre patience à chaque contrôle supplémentaire.
- Restez en contact avec les clients
- Connectez-vous et poursuivez le voyage de travail
Garder les clients engagés, informés et conscients de leurs actions (par ex. revoir les ébauches, recueillir des informations, etc.) peut être beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Mais trop de vérifications peuvent être perçues comme insistantes. De plus, elle illustre également la définition de la folie d'Einstein : faire la même chose encore et encore, et pourtant s'attendre à un résultat différent.
Une solution CWM rétablit l'équilibre de la situation en permettant aux clients de participer facilement aux discussions et de rester dans le coup. Ils peuvent également prendre des mesures en répondant à un courriel par rapport à la connexion au système, ce qui augmente considérablement la probabilité qu'ils ne deviennent pas le goulot d'étranglement.
70 pour cent des entreprises ont des employés qui travaillent à distance, et même ceux qui sont installés dans le même bureau sont généralement en mouvement lorsqu'ils assistent à des réunions, se réunissent pour des conférences téléphoniques, etc. Essayer de garder tout le monde informé et productif peut déclencher un torrent de check-ins (et de check-ins sur les check-ins).
L'antidote à cela est l'utilisation d'une solution CWM qui est soutenue par des applications mobiles, qui permettent aux membres de l'équipe de se connecter et de poursuivre le voyage de travail indépendamment de l'endroit où ils se trouvent, ou du moment où ils travaillent.
En résumé
Le syndrome de la simple vérification est fréquent, mais il n'est pas incurable. L'utilisation d'une solution CWM robuste et de niveau entreprise garantit que les contrôles sont une tactique fonctionnelle, efficace et utilisée occasionnellement pour obtenir les informations nécessaires. En d'autres termes, ils incitent les gens à s'enregistrer plutôt qu'à partir !
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