Publié pour la première fois sur ProjectManagement.com le 4e, 2012 décembre.
Nous avons tous entendu l'adage "En ne planifiant pas, vous prévoyez d'échouer", mais pour les services informatiques qui tentent de traiter une myriade de demandes de travail sur une base continue, un adage plus approprié serait "En ne parvenant pas à prioriser, vous prévoyez d'échouer". Cet article est conçu pour vous donner une vue d'ensemble de la manière dont les équipes informatiques peuvent hiérarchiser les projets, pourquoi c'est important et comment cela profite à l'ensemble de l'entreprise.
La plupart des départements informatiques développent ce qu'ils pensent être un plan à toute épreuve pour le traitement des demandes informatiques, mais des facteurs extérieurs interfèrent avec la réalisation efficace de ce plan. Ces facteurs comprennent la "roue grinçante" (un cadre de niveau C ou une personne qui persiste à faire pression sur l'équipe informatique pour qu'elle place un projet en tête de liste), des personnes au sein ou en dehors du département informatique qui déterminent de manière indépendante que certains projets doivent être considérés comme prioritaires, et la mentalité du "tout simplement" où le département informatique décide de se lancer dans certains projets sans tenir compte de l'alignement du projet sur les objectifs commerciaux de l'entreprise.
Bien au-delà de la confusion et de l'irritation qu'elle engendre, la priorisation des tâches de manière réactive peut être contre-productive. Sans un système permettant de hiérarchiser les projets informatiques - et de lier la réussite des projets aux objectifs commerciaux de l'entreprise - les équipes informatiques ont tendance à être blâmées pour ne pas s'être concentrées sur leur rôle dans la réalisation des objectifs commerciaux globaux et sont considérées comme un goulot d'étranglement plutôt que comme une ressource.
Comment une équipe informatique peut-elle " démocratiser " efficacement la priorisation des projets de manière à éliminer tous les détracteurs susmentionnés ? Il est en fait plus facile que vous ne le pensez à mettre en place et à appliquer : il s'agit d'un système de notation des projets.
Le scoring de projet, dans ses termes les plus simples, est un processus dans lequel les demandes entrantes se voient attribuer un score basé sur un cadre de scoring généralement accepté. La notation des projets établit des règles du jeu équitables et permet au département informatique d'attribuer une priorité aux projets sur la base d'un ensemble de critères objectifs. Les avantages de la mise en œuvre d'un processus de notation et de hiérarchisation sont immédiats et mesurables, notamment :
- Veiller à ce que le travail qui contribue directement à la réalisation des objectifs commerciaux soit la priorité absolue de l'équipe informatique.
- Confirmer que les projets en cours de réalisation s'alignent sur les objectifs de l'entreprise
- Libérer la capacité des ressources des travaux non pertinents, ce qui permet d'optimiser les ressources pour les projets stratégiques hautement prioritaires.
- Éliminer la tendance de l'informatique à prioriser de manière réactive les demandes de travail en fonction d'une prise de décision politique.
En général, je recommande un cadre en trois parties pour noter pleinement et précisément les projets.
1. Catégoriser les projets
Plutôt que de baser les critères sur le rendement financier prévu d'un projet, nous conseillons d'utiliser une échelle de critères. Nous pensons que Gartner Research a eu une idée brillante (et applicable) avec sa "méthodologie des cinq perspectives" qui catégorise les projets en termes de.. :
- Alignement stratégique : Dans quelle mesure la stratégie d'investissement informatique s'aligne-t-elle sur les objectifs à long terme de l'entreprise ?
- Impact sur les processus d'affaires : Dans quelle mesure l'initiative obligerait-elle l'entreprise à modifier les processus d'affaires existants ?
- Architecture technique : Dans quelle mesure les bases de données, les systèmes d'exploitation, les applications et les réseaux qui seraient mis en œuvre sont-ils évolutifs, résilients et faciles à intégrer à la technologie existante ?
- Retombées directes : Quels sont les avantages de l'initiative en termes d'économies de coûts, d'accès à des informations accrues ou d'autres avantages ?
- Risque : Quelle est la probabilité que l'initiative ne réponde pas aux attentes et quels sont les coûts impliqués ?
2. Choisissez un modèle de notation de projet
Tout aussi important que le choix des critères de notation, je recommande aux entreprises de choisir une méthodologie de notation. Les méthodologies de notation sont généralement de trois sortes :
- Sans fourchette et sans pondération : Un projet reçoit un point pour chaque critère rempli. Les projets sont choisis en fonction du nombre total de points.
- Fourchette et non pondéré : Plutôt que de recevoir zéro ou un point pour chaque critère, le projet est noté sur une fourchette (c'est-à-dire de un à cinq). Cette option fournit une analyse plus détaillée de la manière dont les projets s'inscrivent dans les objectifs de l'entreprise.
- Pondéré : En plus de noter les critères sur une échelle, cette option attribue une note pondérée pour chaque critère afin de déterminer l'importance de chaque considération pour l'organisation dans son ensemble. Ce modèle de notation permet d'évaluer au mieux dans quelle mesure un projet correspond aux priorités de l'entreprise.
3. Prioriser les projets en fonction des scores tracés
Une fois qu'une entreprise a choisi une méthode de notation, elle doit, dans un dernier temps, classer les projets par ordre de priorité en se basant sur des valeurs telles que la pertinence du projet par rapport à la stratégie globale, le retour sur investissement potentiel et le niveau de risque encouru. Les scores tracés aident à prioriser les projets dont les résultats sont moins certains. Dans ces cas, je recommande d'utiliser des outils de modélisation visuelle. Les options de modélisation visuelle comprennent :
- Un graphique à bulles qui illustre la stratégie (axe des x), le rendement (axe des y) et la taille du projet (taille de la bulle).
- Un graphique à bulles qui illustre la stratégie (axe des x), le risque (axe des y) et le rendement (taille de la bulle).
- Une liste organisée et triée par score global, du plus élevé au plus bas.
Enfin, sachez qu'il y a quelques pièges à éviter lors de la mise en place d'un système de notation des projets : Le système doit être développé sans la contribution des cadres de tous les départements, de manière à ce qu'il ne puisse pas être facilement détourné. Un système doit être assez facile à utiliser, mais assez difficile pour que les gens ne puissent pas gonfler artificiellement les scores pour leurs projets favoris.
![L'intérêt de combiner un PPM robuste avec une exécution légère des tâches [Vidéo].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
