Le fondement de la gestion de projet implique l'adaptation. La capacité d'adaptation exige une façon raffinée et habile de faire face. Gérer efficacement un projet signifie s'adapter aux contraintes du projet et aller jusqu'au bout du processus. La capacité à faire face aux défis est vraiment ce qui définit un gestionnaire de projet réussi.
Quelles sont les contraintes du projet ?
Les projets sont entièrement dépendants des ressources et lorsqu'un composant d'un projet fait défaut, il est considéré comme une "contrainte". Pour mener à bien un projet dans les délais, dans le respect du budget et selon les besoins, les contraintes de gestion de projet doivent être abordées avant qu'elles ne deviennent un problème.
Afin de reconnaître toute contrainte dans le pipeline, un gestionnaire de projet devrait avoir les ressources suivantes disponibles à tout moment. Si l'un de ces éléments fait défaut, alors la contrainte est devenue un problème :
- Heure
- Argent
- Main d'œuvre
- Matériaux
- Équipement
- Tools
- Expertise
- Compétences
- Engagement
- Toute exigence connexe
La pire décision qu'un gestionnaire de projet puisse prendre est d'ignorer les contraintes - car la perte de l'une de ces ressources peut conduire à l'échec total du projet. Pour faire face à ces limitations, un GP doit avoir les compétences et la formation appropriées pour savoir quoi faire.
Les bons outils
Comme pour n'importe quelle tâche, faire face aux contraintes d'un projet signifie acquérir une trousse à outils dès le début. Comprendre les meilleurs trucs et astuces pour éviter les catastrophes aidera un chef de projet à se préparer à toutes les situations. Voici quelques-unes des meilleures méthodes éprouvées par les GP pour gagner leur bataille contre les contraintes du projet :
Définir le problème
Un GP ne peut pas aller plus loin tant qu'il ne comprend pas vraiment quel manque de ressources est à l'origine de la contrainte. Il existe de nombreux facteurs différents qui peuvent provoquer une contrainte, mais voici les trois plus courants :
- Temps : Chaque fois qu'un projet a une date limite imposée, comme un événement programmé, cela peut être considéré comme une contrainte de temps. Les tâches peuvent être déplacées au sein d'un projet, mais la date d'échéance est essentielle et doit être respectée pour que le projet soit considéré comme réussi.
- Budget : Une contrainte d'argent empêche l'équipe d'acquérir les ressources supplémentaires nécessaires à la réalisation du projet. Le budget peut aussi potentiellement limiter la portée du projet.
- Qualité : Il s'agit d'une restriction créée par les spécifications du produit/service. Généralement, si la qualité est considérée comme une contrainte, l'une des deux autres (temps ou budget) est déjà devenue un problème.
Une fois que toutes les contraintes d'un projet ont été identifiées, un chef de projet peut appliquer les meilleures méthodes pour y remédier. Il se peut que certaines contraintes ne soient pas entièrement prises en compte, mais si elles sont identifiées au préalable, les bons outils peuvent être utilisés pour obtenir le meilleur résultat possible.
Structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail (SRT) fait partie des meilleures pratiques de gestion de projet et s'apparente à une feuille de route pour le chef de projet. L'OTP organise et répertorie les tâches du projet en détail, ainsi que les horaires et les membres de l'équipe. La précision de la SRT et la façon dont le chef de projet gère les activités qui s'y trouvent déterminent la réussite du projet.
Les activités qui surviennent dans le cadre d'un projet et qui ne figurent pas dans la SRT peuvent être considérées comme "hors champ" et comme une contrainte du projet. Par conséquent, il est préférable de créer un OTP unique pour chaque projet plutôt que d'utiliser un modèle. Il est ainsi plus facile de reconnaître les contraintes spécifiques au projet.
Mesurer la performance
Tout au long du cycle de vie d'un projet, le chef de projet doit continuellement scruter l'horizon à la recherche de contraintes en mesurant la performance de ses ressources. La meilleure façon de mesurer l'efficacité est d'établir ce que l'on appelle un indicateur clé de performance (ICP) . Les ICP peuvent inclure la mesure de n'importe lequel des éléments suivants au sein d'un projet :
- Horaire
- Achèvement du projet
- Backlog de développement
- Coûts de la main-d'œuvre
- L'affectation des ressources
La liste des ICP doit finalement être définie par les besoins du projet et peut également changer tout au long du cycle de vie. Une fois que les mesures de performance sont établies et que l'efficacité réelle est documentée, le chef de projet peut alors prendre des mesures pour corriger le problème.
Mettre en place des contrôles
La mise en place de contrôles est l'étape finale pour faire face aux contraintes de la gestion de projet. L'établissement de normes et de meilleures pratiques spécifiques au projet est la meilleure façon de garder les membres de l'équipe engagés et à bord. Cela peut aller de la fixation de délais à l'élaboration de budgets et à la réaffectation de ressources. La façon dont un chef de projet décide de gérer les mauvaises performances contribuera à définir le succès du projet.
De nombreux éléments composent l'industrie de la gestion de projet, mais le terme clé est "gestion". Un GP professionnel doit être capable non seulement de prévoir les problèmes avant qu'ils ne surviennent, mais aussi de les affronter de front et d'établir des normes pour s'assurer qu'ils ne se reproduisent pas. C'est ce qui permet, en fin de compte, d'aboutir à un projet réussi et à un chef de projet hautement qualifié.
