L'amélioration continue est l'un des piliers d'un environnement Lean. Cela semble assez noble, n'est-ce pas ? "Je travaille pour une entreprise qui évolue constamment", voilà une belle phrase pour LinkedIn, mais à quoi cela ressemble-t-il ? Comment une entreprise peut-elle être sûre qu'elle pratique l'amélioration continue selon la méthode Lean ? Cet article aborde deux techniques que vous pouvez utiliser pour créer le bon état d'esprit dans votre organisation en vue d'une amélioration continue dans le cadre du Lean.
Éliminer les activités sans valeur ajoutée
Pour entamer une amélioration continue dans le cadre du Lean, il est nécessaire de jeter un regard critique sur l'état actuel de votre entreprise. Identifier les zones de gaspillage qui peuvent être éliminées est une bonne première étape. Recherchez les occasions où vous pourriez mieux utiliser l'expérience, les talents et les compétences de vos employés pour produire de meilleurs résultats pour votre client.
Mais "identifier les zones de gaspillage" semble effrayant - cela rend les gens nerveux à l'idée même de commencer. À un moment donné, le Lean a eu la mauvaise réputation de supprimer des emplois, car les principes étaient trop simplifiés, mal compris et mal appliqués. Lorsqu'on leur dit que l'entreprise "identifie les zones de gaspillage", les gens peuvent se demander :
"Cela signifie-t-il que nous allons perdre nos emplois ?"
"Et si la suppression de cette activité avait un impact imprévu sur nous à l'avenir ?"
Ce sont d'excellentes questions ; vous pouvez y répondre en vous concentrant sur votre objectif principal. Dans The Goal (l'un de mes livres préférés sur l'application des principes Lean), le protagoniste d'Eliyahu Goldratt a découvert que l'objectif de son entreprise était de gagner de l'argent. Cela tend à être assez commun, n'est-ce pas ? Nous ne voulons pas que les gens perdent leur emploi - nous voulons qu'ils travaillent plus efficacement de manière à permettre à votre entreprise d'atteindre ses objectifs. Nous voulons que leurs emplois se développent - et qu'ils créent davantage d'emplois pour d'autres personnes talentueuses comme eux. L'identification des zones de gaspillage est la façon dont nous pouvons le faire ; c'est la façon dont nous pratiquons l'amélioration continue dans le Lean.
Définir les déchets
Comment savoir si une activité est considérée comme un déchet ? Le co-PDG de Planview AgilePlace, Jon Terry, définit cette idée comme suit : "Si un client voit quelque chose comme un poste de dépense et qu'il ne voudrait pas le payer, c'est un gaspillage." Certaines de ces activités sont inévitables. Par exemple, l'envoi d'e-mails à un client potentiel est quelque chose qu'un client raisonnable ne voudrait pas payer pour que cela se produise, mais qui doit continuer. Le défi lors de la mise en œuvre de l'amélioration continue dans le cadre de la méthode Lean consiste à faire le tri entre les déchets qui peuvent être éliminés et ceux qui ne peuvent être que minimisés. Voici quelques exemples de gaspillage qui auraient pu être facilement négligés, tirés de Planview AgilePlace :
- L'un des fléaux du travail de développement est le fait que les gens se cloisonnent dans des sous-ensembles particuliers de connaissances. Il y a tout simplement trop de choses à savoir pour qu'une seule personne soit capable de tout faire. Le problème est que pour terminer un travail, il faut l'implication de plusieurs personnes. Chaque fois qu'une autre personne est impliquée dans un projet, elle doit abandonner le travail en cours. Nathan Perry, un développeur de logiciels pour nous à Planview AgilePlace, l'a très bien exprimé : "Tant que vous ne mettez pas un code en production, vous n'avez aucune idée s'il résout réellement le problème commercial pour lequel il a été créé. Les entreprises ne sont pas immobiles, vous essayez donc aussi de toucher une cible mouvante. La fonctionnalité ou le code que vous développez aujourd'hui résout très probablement le problème d'hier. Donc, chaque changement de contexte vous met encore plus en retard."
Alors, en quoi consiste ce gaspillage ? Il est possible que le travail ne soit jamais terminé. Le temps que chaque personne puisse s'impliquer et compléter sa section d'expertise, le besoin de l'entreprise peut avoir évolué vers un problème différent. Ainsi, le travail n'est jamais achevé et le temps passé sur le problème initial est du temps perdu : du gaspillage.
- Liée à la première question est l'idée de talent non utilisé. Cela peut se manifester de plusieurs façons. Lorsque les gens sont cloisonnés dans le type de travail qu'ils sont naturellement doués pour faire, ils peuvent manquer des occasions de se développer. Tout aussi compliquée est l'idée d'une personne qui possède un ensemble de compétences que l'entreprise n'a tout simplement pas le temps de mettre en pratique. Il s'agit d'un domaine délicat du gaspillage, car il semble moins menaçant que, disons, un énorme défaut qui devait être retravaillé. Mais cela représente toujours une opportunité d'appliquer l'amélioration continue de manière allégée, par exemple en développant ces compétences pendant les temps morts.
Cependant, ce n'est pas parce que les répercussions sont difficiles à analyser qu'elles n'existent pas. Par exemple, votre entreprise embauche peut-être une nouvelle personne, mais cet ensemble de compétences existait déjà chez un employé actuel. Peut-être cette compétence pourrait-elle être entretenue pendant les périodes de relâchement constructif. Ce processus a tendance à être gourmand en ressources, mais qu'est-ce que votre entreprise y gagne ? Un impact moindre sur vos coûts d'exploitation et un employé plus fidèle - de plus, au fur et à mesure de votre croissance, il est probable que vous aurez besoin de plus de personnes possédant ces compétences. Un impact moindre sur vos coûts d'exploitation et un employé plus fidèle. Ce n'est là qu'une des façons dont l'amélioration continue dans le cadre du Lean favorise la croissance durable de .
Les gens aiment sentir que leur employeur se soucie suffisamment de leur avenir pour investir du temps et des ressources afin de les aider à s'épanouir pour devenir un meilleur employé. Diana O'Brien de Deloitte Consulting LLP a déclaré: "Si nous n'investissons pas dans le développement de nos professionnels, ce serait comme si un fabricant ne mettait pas à niveau ses équipements, tout en s'attendant à une amélioration de la productivité". Développez vos propres talents pour améliorer la valeur collective de votre organisation - vos clients vous en remercieront.
Développez votre propre kata
J'ai découvert l'idée des katas lorsque mes enfants ont commencé à apprendre le TaeKwondo. Ils travaillaient dur pour apprendre le placement exact de leurs mains, de leurs pieds, quand ils donnent un coup de pied, quand ils donnent un coup de poing. Observer un kata bien répété peut être tout à fait époustouflant. Tout le monde se déplace à l'unisson d'un mouvement à l'autre. Les katas sont des motifs que toute personne disciplinée peut apprendre. Ils sont identiques à chaque fois qu'ils sont exécutés.
Mike Rother a écrit un livre, Toyota Kata, qui a révolutionné ma façon de penser l'amélioration continue. Il aborde l'idée que la raison pour laquelle Toyota a ouvert la voie en matière de Lean n'est pas seulement les aspects visibles qu'ils font, mais le modèle (kata) de résolution de problèmes qu'ils utilisent. Cela se résume à se fixer des objectifs et à les atteindre chaque jour. Des obstacles surgiront, bien sûr, mais ces obstacles se transforment en opportunités d'amélioration.
La mise en œuvre d'un kata d'amélioration continue en Lean n'est pas difficile, mais elle exige de la discipline. Elle exige un état d'esprit selon lequel la croissance n'est pas facultative. Chaque personne fixe des objectifs sur la façon dont elle peut s'améliorer, puis travaille avec acharnement pour atteindre ces objectifs. Les éventuelles bosses sur la route sont abordées non pas dans le contexte de montagnes insurmontables mais d'occasions de briller lorsque la réponse est découverte. Cela crée un environnement qui favorise l'amélioration - non pas pour le plaisir d'améliorer, mais pour une véritable ingéniosité.
Amélioration continue en Lean
Mon premier responsable à Planview AgilePlace m'a appris à ne plus parler de "meilleures pratiques", car nous ne saurons jamais vraiment la meilleure façon de faire quoi que ce soit. Tout peut être amélioré si nous sommes ouverts à l'idée d'apporter des changements. Franchement, la peur de commencer peut souvent conduire à être figé dans le temps, incapable de rivaliser avec les entreprises plus disruptives qui pratiquent l'amélioration continue Lean.
Comme l'a dit Shigeo Shingo, "Le type de déchet le plus dangereux est celui que nous ne reconnaissons pas". Utilisez ces techniques pour guider votre mise en œuvre de l'amélioration continue dans le cadre du Lean. Éliminez les gaspillages qui pourraient empêcher votre organisation d'atteindre son plein potentiel.
Lectures recommandées
Pour en savoir plus sur l'amélioration continue dans le cadre du Lean, nous vous recommandons de consulter ces ressources :
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
