Savez-vous si votre organisation dispose de suffisamment de ressources pour accomplir son travail ? Et ces ressources sont-elles concentrées sur le bon travail ? Lorsqu'il s'agit de prévisions et d'optimisation, il est essentiel de disposer des bons outils de gestion des ressources pour comprendre l'utilisation des ressources afin de répondre aux demandes existantes et de poursuivre de nouveaux projets tout en accélérant la livraison des projets.
En fin de compte, si votre organisation veut rester compétitive, elle devra examiner de près les ressources et la façon dont elles sont alignées et allouées. Par exemple, dans une organisation typique, une augmentation de l'efficacité de 5% pour 150 ressources se traduit par des économies annuelles d'environ $858,000 ou 15,600 heures. Cette statistique pourrait être une raison suffisante pour s'assurer que votre organisation utilise un outil de gestion des ressources approprié.
Soyons francs, personne ne veut laisser des ressources passer entre les mailles du filet. Mais savez-vous ce qu'il faut rechercher dans un outil de gestion des ressources ? Une solution de gestion des ressources et de la demande doit s'appuyer sur trois étapes fondamentales :
- Planification afin que vous puissiez établir des priorités et prévoir vos ressources pour en tirer un maximum d'avantages et de valeur.
- Exécution et changement pour vous aider à augmenter la réactivité de votre plan de ressources et à prioriser les changements.
- Suivi et mesure pour vous aider à garantir le retour sur investissement de vos ressources déployées ; cela vous permet de connaître les dépenses réelles liées à la fourniture de solutions d'entreprise.
Oui, toutes ces étapes sont importantes en soi. Cependant, ils répondent chacun à des rôles différents. Par exemple, l'équipe de direction se concentrera sur la planification des ressources tandis que les membres de l'équipe graviteront vers la facilité d'utilisation pour le suivi de leurs tâches et de leur temps. Pendant ce temps, le PMO et les gestionnaires de ressources ont la tâche la plus difficile : tout rassembler sur l'ensemble du portefeuille pour gérer les ressources tout au long du cycle de vie.
Maintenant, vous pouvez commencer à considérer quels sont les attributs clés dans le choix d'un outil de gestion des ressources. Voici quelques lignes directrices générales pour s'assurer qu'une solution offre ce qui suit :
- La capacité de recommander comment utiliser la capacité de vos ressources afin de fournir la plus grande valeur commerciale compte tenu de vos contraintes.
- Planification de scénarios hypothétiques pour aider à déterminer si l'organisation peut absorber et s'adapter aux changements dans le plan
- Un atelier de ressources centralisé pour examiner, approuver et planifier les ressources afin de positionner au mieux votre organisation pour une exécution dans les délais et les budgets impartis.
- Un flux de travail normalisé de demande de ressources pour les chefs de projet et les gestionnaires de ressources afin d'améliorer la communication, la collaboration et la responsabilisation.
- Soutien aux utilisateurs de temps et application mobile conviviale permettant aux ressources de suivre et d'enregistrer le temps, ce qui peut faire une grande différence dans la précision des données.
En fin de compte, vous voulez vous assurer que votre gestion va bien au-delà du simple suivi des ressources au niveau du projet ou de l'équipe. Votre objectif devrait plutôt être d'englober toutes les étapes du cycle de vie - de la planification à l'exécution, en passant par le suivi des données réelles sur l'ensemble du projet. C'est là que le bon ensemble d'outils ou de solutions peut jouer un rôle essentiel. En vous assurant que chaque rôle contribue aux bons résultats et qu'il est prêt à s'adapter et à changer, vous pouvez garantir une approche plus intelligente de la prévision, de la gestion et de la responsabilité des ressources.
Les ressources sont les actifs les plus précieux d'une organisation. Êtes-vous prêt à en savoir plus ? Découvrez comment Planview PPM Pro (anciennement Planview Innotas) peut vous aider - téléchargez dès maintenant notre livre blanc, "Your Resources Are Falling Through the Cracks."
