Que votre PMO soit tout nouveau ou qu'il existe depuis des années, la vision est l'un des éléments clés. Sans elle, chaque personne bat son propre tambour et avance dans une direction différente. Puissante et directrice, une vision claire alignera tout le monde pour s'assurer que nous allons tous vers les mêmes objectifs.
Comment s'y prendre pour créer une vision ? Cette tâche apparemment décourageante n'est pas si mauvaise lorsque vous la décomposez en plusieurs parties. Dans cette liste de points à considérer, nous allons structurer la vision de votre PMO. Si votre PMO a déjà une vision, mettez-la à l'épreuve en la comparant aux critères ci-dessous.
Considération #1 : Quelle est la portée des départements/équipes avec lesquels le PMO interagira ?
Les PMO peuvent travailler avec un seul ou plusieurs départements. Par exemple, un PMO informatique fournira un support de gestion de projet à l'ensemble de l'informatique, y compris à des équipes telles que l'infrastructure et le développement d'applications. Parfois, un membre du PMO informatique travaillera sur un projet d'entreprise, mais se concentrera uniquement sur la partie informatique de celui-ci. En élargissant la portée du soutien à l'ensemble de l'organisation, un PMO d'entreprise (EPMO) s'aligne stratégiquement sur les buts et objectifs plus larges de l'organisation. Il peut également gérer et superviser plusieurs PMO.
Nous parlons à de plus en plus d'entreprises qui passent d'un PMO en silo à un EPMO. Une fois qu'un seul PMO a établi de bons processus et pratiques, la valeur pour l'organisation peut être maximisée en appliquant les meilleures pratiques éprouvées à l'ensemble de l'organisation. Quel que soit le type de PMO dont vous faites partie, définissez clairement les équipes avec lesquelles votre PMO travaillera et le niveau de soutien et d'implication.
Considération #2 : Les principales parties prenantes ou les cadres supérieurs ont-ils examiné et validé la vision ?
Si votre équipe de direction n'est pas encore favorable au PMO, le fait de partager la vision avec elle l'aidera à en voir la valeur. De nombreux dirigeants ont également dû créer des visions à un moment donné. Ils peuvent offrir des conseils ou mettre en lumière des aspects que vous n'aviez pas envisagés. Ils valideront le niveau de processus et de rigueur, la méthode de gouvernance et les principales mesures à suivre. Ces détails seront des facteurs de la vision, il est donc nécessaire de comprendre la position de vos cadres sur ces points. Veillez à ce que la conversation comprenne l'intégration de la vision du PMO à la culture, la philosophie et la mission de l'entreprise.
La vision de votre PMO peut même être orientée vers l'amélioration des processus, la rationalisation et la normalisation, ce qui soutiendra la façon dont la direction veut faire évoluer l'entreprise. En fin de compte, obtenir l'adhésion de la direction n'est pas seulement une recommandation, c'est une obligation.
Considération #3 : Les objectifs du PMO sont-ils alignés sur les objectifs commerciaux et le plan stratégique annuel ?
Partout dans le monde, les entreprises adoptent une approche descendante lorsqu'il s'agit de définir leur modèle de gouvernance et d'aligner les initiatives sur les objectifs généraux. Il est essentiel de garder cela à l'esprit lorsque vous définissez votre vision du PMO, en tenant compte de l'endroit où se trouve votre équipe du PMO sur une échelle de maturité. Même les organisations moins matures voient la valeur de l'approche descendante, mais ne disposent pas du soutien interne nécessaire pour la concrétiser. En réfléchissant à votre vision, pensez à ce que vous voulez que le PMO soit dans 5 ans, et à ce que l'organisation dans son ensemble sera probablement aussi.
Un objectif commun du PMO est de passer d'un centre de coûts à un centre de valeur, en particulier dans le secteur informatique, pour montrer la réalisation d'avantages pour l'entreprise, au-delà des économies d'argent. Sans alignement sur les objectifs stratégiques, le PMO est incapable d'effectuer cette transition. Que ce soit en finançant les effectifs ou la formation en gestion de projet, démontrer que votre vision soutient la direction que prend l'entreprise permettra de s'assurer que les parties prenantes et les cadres clés continuent de soutenir le PMO.
Considération #4 : Votre vision est-elle cohérente avec la culture du PMO ?
Allez-vous imposer l'utilisation d'un certain logiciel ? Exiger des membres de l'équipe du BGP qu'ils fassent le suivi du temps consacré à tous leurs travaux ? Le niveau de rigueur et de structure que vous allez mettre en place est essentiel à considérer dès le début. Une fois que vous l'avez fixé, il est difficile de le changer. Le degré d'autorité que vous accordez à vos chefs de projet donne également le ton au niveau de confiance et de respect. Plus les normes sont structurées et fermes, plus elles reflètent le fait que vous pouvez exiger de votre équipe un niveau plus élevé de maturité en matière de gestion de projet. Si ce n'est pas la culture, envisagez de relâcher le niveau de détail et le processus requis, au moins jusqu'à une date ultérieure.
Un autre aspect de cette question est celui des approbations. Les chefs de projet pourront-ils constituer leur propre équipe de projet, ou devront-ils obtenir l'approbation du gestionnaire de ressources ou du gestionnaire fonctionnel ? Des approbations par phase ou par porte sont-elles nécessaires pour servir de points de contrôle tout au long du projet ? La documentation doit-elle être complétée avant le début d'un projet ? Toutes ces questions d'approbation doivent être envisagées dès le départ et gravées dans le marbre, sinon vous aurez une équipe très frustrée.
Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à digérer et à réfléchir lors de la création de votre vision PMO. Il est essentiel de penser à l'organisation dans son ensemble, ainsi qu'à l'impact sur la vie quotidienne de votre équipe. Avec tant de choses à considérer, par où commencer ? Mon conseil est de vous enfermer dans votre bureau pendant quelques heures et de commencer à rédiger des réflexions et des réponses à chacune des quatre considérations que nous avons abordées. Vous n'arriverez pas à tout comprendre en une seule séance, mais faire couler l'encre est un bon début.
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