Aucune transition d'un travail axé sur les jalons à une gestion de projet Agile n'est sans défis. La méthodologie Agile est connue pour permettre aux équipes de travailler de manière plus efficace et efficiente, mais ces résultats se produisent rarement du jour au lendemain. C'est parce que passer à la gestion de projet Agile n'est pas une action ponctuelle, c'est un voyage qui nécessite le soutien des cadres, de la direction et des travailleurs. Cependant, lorsqu'elle est appliquée efficacement, la méthode Agile peut améliorer considérablement la façon dont votre organisation fournit de la valeur.
Voici cinq conseils qui peuvent vous aider à rendre votre transition aussi douce que possible.
1. Obtenir le parrainage de la direction
La gestion de projet agile n'est pas seulement une méthode pour accomplir des tâches ; c'est une philosophie entière qui examine comment les gérer, les planifier et les exécuter. Il est important de faire cette distinction, car il peut être beaucoup plus difficile de passer à la gestion de projet Agile pour les personnes habituées à un travail axé sur les jalons.
Certains employés qui ont leurs habitudes adoptent la philosophie "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas", d'autres ont juste besoin d'un peu plus de temps pour apprendre à s'habituer à l'approche Agile. Si vous êtes chargé d'introduire la méthode Agile dans votre département, vous rencontrerez probablement ces deux types de problèmes. C'est pourquoi il est important pour vous de d'avoir un sponsor exécutif qui peut vous aider en cours de route.
La plus grande difficulté que vous rencontrerez en entreprenant une gestion de projet Agile est sans doute le saut initial de la planification par étapes à la planification itérative. C'est pendant cette période que les équipes ont besoin du parrainage d'un chef de service ou d'un cadre capable de soutenir les équipes pendant qu'elles apprennent à adopter l'approche Agile.
Voici quelques-unes des fonctions d'un sponsor exécutif :
- Établir des garde-fous afin de s'assurer que la gestion de projet Agile est alignée sur les objectifs organisationnels et les résultats souhaités.
- S'assurer que les équipes qui passent à Agile disposent d'un soutien et de ressources adéquats
- Planifier une stratégie de transformation claire pour aider les équipes à passer à la gestion de projet Agile ou à un système hybride.
Un bon sponsor exécutif soutient les équipes Agile alors qu'elles sont encore en train d'apprendre les unes des autres, leur donnant la chance de surmonter les obstacles et d'apprendre à planifier et à fournir un travail itératif plus efficacement.
2. Créer des équipes fixes et interfonctionnelles
L'une des premières choses que vous remarquerez en passant d'un travail axé sur les jalons à une gestion de projet Agile est la différence entre les équipes. Les équipes agiles le sont :
- Fixé : Le même groupe de personnes travaille ensemble pendant une longue période de temps.
- Coordonné : Agile fonctionne mieux avec des équipes de petite ou moyenne taille qui peuvent communiquer et collaborer plus efficacement.
- Transversale : Des membres de différents départements sont affectés à une équipe Agile, ce qui permet à des personnes possédant des compétences différentes d'apporter leur expertise.
Le leadership est également différent dans le cadre de la gestion de projet Agile. La direction adopte une approche non interventionniste, donnant aux équipes Agile l'autonomie nécessaire pour définir leur propre travail. Dans le cadre de cette approche, les leaders Agile sont responsables de :
- Aider les équipes à atteindre et maintenir l'agilité
- Fixer les buts et objectifs du projet
C'est à l'équipe Agile de définir son travail de manière à aider l'organisation à atteindre ces buts et objectifs. C'est pourquoi les équipes fixes sont un élément essentiel d'une bonne gestion de projet Agile. Les membres ont besoin de temps pour travailler ensemble et connaître leurs forces et leurs faiblesses, leurs délais d'exécution et toute autre information importante nécessaire pour prendre des décisions éclairées lors de la planification.
L'autonomie de l'équipe est également liée à des niveaux de motivation plus élevés. Lorsque les équipes commencent à planifier et à fournir leur propre travail, un plus grand sens de la responsabilité et de l'appropriation commence à se développer. C'est particulièrement vrai pour les équipes qui utilisent un tableau Kanban, où elles peuvent voir qui s'est vu attribuer du travail et l'état de ce travail.
Bien sûr, vous rencontrerez probablement de temps en temps de nouvelles équipes Agile qui ne respectent pas leurs délais. Cela ne signifie pas nécessairement que l'équipe n'est pas adaptée à l'approche Agile ; elle peut simplement avoir besoin d'un temps d'adaptation. Envisagez de limiter la quantité de travail qu'ils acceptent jusqu'à ce qu'ils puissent respecter leurs délais. Puis commencez à leur permettre de prendre en charge davantage de travail une fois qu'ils se sentent à l'aise avec Agile.
3. Envisager l'adoption d'une approche hybride
N'oubliez pas que la partie la plus difficile d'Agile est de faire le premier pas. Les gestionnaires et les parties prenantes qui sont habitués à un travail axé sur les jalons peuvent ne pas comprendre comment fonctionne la gestion de projet Agile et pourraient prendre des décisions qui perturbent l'Agilité, comme déplacer constamment des personnes d'une équipe à l'autre ou limiter l'autonomie des équipes.
Si votre organisation n'est pas prête à sauter la tête la première dans Agile, que faites-vous ? Envisagez de commencer par une approche hybride afin que les parties prenantes puissent voir la valeur qu'Agile apporte à l'organisation, puis vous pourrez faire une transition en douceur du travail axé sur les jalons à la gestion de projet Agile à votre rythme.
Un modèle hybride est particulièrement utile pour les équipes travaillant avec un sponsor exécutif ayant une "mentalité de cascade". Dans le cadre de cette approche, vous pouvez demander à vos équipes de réaliser des travaux itératifs à l'aide d'un tableau Kanban, tout en demandant au responsable de rendre compte de la progression aux parties prenantes à l'aide de diagrammes de Gantt afin qu'elles puissent plus facilement comprendre comment le travail est livré.
Certaines plateformes de gestion de projet disposent de modèles intégrés pour le travail hybride, ce qui facilite encore plus le passage de vos équipes du travail en cascade au travail itératif.
4. Planifier à un niveau plus élevé
Si vous optez pour une approche hybride, comment concilier la nature hiérarchique de Waterfall avec l'importance de l'autonomie des équipes dans le cadre de l'approche Agile ? Bien qu'il puisse sembler que ces deux idéologies s'opposent, elles peuvent coexister sans nuire à la productivité et à l'efficacité. Laissez la planification se faire au niveau supérieur ; les parties prenantes peuvent décider des tâches à accomplir, tout en donnant aux équipes l'autonomie nécessaire pour déterminer comment fournir leur travail.
5. Mesurer de manière cohérente les progrès de l'équipe
Le travail itératif a besoin d'un retour d'information pour réussir, surtout dans les premiers stades, lorsque les équipes commencent tout juste à savoir ce qu'elles sont et ne sont pas capables de faire. L'adoption d'une approche axée sur les données contribuera à minimiser les frictions lors de votre transition vers la gestion de projet Agile. Voici quelques indicateurs clés de performance que vous pouvez utiliser pour mesurer les progrès de vos équipes Agile :
- Flux de travail : Examine si votre équipe est capable de faire avancer le travail de manière cohérente dans ses processus.
- Temps de cycle : Montre à quelle vitesse votre équipe produit de la valeur.
- Burn-down : Examine l'efficacité de votre équipe à terminer le travail.
- Burn-up : Quantité de travail accompli par rapport à la quantité totale de travail d'une itération.
- Organigramme cumulatif : Quelle quantité de travail représente chaque problème ?
En outre, le fait de travailler par tranches itératives vous donne la possibilité de mesurer les performances beaucoup plus rapidement que si vous travailliez avec des jalons. Il est ainsi plus facile d'identifier et de corriger les contraintes avant qu'elles ne fassent boule de neige et ne deviennent des problèmes plus importants.
Tirer le meilleur parti de votre voyage Agile
Passer à la gestion de projet Agile n'est pas sans difficultés. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une étape essentielle, vous pouvez envisager d'engager un coach Agile qui pourra vous aider dans la transition. Un coach Agile peut guider votre organisation tout au long des cinq étapes mentionnées ci-dessus, tout en s'assurant que l'entreprise continue à promouvoir l'état d'esprit Agile à tous les niveaux de l'organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le passage d'un travail axé sur les jalons à une gestion de projet Agile, regardez notre webinaire intitulé "Agile ou Waterfall - Choisissez la bonne méthodologie pour réussir".
