Votre organisation est en train de se transformer. Peut-être faites-vous partie d'un bureau de gestion de projet (PMO) nouvellement créé. Ou peut-être êtes-vous un chef de PMO chevronné qui cherche à affiner ses compétences. Vous êtes vaillants et prêts à relever les défis à venir pour développer le processus et la gouvernance. Mais ils vous ont donné un couteau à beurre pour la "bataille" proverbiale visant à terrasser le dragon cracheur de feu.
En tant que responsable du PMO, vous êtes chargé de centraliser les projets dans un seul portefeuille, d'établir la gouvernance et les processus tout en priorisant les projets en fonction des objectifs stratégiques - mais vous ne disposez pas des outils nécessaires pour exécuter le processus efficacement. Et il y a encore plus de complexité... Vous ne gérez pas vraiment les personnes qui font le travail - vous gérez simplement les processus pour l'efficacité et la répétabilité afin d'obtenir les résultats dont votre organisation a besoin.
Que faites-vous ?
Il s'agit d'une collection de conseils pour vous aider à améliorer vos compétences, à atténuer les risques et à relever les défis de front pour faire progresser votre PMO nouvellement créé.
Cinq caractéristiques à cultiver
- Soyez proactif - Voyez quelque chose qui ne va pas et cherchez des moyens de le réparer. Prenez l'initiative de centraliser les informations, de normaliser les processus et de hiérarchiser le travail. Obtenez toutes les informations sur le projet et le plan en un seul endroit. La nécessité de centraliser les informations dans un format évolutif permettra à l'avenir de justifier l'utilisation d'un meilleur outil technologique.
- Soyez orienté vers les objectifs - Créez des objectifs réalistes et à court terme pour progresser en maturité. Concentrez vos efforts sur le passage de votre organisation du niveau un (chaos habilité) au niveau deux (organisé et cohérent). Créez un plan pour y parvenir. Une fois votre plan établi, tirez parti d'une solution de gestion de projet pour vous assurer que les projets et les processus sont normalisés, hiérarchisés et alignés sur la stratégie commerciale globale.
- Communiquez souvent - Ne soyez pas réactif dans vos communications concernant les projets. Tenez tout le monde informé en offrant une visibilité aux parties prenantes, ce qui leur permet de prendre des décisions en période de changement et de rester au courant de l'état du projet. Toutefois, n'oubliez pas de faire constamment appel aux besoins de votre organisation et de vos cadres en matière de rapports et de communication afin de vous assurer que les gens se concentrent sur les bons projets.
- Soyez intelligent en matière de données - Votre succès dépend désormais de la valorisation par vos parties prenantes des informations que vous fournissez. Établissez votre plan de bataille et mettez en place les mesures et les indicateurs clés de performance qui conduiront votre PMO sur la voie de la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation. Examinez les capacités que votre outil de gestion de projet peut prendre en charge et déterminez les mesures qui compteront et offriront les bonnes vues de la santé, du risque et du statut à l'entreprise. Parmi les exemples d'indicateurs clés de performance, citons la bonne utilisation des ressources, la gestion des risques, le suivi du budget et les finances.
- Montrez l'exemple - Vous gérez des projets qui impliquent votre ressource la plus précieuse - les humains. L'adoption par les membres de l'équipe est un élément déterminant de la réussite. L'adhésion de la direction est généralement acquise. Mais obtenir l'adhésion de ceux qui "font" réellement le travail (qui ne voient pas toujours la valeur de la normalisation) peut être délicat. Aidez-les à comprendre pourquoi leur travail est important pour le projet, rendez leurs tâches obligatoires plus faciles à gérer et à exécuter, et célébrez leurs contributions.
Pour en savoir plus sur la façon dont gestion de portefeuille de projets peut vous aider à être un leader de PMO réussi, consultez la série d'ateliers sur la façon dont vous pouvez activer votre PMO à hyper-vitesse.
