"Vous n'avez pas eu le mémo ?"

Popularisée pour la première fois par le classique culte Office Space de Mike Judge, l'expression "vous n'avez pas reçu le mémo" est le plus souvent prononcée à l'encontre de ceux qui se retrouvent hors du circuit. Le film lui-même illustre parfaitement comment une communication statique et impersonnelle engendre l'insatisfaction, la méfiance, la frustration et peut finalement embraser votre bureau. Bien sûr, toute communication d'équipe ne doit pas être conçue pour donner constamment un sentiment de chaleur, mais en améliorant la communication d'équipe et donc la collaboration d'équipe, vous pouvez éviter de créer des vides culturels qui conduisent à des employés mécontents, à des hiérarchies internes austères et à bien d'autres problèmes dans vos bureaux.

Comment une meilleure communication peut sauver votre bureau

Grâce à des équipes de scientifiques travaillant 24 heures sur 24 et aux merveilles de la technologie moderne, le mémo traditionnel est devenu une relique du passé, réservée à ceux qui sont régis par des politiques de communication rigides, comme les politiciens et les avocats. On peut dire que le mémo survit encore quelque peu au sein des méthodes de communication contemporaines telles que le courrier électronique ; cependant, nous faisons référence à un style de communication dont le mémo est issu : sec, impersonnel, statique, facilement ignorable et propice à la confusion.

Chez LeanKit, notre objectif est d'aider les équipes à découvrir des moyens plus simples d'accomplir plus de choses et à améliorer continuellement la façon dont elles travaillent ensemble. Une communication efficace est l'une des premières étapes du voyage sur la voie de l'amélioration de la production.

Voici trois idées simples qui vous aideront à améliorer la communication entre les membres de l'équipe, à promouvoir une culture d'entreprise fondée sur la collaboration et à réduire la confusion & frustration.

1. Team Stand-Ups - Les stand-ups deviennent rapidement une pratique courante dans une variété de secteurs et d'entreprises. Le stand-up d'équipe peut être présenté de plusieurs façons, de Scrums quotidiens à Morning Roll Calls. Née dans les équipes de développement de logiciels, toute personne peut bénéficier d'une réunion d'équipe où chacun a son mot à dire.Le concept est simple : Une courte réunion de 15 minutes au cours de laquelle les membres de l'équipe participent à des discussions franches sur ce qu'ils ont fait, ce qu'ils font et les obstacles éventuels. À l'opposé des réunions d'état, le stand-up permet de communiquer à l'ensemble de l'équipe ce qui se passe, comment le travail de chacun est lié et comment les membres peuvent s'entraider.
2. Chat/Messagerie instantanée - C'est peut-être une évidence, mais certaines organisations reculent à l'idée de donner à leurs équipes l'accès à des outils de chat en ligne. L'utilisation d'une application de chat en ligne rend la communication plus fluide et donne des ailes à la collaboration. Le chat permet de mener des discussions en temps réel dans un cadre virtuel, en abordant des sujets qui peuvent avoir une importance immédiate ou qui doivent être traités rapidement. Il fournit également une aide visuelle que les membres de l'équipe peuvent utiliser pour voir qui est disponible pour se connecter. Le chat ne doit pas remplacer l'e-mail, mais il peut agir comme un outil de communication plus efficace et efficient lorsqu'il est utilisé correctement.Si vous parvenez à mettre tout le monde d'accord sur une plateforme de chat qui servira d'outil principal pour la messagerie instantanée, vous serez surpris de voir à quel point votre équipe collabore et communique à la volée.

   Voici une liste utile pour vous aider à démarrer.

3. Outils visuels de gestion de projet en ligne - Quel meilleur moyen de rassembler tous les membres de votre équipe pour une communication efficace que de rassembler tout votre travail en un seul endroit. La visualisation a toujours été un stimulant pour la communication et elle fonctionne encore mieux dans un contexte d'équipe. En illustrant votre travail dans son ensemble, les outils de gestion de projet en ligne permettent aux membres de l'équipe de voir comment leurs tâches s'inscrivent dans un schéma plus vaste. Lorsque le travail est consolidé, les gens s'unissent naturellement autour de ce travail et veulent en discuter. Imaginez qu'il s'agit de la bonne vieille fontaine d'eau, mais qu'au lieu de discuter du Game of Thrones de la nuit dernière, vous parlez du travail à faire pour la documentation marketing de votre nouveau produit.Lorsque des éléments de travail sont bloqués ou n'avancent pas, la première étape du processus de résolution des problèmes consiste à réunir tout le monde, sur la même page, avec les bonnes informations. Un outil de gestion visuelle en ligne fait cela et plus encore. Une fois que vous aurez relié une solution de gestion visuelle à votre stand-up d'équipe et à un outil de messagerie instantanée, la communication de votre équipe fonctionnera à plein régime.

Nous avons traversé l'"ère du mémo" sur le siège d'octets de données surpuissants et d'appareils numériques rationalisés. Notre culture du travail a évolué de telle sorte que les méthodes de production sont intrinsèquement liées à une communication plus significative. La communication instantanée et personnalisée est à la mode. Le statique et ce qui manque de profondeur sont éliminés.

La possibilité de chatter avec un membre de l'équipe répond à notre besoin de gratification instantanée et permet des mises à jour faciles sans avoir à se rendre à une réunion. Les interactions quotidiennes en face à face apportent de la clarté à des problèmes détaillés et rapprochent les gens. Les outils de gestion visuelle créent un pôle d'équipe autour duquel toute communication est centrée et placent une responsabilité directe sur les éléments de travail, ce qui conduit à des conversations productives.

Le chat, les réunions quotidiennes et les solutions de gestion visuelle en ligne ne sont pas seulement des outils qui peuvent être utilisés pour améliorer la communication au sein de votre équipe, mais aussi pour favoriser une culture d'entreprise saine qui rendra tout le monde heureux et pourrait même empêcher le bureau de brûler.

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