12 Conseils pour une planification des ressources dénuée de sens commun

1. Ne faites pas comme Custer - On pourrait dire que, lors de la bataille de Little Bighorn , le lieutenant-colonel George Custer a commis quelques erreurs. La première était de se précipiter au combat au lieu d'attendre des renforts. La deuxième était de diviser ses forces. En conséquence, il a été largement dépassé en nombre et a subi sa célèbre défaite (sans compter qu'il est mort).

La leçon que nous pouvons en tirer : ne mettez pas toutes les chances du côté de votre propre peuple. Assurez-vous que vous disposez de ressources adéquates pour vos initiatives, et que vous avez au moins une chance raisonnable de réussir. Vous pouvez le faire en instituant la planification des capacités pour prendre en compte la capacité disponible à un niveau élevé lors de la programmation des projets. Aussi, concentrez vos ressources sur les initiatives les plus innovantes et stratégiques sans abandonner vos activités de soutien. Cela signifie qu'il faut faire des compromis, voire chercher d'autres stratégies de dotation en personnel. N'oubliez pas que si cela ne fonctionne pas sur le papier, cela ne fonctionnera pas dans la vie réelle. C'est probablement le conseil le plus sensé de tous, et le moins pratiqué.

2. Soyez (vraiment) plein de ressources - La plupart des organisations fonctionnent avec des œillères lorsqu'il s'agit de la disponibilité des ressources. Faites-vous un devoir de regarder la "vraie" image de la capacité (c'est-à-dire les heures de ressources disponibles après avoir pris en compte toute l'administration, les congés et le travail non planifié ou de soutien estimé). Il en va de même pour la demande : examinez l'ensemble des demandes qui se disputent le temps de vos ressources, et pas seulement les grands projets et programmes. Ainsi, vous ne serez pas en train de "planifier à l'infini", comme c'est si souvent le cas.

3. Sachez ce qui s'en vient - Je l'ai déjà mentionné, mais : vous ne pouvez pas planifier la capacité si vous ne savez pas ce que vous planifiez pour . La compréhension et la gestion de la demande sont au cœur d'une approche solide de la planification des capacités - il est impossible de faire le second sans le premier. Pourtant, de nombreuses organisations avec lesquelles j'ai travaillé n'ont qu'un aperçu très sommaire de la demande. Si cela vous semble familier, prenez courage. La mise en œuvre d'un processus de gestion de la demande n'est pas seulement une question de bon sens, elle est tout à fait réalisable et peut en outre vous aider à filtrer les efforts inutiles, redondants ou à faible valeur. Il peut également aider à établir des priorités et des scores, afin de minimiser les conflits de ressources et de permettre de faire des compromis si nécessaire.

4. Faites un nettoyage de printemps de vos processus - Les processus hypertrophiés détruisent la productivité. Réunissez toutes les parties de votre processus dans une pièce et dressez la carte de votre processus de mise en œuvre de bout en bout. Toute redondance ou inefficacité devrait devenir apparente. Essayez de remplacer les étapes d'approbation superflues par des listes de contrôle, le cas échéant. Soyez ouvert aux suggestions, et soyez prêt à remettre en question la nécessité de chaque étape et de chaque élément de données.

5. Ne faites pas cavalier seul - Étant donné qu'une organisation est, par essence, un écosystème, la planification de la capacité des ressources ne devrait pas être une activité singulière réalisée par un groupe ou une personne individuelle, bien qu'ils puissent faciliter l'effort. Elle nécessite l'implication des chefs de service, car ce sont eux qui connaissent le mieux leurs ressources. Il n'y a pas moyen d'y échapper, les amis. Lorsqu'il s'agit d'une planification efficace des ressources, il faut un village.

6. Obtenez une (vraie) stratégie - C'est en reliant la stratégie à l'exécution que votre entreprise concrétise ses objectifs. La réalité est que de nombreuses organisations gardent les projecteurs braqués sur l'exécution départementale , souvent déconnectée du jeu final de l'entreprise. Il est rare qu'une unité commerciale isolée atteigne les objectifs stratégiques de l'entreprise dans l'environnement actuel. Adoptez plutôt une approche intégrée de la stratégie, qui englobe toutes les personnes, les fonctions et les départements qui devront se réunir pour concrétiser la stratégie. Cette approche permet de briser les silos et de mieux aligner les ressources sur la livraison de la valeur.

7. Commencez par la fin : Adoptez une planification basée sur les résultats - Vos collaborateurs effectuent généralement un travail en vue d'un objectif final spécifique, qu'il s'agisse d'un produit de consommation, d'un nouveau service, d'un changement interne ou d'une nouvelle installation. Gérez en gardant à l'esprit la finalité. Cela signifie qu'il faut aligner les projets et autres travaux sur les produits, applications, services ou autres résultats qu'ils sont censés soutenir. Appliquez des cycles de vie, des attributs, des données financières et des feuilles de route à chaque produit livrable pour maintenir le travail sur la bonne voie et accroître la transparence. Cette approche donne plus de visibilité aux étapes clés et crée une culture axée sur le client et le marché. De plus, elle donne une image plus fidèle du coût et de l'effort appliqués au(x) résultat(s).

8. Surveillez vos contraintes : Ciblez les goulots d'étranglement - En général, environ 20% de vos ressources servent de goulots d'étranglement pour 80% de votre travail discrétionnaire. Ces ressources limitées, toujours en demande et éparpillées, deviennent les obstacles à votre flux de travail. Faites-vous un devoir d'identifier ces ressources clés pour lesquelles tout le monde est en compétition, et comprenez ce qui les distingue afin de pouvoir former les autres ou les embaucher si nécessaire. Entre-temps, planifiez les projets en fonction de leur disponibilité, échelonnez les phases du projet ou envisagez d'autres stratégies d'approvisionnement.

9. N'oubliez pas : Les ressources sont aussi des personnes - Planifier la disponibilité et le débit des êtres humains est différent de planifier l'assemblage des matériaux ou d'évaluer la capacité des équipements dans un atelier. Vos ressources ont chacune des forces, des préférences de travail, des compétences et des motivations individuelles. Apprenez à connaître les personnes , pas seulement les ressources. Assurez-vous que vos équipes disposent d'un mélange approprié de personnes axées sur les objectifs et sur les personnes, entre autres traits nécessaires à vos initiatives. Assurez-vous que les personnes sont alignées sur leurs points forts et abordez les facteurs qui ont un impact sur le moral.

10. Gardez tout ensemble : Intégrer via les portefeuilles - Avec vos finances personnelles, les portefeuilles servent à aligner vos investissements sur vos objectifs. Il en va de même dans le monde des affaires, mais à une plus grande échelle. Utilisez la gestion de portefeuille pour aligner tous les composants de votre chaîne de livraison, y compris les idées, les stratégies, les produits, les services, les projets, les ressources, les applications logicielles et autres actifs. Ainsi, lorsque le changement se produit - et il se produira - il est plus facile de voir les impacts de manière holistique. Il est également plus facile de définir et d'adapter de nouvelles stratégies.

11. Analyser et rendre compte, dès maintenant - Les projets stratégiques sont-ils sur la bonne voie ? Sont-ils dotés d'un personnel adéquat ? Sur quoi d'autre ces gens travaillent-ils ? Les ressources et les projets sont-ils répartis de manière appropriée entre les bonnes unités commerciales ? Ce sont des choses que vous devez être en mesure de quantifier - maintenant. Quelle que soit la situation, les entreprises d'aujourd'hui attendent de vous que vous sachiez et montriez. Il ne suffit plus de rassembler les feuilles de calcul de la semaine dernière ; les cadres d'aujourd'hui exigent des réponses en temps réel à des questions de haut niveau et de terrain. Si vous n'avez pas encore de moyen de le faire, trouvez-en un. Même si vos collaborateurs font les bonnes choses, si vous ne pouvez pas le démontrer, vous perdrez toute crédibilité.

12. Recherchez et entretenez des leaders efficaces - Tout au long de l'histoire, d'innombrables projets d'entreprise - et entreprises - ont échoué en raison d'un manque de leaders efficaces. Soit il n'y en avait pas assez, soit la planification de la relève était inefficace ou inexistante, soit les dirigeants ne correspondaient pas à la culture de l'organisation. Faites un effort pour identifier, développer ou acquérir des leaders efficaces. Mais résistez à la tentation de promouvoir des "faiseurs" très performants à un poste de direction uniquement sur la base de leur performance fonctionnelle (c'est-à-dire le principe de Peter). Le leadership est une compétence unique comprenant une combinaison rare de talents. Et un leadership inefficace est un obstacle majeur à la productivité des ressources.