Auteur invité, Andrew Radburn, Branded3
Au cours de mes plus de six années chez Branded3 (et seulement mon deuxième article de blog), j'ai vu l'entreprise passer d'environ 20 personnes - dans une vieille grange aménagée à la périphérie d'un village dont je n'avais jamais entendu parler - à plus de 70 personnes, réparties entre les bureaux de Leeds, Londres et Bath.
Travailler chez B3 n'a jamais été aussi agréable et c'est formidable de voir l'entreprise se développer autant qu'elle l'a fait. Il est évident que nous avons dû changer et nous adapter en cours de route, et cela n'a jamais été aussi évident qu'avec le processus et les systèmes que nous avons mis en place pendant cette période.
Tous ceux qui travaillent dans le secteur du référencement savent que le paysage de la recherche peut changer en un instant et avoir des conséquences majeures sur les besoins des clients.
Pour lutter contre cela, le dialogue au sein de l'entreprise et entre les différents sites avec l'augmentation du personnel est devenu essentiel, les mises à jour et les rapports d'état devenant la norme, tout en mettant en place une plus grande fluidité entre les équipes internes afin de fournir les meilleurs résultats possibles.
La croissance s'accompagne cependant de grandes responsabilités, et nous étions confrontés à certains défis internes quant à la manière de gérer cette situation en termes d'individus ayant une visibilité en temps réel sur les projets, tout en donnant aux gens plus de contexte sur la manière dont une tâche à une extrémité avait un impact important sur les résultats à l'autre extrémité.
Je vous parlerai ici d'un nouveau système que nous avons récemment ajouté, en remplacement du système FT 10K sortant qui nous a bien servi, mais qui n'offrait pas beaucoup de possibilités de personnalisation ou d'intégration aux activités quotidiennes des clients.
Alors, qu'est-ce que Planview AdaptiveWork ?
En termes simples, Planview AdaptiveWork est un outil interactif de planification du travail et de gestion de projet.
Travailler dans une agence numérique exige que les équipes soient flexibles et s'adaptent aux demandes au quotidien, et nous avions besoin d'un système pour faciliter cela.
Avec le succès continu de Branded3 dans le secteur de la recherche, nous avons beaucoup investi dans nos structures d'équipe et il devenait de plus en plus évident que nos systèmes et processus précédents n'avaient tout simplement pas la capacité ou la fonctionnalité dont nous avions besoin pour fournir des résultats exceptionnels.
Les équipes (et plus particulièrement les chefs de projet) devaient saisir des informations dans plusieurs systèmes afin de faire passer les tâches dans l'entreprise et de relier le travail à la facturation et à l'aspect financier de l'entreprise (hé, c'est bien d'être payé !).
Dans cette optique, nous avons réussi à mettre en place toute l'entreprise sur Planview AdaptiveWork en l'espace de deux mois, y compris chaque client et projet avec lequel nous travaillions et chaque membre de l'équipe en tant qu'utilisateur avec son propre profil.
Mais pourquoi Planview AdaptiveWork ?
Voici 10 raisons pour lesquelles nous aimons utiliser notre nouveau système...
Raison #1 : Interface sophistiquée
L'une des premières choses qui m'ont frappé à propos de Planview AdaptiveWork est le niveau de détail et d'information que l'interface fournit à un utilisateur ou à un gestionnaire.
L'écran d'accueil, à l'instar de la page d'accueil de Facebook, offre un accès instantané aux derniers projets, tâches ou messages qui retiennent votre attention, ce qui simplifie le processus et vous permet d'accéder plus rapidement aux informations dont vous avez besoin.
Il peut être un peu écrasant au début, mais par rapport à d'autres outils de gestion de projet avec lesquels j'ai travaillé, il m'a permis d'accéder facilement aux données dont j'avais besoin sans avoir à explorer de multiples navigations ou menus, et vous pouvez adapter les vues et les informations qui vous sont présentées à vos propres goûts sans affecter les autres - la personnalisation est ici un gros avantage.
Raison #2 : L'ordonnancement agile
Les modifications du programme quotidien sont inévitables. En tant que chef de projet travaillant dans une agence très active et au rythme effréné, vous devez accepter que le changement fait partie du territoire.
Comme je l'ai suggéré dans mon paragraphe d'introduction, la recherche est un secteur capricieux et les modifications des algorithmes des moteurs de recherche peuvent se produire plusieurs fois par an, ce qui a un impact sur les feuilles de route précédemment établies pour les clients.
C'est là que Planview AdaptiveWork intervient - la vue du chargeur de ressources permet d'examiner très facilement la capacité disponible au niveau individuel et d'effectuer les changements nécessaires à la volée. De plus, les tâches peuvent être réaffectées à une autre ressource appropriée en cliquant sur un bouton.
Raison #3 : Collaboration entre les équipes
Avec un nouveau système vient un nouveau processus intégré. Nous voulions que les gens ne se contentent pas de "faire leur part" et de passer à la tâche suivante sans comprendre l'impact de leur excellent travail sur les autres départements et, en fin de compte, sur la qualité des résultats fournis à nos clients.
Planview AdaptiveWork permet une meilleure collaboration entre les équipes et le partage de la propriété des tâches, en soulignant que le bon travail mène à plus de bon travail... plutôt que de stocker les fichiers dans plusieurs endroits différents tels que les serveurs internes et Google docs, nous avons maintenant la possibilité d'ajouter des directives de briefing et des sorties finalisées telles que des fichiers Word ou des conceptions PSD aux tâches individuelles et dans un seul endroit auquel tout le monde peut accéder... Planview AdaptiveWork.
Raison #4 : Communication
Avec un système de "discussion" intégré, ce point va de pair avec la raison #3 ci-dessus - une meilleure collaboration entre nos structures d'équipe internes.
Avec les e-mails et les différents services de messagerie utilisés dans les entreprises de nos jours, il est parfois plus facile d'utiliser un système consolidé auquel tout le monde a accès. Qu'il s'agisse d'envoyer un message à quelqu'un pour lui demander comment il s'en sort avec une tâche ou de transmettre le travail à la personne suivante pour que le travail puisse progresser.
Planview AdaptiveWork supprime le besoin de fils de courriel sans fin, ainsi que le service de messagerie instantanée de votre choix. Évidemment, nous avons toujours été fiers d'une communication claire et transparente lorsque nous travaillons avec nos clients. Que ce soit par notre honnêteté lors de la première présentation initiale ou par un retard dans les délais tout au long du projet en raison de circonstances imprévues, nous avons besoin des meilleurs outils pour nous aider à le faire.
Cela m'amène à mon prochain point : .....
Raison #5 : Plans et calendriers du projet
Il est toujours utile de pouvoir fournir à un client des calendriers précis sur la date d'achèvement des travaux, car cela contribue à une pierre angulaire de la relation de travail... la confiance.
La mise en place d'un plan de projet dans Planview AdaptiveWork est vraiment simple et, en fait, elle est fournie en standard avec l'ajout et la planification des tâches que nous, les chefs de projet, faisons de toute façon quotidiennement.
L'utilisation du diagramme de Gantt permet de décomposer votre projet en jalons et en tâches, ce qui vous permet d'attribuer un budget et une ressource à chacun.
Avec des dates et des horaires précis, ces documents peuvent être envoyés pour examen par le client en quelques clics directement depuis le système.
Nous ne devons plus utiliser de logiciel supplémentaire pour créer des plans de cadencement - ce dont nous n'aurions pu que rêver il y a quelques mois...
Raison #6 : Intégration avec d'autres systèmes/plugins
J'ai brièvement abordé ce sujet ci-dessus avec le fait que vous n'avez pas besoin d'utiliser un produit différent pour créer un plan de timing - Planview AdaptiveWork le fait effectivement pour vous. Il peut toutefois arriver que vous ayez besoin d'utiliser d'autres outils ou logiciels pour effectuer votre travail, ce que Planview AdaptiveWork ne couvre pas tout à fait... c'est là qu'intervient la richesse des applications que Planview AdaptiveWork peut intégrer à .
Vous travaillez beaucoup avec Google docs ? Pas de problème. Votre équipe de développement utilise JIRA - Planview AdaptiveWork vous couvre. En fait, il existe actuellement environ 100 applications sur le marché avec lesquelles Planview AdaptiveWork peut s'intégrer ; il vous sera difficile de ne pas en trouver une dont vous aurez besoin.
Raison #7 : Rapports
Les rapports sont une fonctionnalité puissante de Planview AdaptiveWork. Vous pouvez construire presque n'importe quelle variation pour obtenir ce niveau de détail plus fin que le système ne vous présente pas d'emblée.
À tout moment au sein d'un projet, d'un seul coup d'œil - vous pouvez voir le temps budgété, encouru et prévu à l'avenir.
En outre, nous disposons d'un élément de contrôle sur les budgets pour identifier rapidement si les travaux dépassent les allocations et nous permettre de prendre des mesures dès que possible.
J'ai gagné beaucoup de temps en ayant un ensemble de rapports que j'utilise fréquemment enregistrés dans ma vue personnelle.
Raison #8 : Visibilité
Nous avons récemment intégré les chefs de projet et les gestionnaires de comptes pour qu'ils soient plus en phase les uns avec les autres et Planview AdaptiveWork permet aux deux équipes de travailler ensemble plus facilement.
À cette fin, les PM sont désormais en mesure de vivre pleinement dans le monde de Branded3, tout en permettant aux AM d'investir pleinement dans le monde du client.
En outre, tous les membres de l'équipe élargie ont accès à Planview AdaptiveWork et peuvent visualiser tout ce dont ils ont besoin, ce qui signifie que la nature fluide et le mélange de compétences nécessaires pour livrer quelque chose, comme un rédacteur de contenu qui a besoin de comprendre une tâche précédente afin de comprendre pleinement son travail, le projet et finalement le résultat que nous essayons d'obtenir, sont parfaitement conformes à notre culture ouverte.
Raison #9 : Suivi du temps
Dans le quotidien mouvementé des agences, le fait de travailler sur plusieurs projets à la fois peut signifier qu'il est difficile de suivre l'avancement du travail en cours et d'identifier ce qui reste à terminer.
Il est donc important pour nous, en tant qu'entreprise, d'enregistrer le temps avec précision afin de pouvoir suivre la quantité de ressources dépensées collectivement par une équipe de projet, de manière à respecter le temps alloué et le budget afin de garantir un service équitable à tous nos clients.
Raison #10 : Sens de la communauté
Enfin, il est agréable de savoir que Planview AdaptiveWork partage un objectif similaire de connexion de l'industrie - ils organisent régulièrement des rencontres avec les clients afin d'offrir un forum pour partager les commentaires et les histoires sur la mise en œuvre.
Le tout est également soutenu par Planview AdaptiveWork labs, une base de données de connaissances collectives de documentation et de forums dans laquelle vous pouvez puiser pour obtenir des conseils d'experts et collaborer.
Conclusion
Voilà, après avoir utilisé Planview AdaptiveWork pendant un peu plus de quatre mois, nous avons constaté et expérimenté de grands changements et améliorations dans les opérations des tours B3.
Une meilleure communication, une meilleure collaboration et un meilleur travail d'équipe sont des propositions que toute entreprise doit avoir pour produire des résultats optimaux et un travail de qualité et Planview AdaptiveWork nous aide à atteindre ces objectifs.
Bien qu'elle n'en soit qu'à ses débuts ici, elle ne peut que se renforcer au fur et à mesure que nous utilisons le système.
Cet article a été publié à l'origine sur le site Branded3 ici et est utilisé avec autorisation.
