Allt fler PPM-ledare inser att de verktyg för projekt- och arbetsledning som används i deras organisationer inte längre är lämpliga för ändamålet.
I många fall har verktygen införts successivt som svar på diskreta behov. Nu är olika delar av organisationen beroende av olika verktyg - och inget av dem är lämpligt för att stödja moderna, anpassningsbara arbetsmetoder.
Samtidigt har många projektgrupper blivit helt beroende av en blandning av e-post, kalkylblad, dokument och manuell tidrapporteringsteknik. Detta gör det inte bara nästan omöjligt att rapportera korrekt, utan det är också helt oskalbart.
PPM och andra företagsledare letar aktivt efter sätt att konsolidera sin teknikprofil och samtidigt stödja en mängd nya affärsbehov. Hur ska de då gå tillväga?
Det är där som Gartner-rapporten, 2020 Market Guide for Adaptive Project Management and Reporting, kommer in i bilden.
Vad är adaptiv projektledning och rapportering?
Marknaden för PPM-teknik omfattar två huvudsakliga lösningsområden: strategic portfolio management (som är föremål för en separat marknadsguide) och adaptiv projektledning och rapportering.
Som namnet antyder omfattar adaptiv PM och rapportering två viktiga funktioner:
- Automatisering av projekt- och annat arbete och tillhandahållande av verktyg för projektgrupper;
- Omfattande rapportering av projekt- och arbetsstatus och framsteg, inklusive instrumentpaneler i realtid.
I praktiken innehåller dessa verktyg vanligtvis funktioner som stöder:
- Planering och ledning av projekt och arbete
- Automatisering av processer
- Prioritering av arbete
- Resurser och planering
- Rapportering av framsteg
- Rapportering av inventarier
Vissa verktyg - däribland Clarizen - erbjuder också funktioner som faller under strategisk portföljhantering.
Vikten av anpassningsbar teknik
Det utmärkande draget för adaptiv projektledningsteknik är dess flexibilitet. Istället för att tvinga projektgrupper att anta specifika arbetsmetoder - som de flesta äldre PPM-system gjorde - gör adaptiva projektlednings- och rapporteringslösningar det möjligt för projektledare och andra affärsanvändare att definiera hur de vill arbeta utifrån sina specifika behov. Detta inbegriper förmågan att gå längre än traditionella och alternativa arbets- och projektgenomförandemetoder för att stödja kontinuerlig leverans. Som Gartner beskriver i sin rapport måste team som arbetar i dessa miljöer driva en hög arbetsproduktivitet och förbättra datadelning, samarbete och kommunikation för att hjälpa dem:
- Förkorta den totala projekt- och arbetstiden
- Främja kontinuerlig kundbemötande och kundtillfredsställelse.
- Anpassa sig till kundernas förändrade behov
- basera alla metoder för genomförande på kundernas uppfattning om tid till värde.
Var behövs adaptiv PM och rapportering?
En anledning till att många organisationer har en mängd olika projekt- och arbetshanteringssystem är att behovet av dessa tekniker har ökat dramatiskt med tiden. När det en gång i tiden var PMO:s exklusiva domän, har många olika affärsteam nu ett akut behov av lösningar för arbetshantering.
Vanliga exempel är:
- Förvaltning av IT-projekt och arbete
- Agil utveckling
- Marknadsföring
- Produktutveckling
- Outsourcade IT-tjänster eller systemintegration
- Professionella tjänster med kundkontakt
Ur ett resursperspektiv är det dock uppenbart ohållbart att låta varje enskild del av verksamheten anskaffa och underhålla sitt eget system. Istället måste PPM- och affärsledare utvärdera de adaptiva PM- och rapporteringslösningar som finns på marknaden och jämföra dem med vad som redan finns på plats.
I många fall kan organisationer ersätta flera befintliga verktyg med en enda modern lösning. Detta leder inte bara till betydande kostnadsbesparingar, utan säkerställer också optimal funktionalitet och transparens i hela organisationen.
Vilka lösningar finns tillgängliga?
I 2020 Market Guide delas teknikleverantörer på marknaden för adaptiv PM och rapportering in i dessa fyra kategorier:
- Befintliga renodlade PPM-leverantörer, varav några utökar sina lösningar för att stödja adaptiv PM och rapportering.
- Leverantörer av CWM (Collaborative Work Management), som gör det möjligt för användarna att definiera och planera olika typer av projekt och arbete och hantera dem till slut.
- Leverantörer av agil planering för företag (EAP), som i första hand fokuserar på traditionella ADLM-funktioner (Application Development Lifecycle Management) och kanske inte stöder verkligt anpassningsbar PM.
- Leverantörer av teknikplattformar från andra marknader, t.ex. ERP-, ITSM- och CRM-leverantörer som bygger in vissa adaptiva projektledningsfunktioner i sina plattformar.
Det finns så många alternativ, vilket är rätt för din organisation?
Ta reda på vad Gartner tycker
Gartner 2020 Market Guide ger tydliga rekommendationer om hur PPM- och andra företagsledare kan göra det perfekta teknikvalet för sin organisation.
Marknadsguiden förklarar hur du kan göra det:
- Definiera organisationens krav
- Identifiera befintliga verktyg som används i organisationen
- Bedömning av brister i funktionaliteten
- Välj mellan de fyra huvudkategorierna av teknik
- Välj ut potentiella kandidatlösningar.
Rapporten beskriver också vilken kategori av leverantörer av adaptiv projekthantering och rapportering som är mest identifierade med.
För att ladda ner en kostnadsfri version av hela rapporten, klicka här.
Gartner stöder inte någon leverantör, produkt eller tjänst som beskrivs i dess forskningspublikationer och råder inte teknikanvändare att välja endast de leverantörer som har de högsta betygen eller andra beteckningar. Gartners forskningspublikationer består av Gartners forskningsorganisationers åsikter och ska inte tolkas som faktautlåtanden. Gartner frånsäger sig alla garantier, uttryckliga eller underförstådda, med avseende på denna forskning, inklusive garantier för säljbarhet eller lämplighet för ett visst ändamål.
