De flesta företag i dag bryr sig om effektivitet. Inte bara på grund av allt som ett företag kan åstadkomma när du arbetar smartare, utan också på grund av all den tid som du kan lägga på familj, vänner, hobbies, resor och ett fullvärdigt och rikt liv utanför jobbet.
Ett av de största produktivitetshindren som vi märker i de företag vi arbetar med är beroende av kalkylblad. Kalkylblad kan kännas som verktyg för projektledning, men när de används felaktigt kan de också vara en allvarlig produktivitetsdödare.
Om du någonsin har satt dig vid datorn för att sedan bli överväldigad av en massa kalkylblad, är det stor chans att du har drabbats av detta syndrom (vi lovar att du inte är ensam). Vi är här för att reda ut hur du slutar att överkomplicera projekt och uppgiftshantering med Excel-kalkylblad.
Vad Excel är bra för:
Datalagring & delning
Det råder ingen tvekan om att kalkylblad är perfekta för att organisera stora mängder data och lägga dem i en form som är lätt att dela. Om du till exempel är ett digitalt marknadsföringsteam som driver ett projekt för sökordsforskning kommer du att simma i kalkylblad med URL:er, sökord, rankningar med mera - och det är bra.
Vad du egentligen inte behöver kalkylblad för:
Redovisning & Tidrapporter
Bokföring och tidsuppföljning har traditionellt setts som funktioner i kalkylblad, men de kan båda ersättas med programvara som kan automatisera tidsuppföljning, fakturering och löneadministration från en molnbaserad applikation.
Försäljning
Du behöver inte längre ha kalkylblad för att spåra dina säljledningar och kundtjänstinteraktioner. Det finns många försäljningsprogram för företag som gör allt det tunga arbetet åt dig, t.ex. samlar in kundinformation och skapar rapporter. Med din nya lediga tid kan du ägna dig åt att avsluta affärer och öka företagets intäkter.
Project Management
Vi är alltid förvånade över hur många projektledare som fortfarande följer sina projekt med hjälp av Excel-kalkylblad. Detta är ett säkert sätt att få din datorskärm och ditt sinne att bli överbelastade.
Molnbaserade projektledningsverktyg, som Planview AdaptiveWork, kan konsolidera dina kalkylblad till en ren arbetsyta som lätt kan delas med ditt team. Projektledningsverktyg tar bort alla gissningar från projektledningen. De har fantastiska funktioner som uppdateringar i realtid, analyser och smarta diagram som du kan komma åt var som helst, även från din telefon.
Okej - men finns det inte många uppgifter i redovisning/försäljning/projektledning?
Naturligtvis kan du använda ett kalkylblad för att organisera nästan all slags information - inklusive arbetstimmar, budgetar, projektuppgifter osv. Det kanske bara inte är det mest effektiva valet.
Låt oss för tydlighetens skull dela upp några för- och nackdelar med kalkylblad:
Fördelar med kalkylblad
- Gör det enkelt att exportera stora mängder data
- Gör stora datamängder lättförståeliga/läsbara.
- Låg ingångsbarriär för grundläggande funktioner
Nackdelar med kalkylblad
- Inte nödvändigtvis samarbetsinriktade eller dynamiska - kan fungera som datalagring och gå förlorad i inkorgen.
- Inte till hjälp för automatisering av uppgifter - kan vara för manuell.
- Riskerar att bli felaktiga på grund av användarfel.
- Hinder för att komma in i högre funktioner - det finns verkliga kurser i hur man använder Excel!
- Vissa funktioner är mer komplexa än nödvändigt för vissa projekt
Vi säger inte att alla ska sluta använda kalkylblad - bara att de är något föråldrade för dynamiska projekt eller arbeten som kräver samarbete i realtid, automatisering av uppgifter och effektivare uppgiftshantering.
Om du är intresserad av att ersätta dina kalkylblad för projekthantering med en heltäckande molnbaserad lösning kan Planview AdaptiveWork vara ett bra val. Vår robusta applikation innehåller alla projektledningsverktyg du behöver, t.ex. fullständig rapportering, realtidsdata och automatiserade arbetsflöden. Läs mer om vår programvara för teamsamarbete här.
