Agil projektledning är ett hett debatterat ämne och har fått en del av oss att undra vad som är så bra med Agile och vad det kan göra för mig. Agila portföljer är en trend just nu, och det är inte ett tillvägagångssätt som passar alla. I takt med att Agile popularitet växer och efterfrågan på Agile-team ökar är det viktigt att förstå fördelarna och konsekvenserna av att driva en Agile-portfölj. Först ska vi dock ge dig lite bakgrundsinformation om Waterfall och Agile.
Vad är Waterfall Project Management?
Vattenfallprojektledning, som ibland kallas traditionell projektledning, innebär en djupgående planeringsprocess i förväg och följer en linjär, förutbestämd projektplan under en viss tidsperiod. Vattenfallprojekt är vanligtvis förutsägbara, har ett definitivt start- och slutdatum och har en tydlig process för genomförandet. Fördelarna med att använda vattenfallsmetoden för att hantera projekt är att man har tydliga förväntningar och (förhoppningsvis) uppfyller dessa förväntningar genom att uppnå vissa milstolpar. Intressenterna vet vad de kommer att få, och resurserna vet vad de ska ge.
Waterfall har sitt ursprung i byggnads- och tillverkningsindustrin eftersom ändringar i efterhand ofta var kostsamma. Ett enkelt exempel på ett vattenfallprojekt är att bygga ett hus. För att bygga ett hus måste man först skaffa mark, sedan bygga grunden, bygga väggarna, installera köks- och badrumsapparater osv. Varje fas åtföljs av planeringsaktiviteter och en fas kan inte slutföras före nästa fas (dvs. köksmaskinerna kan inte installeras på grunden). I slutändan följs ritningarna exakt och du får huset precis som det var på ritningen.
What is Agile Project Management?
Agil projektledning är ett iterativt tillvägagångssätt som syftar till att leverera det mest värdefulla arbetet inom en begränsad tid. Ofta nämner Agile-utövare sprintar eller releaser, som är tidsrymder då en viss arbetsvolym ska levereras. Agil utveckling sker ofta när tekniken förändras, teamen förändras eller projektets mål förändras. Det viktigaste målet med Agile är att vara smidig och kunna anpassa sig till förändringar snarare än att tvingas genomföra en plan som kan vara föråldrad. När du planerar ett Agile-projekt ska du förstå att processen kan vara oändlig och att tidsramen också kan vara varierande. För utforskande projekt eller projekt som är långa kan agil ledning ge snabba vinster och lyckas hålla sig på rätt spår eftersom små iterationer utvärderas i slutet av varje "sprint" eller segment av projektet.
Om vi går tillbaka till vårt exempel med huset skulle vi med Agile-teknik be husägaren om feedback medan vi bygger, i stället för att lägga ner så mycket tid på planeringen i förväg. I detta fall kan det ta längre tid att bygga huset eller så kan det färdigställas inom samma tidsram. Men om grunden inte är rätt eller om husägaren plötsligt vill lägga till ett sovrum behöver du inte börja om från början - du kan arbeta stegvis och se till att du är i linje efter varje fas, även om du ändrar kurs. Precis som i vårt exempel med huset är det slutliga resultatet av agila projekt mindre definierat på förhand, men du kan reagera på förändringar och införliva kundernas feedback i den färdiga produkten.
Vilken projektledningsmetod är bäst?
Svaret beror naturligtvis på projektet och dina egna interna processer. När du bestämmer vilken metod du ska använda inom ditt PMO kan du utvärdera dina projekt med hjälp av dessa vägledande frågor:
Är resultatet definierat?
Det kan vara bra att tänka på detta i termer av iteration också. Har du gjort det här tidigare och vad förväntar du dig av det här projektet? Om du förväntar dig att det ska bli "precis som förra gången" kan en vattenfallsmetod vara ett lämpligt val. Men om du leder en ny produktutveckling med vaga mål eller om den är av utforskande karaktär kan Agile vara till hjälp när det gäller att ta hänsyn till förändringar, prova nya processer, upptäcka tekniska begränsningar eller införliva nya idéer på vägen.
Är processen väldefinierad?
När du väljer mellan Agile och Waterfall är det också viktigt att tänka på om metoden för att genomföra projektet är välkänd och väldefinierad eller om den är relativt okänd. Vattenfallsmetoden lämpar sig bäst för projekt med en väldefinierad omfattning och en väldefinierad sekvens av händelser för genomförandet. När det gäller uppgradering av infrastrukturen är till exempel processen för att avveckla en befintlig server och installera en ny server mycket välkänd och har genomförts med framgång många gånger. Processen för att uppnå detta är välkänd och definierad på detta sätt av en anledning: den fungerar!
Om processen för att genomföra projektet inte är välkänd är det ofta bäst att använda en agil metod. Det är till exempel ofta svårt att fastställa omfattningen av programvaruutvecklingsprojekt, och flera av de funktioner som kommer att ingå i slutprodukten kommer att upptäckas under den iterativa leveransprocessen.
Hur hög är kostnaden för ett misslyckande?
När kostnaderna för ett misslyckat projekt är höga är det bäst att ha en väl genomtänkt plan och en detaljerad omfattning. Detta lämpar sig väl för en vattenfallprojektledningsmetod. Om det till exempel finns mycket begränsade resurser och inget utrymme för fel, eller om verksamheten är beroende av resultatet, är det i allmänhet bäst att veta vad man kan förvänta sig och när man kan förvänta sig det i förväg.
Agil projektledning och iterativ utveckling uppmuntrar ofta till misslyckanden - "If you fail, fail fast" är ett mantra för vissa agila team. Tanken med agil projektledning är att man ska fortsätta att iterera tills den färdiga produkten är framgångsrik. Om kostnaden för ett misslyckande är liten kan det vara bra att misslyckas och få feedback om vad som inte fungerar för att identifiera vad som fungerar och sedan fortsätta projektet med den feedbacken i åtanke.
Andra överväganden:
Bra portföljplanering är en förutsättning för ett bra projektgenomförande
Oavsett Agile eller Waterfall bör organisationer implementera en väldefinierad projektgransknings- och prioriteringsprocess för att säkerställa att organisationen utför de mest värdefulla och välanpassade arbetsmomenten. Beroende på flexibiliteten i räckvidden bör utrymme för flexibilitet beaktas i så stor utsträckning som möjligt.
Var inte rädd för att använda både Agile och Waterfall.
Du kan använda både agila och vattenfallsmetoder i din portfölj, beroende på vilken typ av projekt som levereras. Tänk också på att det finns ett spektrum av smidighet och att det kan vara begränsat att ta hänsyn till förändringar. Du kan också använda en vattenfallsmetod för vissa delar av ett projekt och en agil metod för andra om processen, resultatet och förväntningarna tillåter det. Gartner hänvisar till "bimodal" för att beskriva kombinationen av Agile- och Waterfall-projekt inom en organisation, vilket innebär att vissa projekt är ett maraton medan andra är en sprint.
När du planerar en portfölj måste du överväga konsekvenserna av projektets kvalitet och värde i förhållande till den tid och budget du behöver för att leverera projektet. Planering är avgörande för projektets framgång och ju bättre du kan förutse, desto större är sannolikheten att du kan leverera och till och med överträffa förväntningarna, oavsett om dessa förväntningar är väldefinierade eller ständigt utvecklas.
För mer information om portföljplanering, oavsett om det är Agile, Waterfall eller båda, ta en titt på vår lösning Predictive Portfolio Analysis (PPA).
