Idag ska vi titta på hur ett globalt bioteknikföretag använde programvara för projektledning inom bioteknik för att öka affärsvärdet. Företaget är känt över hela världen för sina banbrytande molekylärdiagnostiska testmöjligheter. De förser sjukhus och läkarmottagningar med snabba och exakta tester för COVID-19, tuberkulos och andra typer av sjukdomar.
"Vi använder Planviews lösningar för att se till att projekt i nöd får den hjälp de behöver."
Senior Director of IT Governance, globalt bioteknikföretag
Vi kommer att titta på de steg som företaget tog för att optimera sin IT Portfolio Management-ram för att öka synligheten inom organisationen.
När du har läst detta kommer du att förstå hur du kan dra nytta av att följa en liknande process, oavsett bransch.
Låt oss börja med att titta på de utmaningar som organisationen stod inför.
De behövde öka synligheten från intagning till genomförande
Detta ledande bioteknikföretag behövde ett ramverk för IT-portföljhantering som garanterade värdetillförsel och hjälpte högsta ledningen att fatta mer välgrundade beslut.
De ville införa ett ramverk för global portföljhantering som skulle:
- Öka insynen.
- Driva innovation och uppfylla kundernas förväntningar.
- Leverera värde till organisationen.
Nu är det här som det blir en utmaning. Företaget hade en distributionsnärvaro i 180 länder. Deras ramverk måste stödja detta, och dessutom hjälpa dem att övervinna de utmaningar som den globala pandemin medförde.
Här är hur de gjorde det - och hur du också kan göra det.
Steg 1: De utvecklade ett effektivt ramverk för portföljhantering
Företaget utvecklade först ett effektivt ramverk för portföljhantering innan de investerade i programvara för projektledning inom bioteknik.
Deras Senior Director of IT Governance hade erfarenhet av att bygga upp PMO-organisationer från grunden. Han förstod hur PMO är organisationens värdecentrum och hur bra system och processer garanterar framgång för projekt och program.
För att utveckla ett ramverk var det nödvändigt för företaget att ta ställning till fyra grundläggande frågor.
- Använder vår organisation tid och resurser på rätt arbete?
- Finns det ett effektivare sätt att få vårt arbete gjort?
- Prioriterar vi vårt arbete och slutför vi det i tid?
- Kan vi mäta värdet av vårt arbete?
Det var viktiga frågor som kunniga PMO-ledare bör ställa, oavsett bransch och avdelning.
Svaret på dessa frågor hjälpte organisationen att utveckla ett ramverk för portföljhantering som:
- Främjade fortsatt tillväxt i ett ständigt föränderligt yrkesliv.
- Standardiserade system, processer och tjänster som bygger på principer om innovation och öppenhet.
- Gör det möjligt att mäta det värde som levereras till företaget och dess kunder.
- Försåg en ledningsledd IT-styrgrupp med korrekta och aktuella data när de planerade och prioriterade projekt.
Nu när organisationen hade identifierat sina mål var nästa steg att sätta strategin i verket med hjälp av programvara för projektledning inom bioteknik. Detta innebar att skapa datadrivna processer som var kopplade till de fyra frågorna ovan.
"Vi vill vara säkra på att vi lever upp till våra åtaganden", säger företagets Senior Director of IT Governance. "Och vi använder Planviews lösningar för att se till att projekt i nöd får den hjälp de behöver."
Steg 2: De antog ett datadrivet tillvägagångssätt för att godkänna och prioritera projekt.
Uppgifterna måste vara tillgängliga och i ett lättläst format. På så sätt kunde IT-styrkommittén använda informationen för att fatta bättre underbyggda beslut som ökade affärsvärdet.
Organisationen behövde en effektiv plattform för att optimera sin IT Portfolio Management. Det var där Planview PPM Pro kunde hjälpa till. Dess rapporterings- och instrumentpanelfunktion gav cheferna konsekventa och tillförlitliga data som undanröjde luckor som kunde påverka beslutsfattandet negativt.
"Vi har säkrat en tvärfunktionell anpassning med konsekvent, tillförlitlig och exakt statusrapportering så att det inte finns något utrymme för tvetydigheter."
Senior Director of IT Governance, globalt bioteknikföretag
Genom att införa Planview PPM Pro kunde PMO-ledningen snabbt konsolidera och presentera nyckeldata för intressenterna (t.ex. IT-styrkommittén som nämns ovan). Detta gav ledningen en fullständig bild som underlag för deras beslutsprocess.
Planview PPM Pro gjorde det dessutom lättare för organisationen att hålla reda på sina IT Portfolio Projects. Med hjälp av inbyggda funktioner som Gantt-tabeller, projektprioritering och projektintagshantering effektiviserades hur den biotekniska organisationen hanterade sin IT-portfölj.
Detta effektiviserade deras månatliga projektintagsmöten, projektgenomgångar och veckovisa statusrapportering genom att se till att data alltid var korrekta och lätta att komma åt.
Steg 3: De höll projekten i linje med resurser och kapacitet
Planview PPM Pro gjorde det inte bara lättare för organisationen att planera och prioritera sin projektportfölj. Det bidrog också till att deras projekt gick smidigt från början till slut.
De använde Planview PPM Pro-funktioner som projekttidsspårning och verktyg för resurshantering för att:
- Förbättra precisionen när du hanterar resurser och kapacitet.
- Håll projekt i tid och inom budget.
- Bättre förståelse för hur personalen spenderar tid på att slutföra uppgifter.
Detta gav företaget större synlighet, vilket är viktigt för att avgöra om pågående arbete är i linje med ledningens mål.
"Kombinationen av dessa synpunkter kommer att berätta en historia om hur vi behöver tänka kring organisationsdesign och hur vi behöver planera för våra projekt och prioritera våra projekt framöver."
Senior Director of IT Governance, globalt bioteknikföretag
Vill du veta hur de gjorde det? Titta på vårt webbseminarium Modern PPM om bästa praxis för kapacitetsplanering, portföljplanering och styrning av projektportföljer.
Nu återstår en fråga att besvara. Hur presterade Planview PPM Pro? Låt oss ta reda på det.
Större synlighet ledde till bättre resultat
Efter att ha valt Planview PPM Pro som programvara för projektledning inom bioteknik kunde företaget planera och följa upp projekt på ett effektivare sätt. Att ha tillgång till konsekvent rapportering innebar att ledningen kunde fatta bättre underbyggda beslut när de planerade, prioriterade och omprioriterade initiativ.
Organisationen ökade inte bara effektiviteten i projektleveranserna efter att ha bytt till Planview PPM Pro, utan även företagets arbetsmoral förbättrades. En konsekvent och tillförlitlig rapportering förbättrade resurs- och kapacitetsplaneringen, vilket skapade en bättre balans mellan arbete och privatliv för alla inblandade.
Planview PPM Pro har hjälpt företag i olika branscher att...
- Öka insynen i deras projektportföljer.
- Samla in och distribuera data på ett effektivare sätt.
- Förbättra resursernas produktivitet.
Registrera dig för en demo på begäran av Planview PPM Pro och se varför denna organisation och många andra litar på Planview när det gäller att förbättra resultaten av affärsprocesser och driva innovation.
