Världen av projektledning utvecklas snabbt, med en ökande betoning på PMO:s roll i företagsomvandlingen. Samtidigt dominerar automatiseringen samtalen om framtidens arbete. Det väcker frågan - hur kan dagens projektledare utnyttja automatisering för att skapa maximalt värde för sina organisationer?
Blumhorst och Derbyshire har många års erfarenhet av att arbeta med företagskunder för att frigöra omvandlingsvärde och har flera decennier av erfarenhet av att driva digital omvandling genom projektportföljhantering (PPM) och automatisering av professionella tjänster (PSA) inom olika branscher och företag.
De två träffade PM Today's associerade redaktör Amy Hatton för ett webbseminarium om hur man automatiserar, skalar och anpassar för att frigöra transformationsvärde i hela organisationen. Anmäl dig till webbseminariet på och läs mer om deras insikter nedan.
Viktiga utmaningar i samband med omvandlingen
Föreställ dig detta: Du sitter i ett möte för att ta itu med utmaningar inom PMO och vissa frågor tas upp.
- Du har ingen företagsövergripande insyn i vad som görs, vilket innebär att dina resultat mäts fel, och du har ingen tydlig ROI för ditt arbete. Det finns en bristande koppling mellan strategi och leverans, vilket innebär att teamen arbetar med fel saker och missar deadlines på grund av osynliga beroenden och begränsningar.
- Ni har infört agila arbetssätt på gruppnivå, men som företag är ni fortfarande långsamma på marknaden och har svårt att reagera på förändringar. Fragmenterade verktyg, processer och data skapar trasiga återkopplingsslingor och du kan inte planera om snabbt och effektivt.
Låter något av detta bekant? Du är inte ensam. Som Blumhorst och Derbyshire beskriver i sitt webbseminarium på , , ställs dessa frågor till projektarbetare över hela världen, som måste ta itu med en värld av projektledning i snabb utveckling, i en tid då PMO:er leder digitala omvandlingsinsatser samtidigt som de automatiserar sitt arbete.
För att lösa dessa utmaningar måste du först prioritera och fokusera på det som är viktigast genom att balansera ditt strategiska arbete med det dagliga icke-strategiska arbetet .
Balansering av strategiska prioriteringar
Blumhorst och Derbyshire möter ofta kunder som fokuserar på nuet utan att ta hänsyn till framtida värdepunkter och resultat.
Som de förklarar i sitt webbseminarium vet de att det kan vara svårt att balansera strategiska prioriteringar - de hör ofta talas om kunder som inte kan omprioritera sitt arbete tillräckligt snabbt för att reagera på marknadsförändringar, som avlägsnar sig från sitt strategiska arbete när de ställs inför vardagliga utmaningar och som till slut fattar oinformerade beslut med begränsad information.
Men de har också kunder som lyckas balansera sina strategiska prioriteringar med hjälp av väl genomtänkta processer och automatisering, och de ser snabbt fördelarna. De kan omstrukturera sina strategier med hjälp av ledande indikatorer, göra investeringar som är kopplade till deras strategi och fatta datadrivna beslut med hjälp av scenarioplanering i realtid.
Skillnaden mellan de kunder som kämpar och de som lyckas beror ofta på hur de hanterar sina resultat och möjligheter.
Resultat och kapacitet
Många kunder kommer till Blumhorst och Derbyshire med ett visst problem, men tänker ofta inte på resultaten innan de bestämmer sig för vilken programvarulösning de vill införa.
Blumhorst och Derbyshire föreslår att när man överväger vilken mjukvarulösning man ska använda, oavsett om det är PPM eller PSA, måste man först tänka på de önskade interna och externa resultaten.
Om dina önskade resultat till exempel är mer interna och omfattar uppfyllandet av portföljmålen, högre tillfredsställelse hos intressenterna och snabbare realisering av fördelar, kan rätt PPM-lösning hjälpa dig att nå dit genom att skapa bättre färdplanering, kostnadshantering och realisering av fördelar.
Om dina resultat är fler vunna affärer, högre kundtillfredsställelse och högre marginaler, kan rätt PSA-lösning hjälpa till med förbättrad planering av möjligheter, intäkts- och kostnadsplanering och stöd för flera olika affärsmodeller.
Naturligtvis har inte alla PMO:er övervägt att samarbeta med en PSA tidigare. I webbseminariet går Blumhorst och Derbyshire igenom automatisering och vad den kan innebära för framtiden för projektledning, oavsett om du fokuserar på att leverera externt eller internt arbete.
Automatisering och intelligens
Automatisering dominerar samtalen om framtidens arbete. Inom olika branscher och avdelningar uttrycks farhågor om att mänskliga roller kan bli föråldrade när automatiseringen börjar spela en alltmer synlig roll i vår vardag.
Men sanningen är, som Blumhorst och Derbyshire klargör i sitt webbseminarium, att mänskligt omdöme kommer att förbli viktigt för PMO:s arbete. Om automatiseringen görs på rätt sätt kan projektarbetarna fokusera på arbete med högre värde i stället för att fastna i manuella administrativa uppgifter.
I slutändan är det fortfarande människorna som ska göra bedömningar på grundval av de uppgifter som de har fått. Men automatiseringen kommer att hjälpa dem att fatta proaktiva beslut i stället för att arbeta utifrån en reaktiv ram. Rätt kombination av PPM- och PSA-programvara kan frigöra detta värde för PMO:er.
De stora behållningarna
Vilka var då de viktigaste slutsatserna som Blumhorst och Derbyshire hade för PMO:er?
- Omvandling sker uppifrån och ner: Gör din due diligence och uppmuntra ledande intressenter att köpa in PMO:s värde.
- Se till att din kapacitet, dina resurser och din kompetens är säkrad: Idéer är bra, men har du allt du behöver för att slutföra omvandlingen?
Registrera dig för webbseminariet på begäran på för att höra Blumhorst och Derbyshire berätta om detta viktiga ämne.
