Skapa en effektiv arbetsfördelningsstruktur (WBS) bygger på idén att byggstenarna, dvs. De arbetspaket som används för att skapa WBS.har mätts och formulerats enligt samma standarder och metoder. Arbetspaketens betydelse i projektledning leder därför ofta till att människor söker efter en bra definition av arbetspaket. På så sätt kan de se till att de är så exakta, hjälpsamma och effektiva som möjligt för sitt team.
Definition av arbetspaket
Ett arbetspaket är en samling relaterade uppgifter, som också kan ses som miniprojekt, som utgör ett projekt. Även om de tekniskt sett kan vara vad som helst som ingår i projektet har de alla samma egenskaper:
- Komponenter i en arbetsfördelningsstruktur (WBS)
- Varje arbetspaket ingår i samma projekt.
- Samlingen av uppgifter övervakas av en PM eller ansvarig teammedlem.
- Möjlighet att utföra arbete samtidigt.
- Grupperade i relaterade områden (t.ex. teknik, geografi etc.)
- Innehåller de viktigaste stegen som behövs för att slutföra paketet.
- Har en fastställd tidsfrist för när hela paketet ska levereras.
Hur man delar upp arbetspaket
Även om de kan variera i storlek är en allmän tumregel för arbetspaket att de följer 8/80-regeln, dvs. att de inte bör ta mindre än 8 timmar eller mer än 80 timmar. Beslutet om vad som ska ingå i arbetspaketet bör fattas enligt samma kriterier. Om till exempel ett arbetspaket skapas för teamet i New York ska alla andra paket i den nivån av WBS vara geografiskt baserade. Detta för att undvika överlappning eller att uppgifter försvinner eftersom ingen har tilldelats ansvaret.
Varför arbetspaket är så viktiga
Fullständigt fungerande och effektiva arbetspaket ger ett stort antal fördelar för ditt projekt under projektets gång. Dessa inkluderar:
Övervakning av kostnader
Att budgetera ett projekt på rätt sätt kan vara en stor uppgift, Det är därför det är bra att bryta ner det till en fungerande mikronivå. Genom att kostnadsberäkna varje arbetspaket individuellt och övervaka deras prestanda med hjälp av mätvärden för intjänat värde eller kostnadsvarians blir det lättare att identifiera projektets prestanda i förhållande till budgeten.
Simultanarbete
Genom att definiera och delegera teamets uppgifter med hjälp av en WBS kan projektledaren utföra en effektiv resursfördelning. Genom att bygga upp arbetspaket kring kärnprocesser, olika delar av teamet kan arbeta samtidigt på leveranser och undvika förseningar i väntan på expertis eller när uppgifter lämnas över från ett team till ett annat.
Tydlig identifiering och delegering av ansvarsområden
De olika delarna i ett arbetspaket möjliggör en detaljerad uppdelning av uppgifterna och en öppen översikt över ansvarsområdena för de ansvariga teammedlemmarna. Arbetspaketets synlighet och strukturerade format innebär att varje anställd som är involverad i projektet kan se vad de ska göra under projektets livscykel och hur deras roll passar in i projektets framgång i stort.
Effektivare tillsyn
Varje arbetspaket och arbetsuppgiftsområde är utsett som ansvarsområde antingen för projektledaren eller för en involverad gruppmedlem. En tydlig delegering av dessa tillsynsansvarsområden gör det mycket lättare att rapportera om framstegen och att identifiera potentiella risker i ett tidigt skede.
Lyckligtvis kan arbetspaket, när de används tillsammans med ett effektivt projektledningsverktyg, hjälpa dig att hantera ditt team mer effektivt. Registrera dig för en gratis provperiod idag.
