Betydelsen av kostnadskontroll för framgångsrik projektledning är något som alla projektledare känner till. Det är inte lätt att ha en organiserad inställning till arbetsuppgifter samtidigt som man är medveten om kostnadskontrollen. Även om tids- och resurshantering är avgörande för att nå målen är det i slutändan kostnadsutvecklingen som avgör ett positivt projektresultat.
Kostnadshantering
För att få en lämplig kontroll över budgeten måste projektledaren utöva en strikt övervakning av kostnaderna. Med andra ord måste de hela tiden vara medvetna om var medlen är fördelade och om något måste ändras för att hålla den fastställda budgeten. Projektledare bör aldrig bli tagna på bar gärning när de oväntat överskrider budgeten.
I slutändan är kostnadshantering en delmängd av all projektledning. Om du inte kan hantera enkla kostnader kommer du att få ännu svårare att hantera komplexa projekt. Förmågan att kontrollera budgeten innebär att en projektledare måste kunna identifiera källan till kostnaderna till att börja med. Nedan följer några områden som en projektledare bör hålla ögonen på när han eller hon arbetar med effektiv kostnadsstyrning:
- Ursprunglig budget
- Nuvarande godkända kostnad
- Prognostiserad vs. faktisk kostnad
- Åtagandekostnader
När en projektledare väl känner till vilka områden han eller hon ska hålla koll på finns det också några verktyg som han eller hon kan använda för att hålla sig på rätt spår.
Tips för framgångsrik kostnadskontroll
Oavsett erfarenhet och kompetens kan budgetavvikelser ändå uppstå. Även om de vanligtvis inte kan elimineras helt och hållet, kan man genom att identifiera dem tidigt minska deras påverkan senare och deras förekomst i framtida projekt. Nedan följer några sätt att framgångsrikt hantera en projektbudget och upprätthålla kostnadskontrollen:
- Fånga hela omfattningen i din WBS-beskrivning.
- Behöva input och samarbete från externa intressenter.
- Fastställa de kostnadskategorier som används i organisationen.
- Utveckla en projektledningsgrupp förtroende
- Vidta åtgärder omedelbart
En projektplan kan användas tillsammans med en noggrann WBS för att noggrant övervaka kostnaderna och tidigt avgöra när en budget riskerar att överskridas. Ett annat sätt att hantera kostnader är att använda programvara för kostnadskontroll, vilket också är det mest moderna och exakta sättet att mäta.
Teknik för kostnadskontroll
betydelsen av kostnadskontroll kan bäst definieras när man använder programvara för projektledning. Företag kan effektivt bedöma alla aspekter av kostnader i samband med ett projekt inom några minuter. De kan utvärdera, optimera och kontrollera alla aspekter av kostnadshanteringen från en enda instrumentpanel.
Planview AdaptiveWork-teknik för projektledning gör det möjligt för projektledare att utföra uppgifter för kostnadshantering som:
- Övervaka alla kostnader i realtid för att se till att de stämmer överens med budgeten.
- Kartlägga kostnader för arbetsuppgifter och gruppbaserade kostnader
- Spåra produktivitet för att uppskatta fakturerbara timmar
- Fastställa uppgiftsbaserade priser och timpriser vid behov.
Kostnadskontroll är avgörande och ett företag har inte råd att underskatta budgeten för ett viktigt projekt. Det mest effektiva sättet att bedriva modern budgetkontroll är att använda teknik. Ett program som Planview AdaptiveWork kan hjälpa projektledare att hålla sig på rätt spår och automatisera enkla beräkningar. Med verktyg som detta kan projektledare fokusera på det de är bäst på: att leda projektet till framgång.
