Verktyg och programvaror för projektledning online har förändrat spelreglerna för projektgrupper och deras chefer sedan de började användas i stor skala. Men precis som med många andra delar av den tekniska revolutionen följs en banbrytande innovation omedelbart av dussintals imitatörer som försöker dra nytta av originalets framgång.
Så hur kan en kritisk projektledare identifiera det bästa projektledningsverktyget för sina behov? Hur kan de ta sig igenom marknadsföringsbruset för att hitta den programvara som kommer att höja teamets produktivitet till nästa nivå? Det börjar med att bestämma vilka väsentliga delar som deras verktyg för projekthantering bör ha.
Viktiga delar av ett verktyg för projektledning
- Gör samarbetet enklare
Moderna team kännetecknas av att medlemmarna är oberoende av var de befinner sig, vilket gör samarbete via en enda arbetsplattform viktigt.
PM-verktyg som Planview AdaptiveWork har ett antal funktioner som säkerställer att ditt team kan kommunicera snabbt och enkelt på flera olika plattformar. Detta inkluderar att integrera andra program som Microsoft Projects och Slack, samt att tillåta enkel delning av filer, länkar och e-post och skapande av kontextspecifika diskussioner.
- Ger tydlig synlighet
I varje skede av projektets livslinje måste du och andra intressenter kunna se vad som händer med projektet. Ett enkelt gränssnitt som hjälper användarna att snabbt navigera till den information de behöver innebär att tid inte behöver slösas bort på att be en teammedlem om en statusrapport eller att personligen söka igenom berg av information för att hitta det som behövs.
- Automatiserar processer
Många projektledare kan sluta med att leverera mindre värde än de borde, helt enkelt för att de gör saker som de inte behöver göra. Harvard Business Review fann faktiskt att chefer spenderar 41 % av sin tid på uppgifter som andra skulle kunna göra.
Standardprocesser, som att uppdatera tidtabeller, skapa rapporter och hålla projektkalendern på rätt spår, kan göras automatiskt med hjälp av en effektiv programvara för projekthantering.
- Erbjuder omedelbar och dynamisk rapportering
Oavsett projektets storlek kommer rapportering att vara en viktig del av en projektledares roll. Detta kan vara en mycket tidskrävande och mödosam uppgift som innebär att man måste dra ihop figurer och sedan hitta och anpassa en lämplig mall. Även efter allt detta arbete är rapporten föråldrad i samma sekund som den utarbetas.
Ett PM-verktyg som Planview AdaptiveWork har förmågan att omedelbart skapa antingen förinställda eller anpassade rapporter direkt från instrumentpanelen. Dessa rapporter kan exporteras via Jira, Excel eller direkt via e-post, så att du kan hålla alla intressenter uppdaterade med några få klick.
- Tillgång till bidrag var som helst
I takt med att teamets rörlighet ökar, ökar också behovet av en enda sanningskälla för projektet: en plats där alla kan logga in, kommunicera, samarbeta och ta reda på vad som ska hända vid varje given tidpunkt. Den plattform för projektledning online som du väljer bör erbjuda flexibilitet och enkel åtkomst för att öka informationshastigheten och se till att alla i teamet är på samma sida.
Att välja rätt projektledningsverktyg för ditt projekt kan vara skillnaden mellan en fantastisk framgång och ett dystert misslyckande. Lyckligtvis har Planview AdaptiveWork allt som ditt projekt kan kräva av en PM-programvara, från omedelbar rapportering till global och mobil tillgänglighet. Prata med oss idag för en produktvisning så att du kan ta reda på det själv.
