Thanksgiving handlar om mer än bara fotboll och kalkon, men eftersom det är det som är det viktigaste under den här tiden på året bör vi ha det i åtanke när du prioriterar dina projekt för nästa år. Prioritering av projekt är en viktig del av PMO:s värdebidrag. Om inte ditt PMO har mer resurser än vad det vet vad det ska göra med, har du troligen en större efterfrågan än vad som krävs för att slutföra alla. Att prioritera dessa förfrågningar kräver mycket övning och precision för att det ska bli rätt. Prioritering av projekt kan vara svårt, men precis som fotbollsspel måste övas och finslipas, måste prioriteringsmetoden testas och ändras för att förbättras. Använd den här spelboken som en vägledning för att skapa en poängsättningsmetod för att prioritera dina projekt.
1. Lagprat
Because prioritization is the 2nd biggest challenge for PMOs today,1 getting the team aligned and agreed on what the basis of the scoring model will be can be a tough first step. Start by:
- Beslut om den nuvarande poängnivån och nästa nivå. Det kan vara allt från:
- Ingen poängsättning: Först in, först ut
- Utbud: Projekt med hög, medelhög och låg prioritet
- Vägt genomsnitt: Värdebaserad poängsättning
- Resursoptimerad: Poängsättning baserad på projekt med maximalt värde med givna begränsningar.
- Identifiera intressenter och få stöd från ledningen
- Fastställa affärsmål för att styra projektvalet
2. Huddle
Bara för att nästan hälften av PMO:erna inte poängsätter projekt,1 betyder det inte att din organisation måste vara en av dem. Få rätt spelare i rummet för att:
- Skapa en spelplan
- Ta bort politiskt vinklade agendor eller känslostyrda fördomar. Använd objektiva kriterier som t.ex:
- Anpassning till verksamheten
- Påverkan på nuvarande processer
- Tekniskt stöd behövs
- Risker i samband med initiativet
- ROI - både finansiell och affärsmässig påverkan
- Bestäm efterfrågan på förfrågningar och kapaciteten att leverera utifrån begränsningar.
3. Vandring
Ledare ser en 30% ökning av projektframgångsfrekvensen när poängsättning införs,2 så game on! Se till att planen är synlig genom att dela den med nyckelaktörer och börja:
- Bedömning av risk och ROI i samband med projekt
- Fastställa projektets beroenden
- Benchmarkera var organisationen befinner sig innan förändringar i poängmodellen för att säkerställa att den går i rätt riktning.
4. Passa
Beakta ändringar i portföljplanen under tiden. Även om det inte skulle vara bra att se över planen innan den genomförs, kommer en viss grad av smidighet att gynna hela organisationen. När allt kommer omkring är det 75 % av de organisationer som är flexibla som uppnår sina mål eller affärsintentioner.2
- Läs försvaret: Ändra poängsättningskriterierna vid behov utifrån förändrad efterfrågan.
- Hitta de öppna spelarna: Justera för resursförändringar
- Undvik tacklingen genom att vara smidig
- Övervaka klockan: Håll projekt i styr och undvik att det blir för mycket för mycket för att undvika att det blir för mycket för mycket
5. Rush
Fortsätt att röra dig mot målområdet. Detta innebär att du även när det sker förändringar ska ha slutmålet i åtanke och se till att det som ändras verkligen är det som är bäst för företaget. Anpassning är avgörande. Organisationer som anpassar sitt PMO till strategin rapporterar 27% fler projekt som avslutas framgångsrikt och 42% färre projekt med scope creep,3 om du skulle behöva mer motivering.
- När du lägger till nya projekt ska du ha målet i åtanke - lägg inte till projekt som inte är i linje med de övergripande strategiska målen.
- Övervaka och planera om så ofta som behövs för att nå nästa första down.
- Vid behov göra mindre ändringar av poängsättningskriterierna.
6. Touchdown
När du väl har implementerat och finslipat din poängsättningsmodell är du på väg att mogna organisationen och leverera bättre resultat. Några saker att tänka på när du stänger poängslingan är följande:
- Fira! Se till att kommunicera framgångarna till teamet och resultaten av insatserna.
- Kommunicera resultaten med intressenterna och samla in feedback.
- Titta på banden: Använd det du lärt dig för att fortsätta att utveckla din prioriteringsmodell så att den passar dina behov.
Vi vet att det krävs en hel del övertalning och finess för att skapa en poängmodell, men att komma igång är ibland det svåraste. Förhoppningsvis ger den här guiden dig en förståelse på hög nivå för hur poängsättning kan gynna organisationen och ge PMO lite mer anledning att ge (och få) tack under julhelgen.
Kolla in vår Project Prioritization Playbook.
Referenser:
1. Rapport om landskapet för projekt- och portföljhantering, 2016
2. PMI Pulse of the Professions: Capturing the Value of Project Management, 2015
3. PMI Pulse of the Profession: Den höga kostnaden för låga prestationer, 2016
