Uppgiftshantering innebär i princip att identifiera och övervaka framstegen för de olika uppgifter som ingår i en specifik uppgiftsdel, ett arbetspaket eller ett övergripande projekt. Uppgifterna kan därför vara från ett halvt dussin till tusentals. En sak som är konstant i teorin om uppgiftshantering är dock fokus på tydlig information och hur detta kan hjälpa dig och ditt team att nå framgång.
Teorin om uppgiftshantering påverkar det övergripande projektet
Teori för hantering av uppgifter omfattar de grundläggande metoder och ramar inom vilka människor hanterar de olika uppgifter som de ansvarar för. Det finns en mängd olika åsikter om hur man bäst hanterar uppgifter, och det finns också många olika bra programvara för projektledning på nätet som kan göra uppgiftshantering till en enkel och lättnavigerad process. Teorin om uppgiftshantering och hur en individ eller projektledare närmar sig ämnet är mycket viktig eftersom det är en uppsättning riktlinjer som avgör hur effektiv och produktiv deras uppgiftshantering är, vilket har stor inverkan på hur väl projektplaner, milstolpar och tidsfrister hålls.
Hur är teorin om uppgiftshantering relaterad till Critical Path?
Det första steget i uppgiftshantering är att identifiera vad som ska göras och när det ska göras. Denna kan också passa in i metoden med kritisk väg som anger den ordning som måste följas för att en sammanhängande del av en uppgift ska kunna genomföras på kortast möjliga tid. Uppgiftsidentifiering kan ske på olika sätt, till exempel på en personlig nivå, när man förbereder sig för besök av gäster kan man identifiera sig på följande sätt:
- Skapa en inköpslista
- Kontrollera att lakan och handdukar är rena
- Tvätta alla olämpliga lakan och handdukar.
- Gå och köp inköpslista
- Lägg handdukar och lakan i torktumlaren
- Sopa de rum som behövs
- Moppa badrummet
- Ta ut handdukar och lakan och ordna gästrummet.
När alla nödvändiga uppgifter har identifierats går man över till nästa steg i teorin om uppgiftshantering, nämligen övervakning. Förutsatt att alla uppgifter genomförs är det en ständig uppgift att hålla reda på hur de fortskrider och hur nära de är att slutföras. För en projektledare med ansvar för ett team kan detta vara en överväldigande upplevelse när en flodvåg av information måste inhämtas och avkodas för att hålla projektplanen eller Gantt-diagrammet uppdaterat.
Bra projektledningsverktyg kan hjälpa till
Lyckligtvis finns det numera många sätt att automatiskt uppdatera framstegen i enskilda uppgifter utan att du behöver ägna hela dagen åt det. Ett bra projektledningsverktyg ger dig en instrumentpanel med snabb åtkomst som visar lättförståelig information om var varje uppgift befinner sig i sin egen cykel. Det vanligaste sättet är att ge denna information i procent, men det är också möjligt att ändra dina instrumentpaneler så att de visar data i form av cirkeldiagram, staplar eller andra format.
Fördelarna med ett effektivt program för hantering av uppgifter på är många:
- Det är lättare att övervaka framstegen och identifiera problem eller flaskhalsar.
- Resource management blir tydligare eftersom du kan se vilka uppgifter som bör prioriteras framför andra.
- Deadlines och tidslinjer kan enkelt kopplas till uppgifter
- Relaterade uppgiftsområden kan ses som en helhet och skapa en större uppgiftshelhet.
- Rapporter och uppdateringar cirkuleras lätt till teamet och Andra intressenter.
Eftersom det är en så viktig del av projektledningen är det viktigt att se till att du har en strategi för uppgiftshantering som fungerar för dig och ditt team för att säkerställa projektets framgång.
