När jag gick in på min PMO-chefs kontor och satte mig ner för vårt enskilda samtal förväntade jag mig inte att få höra den mening jag aldrig ville höra. "Vi ska börja spåra projekttiden." Nej! Min chef försökte göra det positivt genom att räkna upp fördelar. Ja, det skulle vara trevligt att ha historiska data, men det är inte nödvändigt för att jag ska kunna utföra mitt arbete. Och ja, det skulle vara trevligt att se hur mycket tid mina projektmedlemmar ägnar åt sitt arbete, men jag behöver inte så mycket detaljer. Jag har aldrig gjort det tidigare och behöver absolut inte börja nu. Så snart jag lovade min chef att jag skulle göra ett gammalt collegeförsök informerade han mig om att detta nu ingår i mina prestationsmål. Bra...
Vecka 1: Jag hade ingen aning om att jag skulle behöva avsätta hela fredagseftermiddagen för att fylla i den här tidtabellen. Det tar tid att lägga till en anteckning i varje post och det är svårt att tänka tillbaka på exakt vad jag gjorde under en timme eller två. Mina gruppmedlemmar började klaga på att det tog tid som de kunde ha ägnat åt sitt projektarbete. Jag vet inte om jag vill att mitt team ska lägga tid på att fylla i sina tidrapporter när de skulle kunna använda den tiden till att utföra verkligt projektarbete.
Vecka 2: Jag började ta några minuter varje dag för att anteckna vad jag arbetat med, istället för att vänta till slutet av veckan. Det tar inte lika mycket av min dag på detta sätt. Jag såg en rapport med tidrapporter som visade hur mycket tid varje medlem i mitt team lägger ner på projektarbetet. Det är faktiskt ganska intressant att se vad som uppskattades jämfört med hur mycket tid de faktiskt ägnade åt det. Men jag är inte såld ännu.
Vecka 3: Jag visade min tidtabellsrapport för projektets affärssponsor, och hon älskade den. Vilken fantastisk och oväntad överraskning! Hon var mycket imponerad av att vi samlar in denna information och frågade om hon kunde dela den med sitt större team. Vi kunde också ha ett bra samtal som ett resultat av att vi gick igenom rapporten tillsammans. Jag har bett henne om mer tid från de gruppmedlemmar som är tilldelade projektet, men hon har sagt att de är för upptagna med annat arbete. Nu kan hon se att vi inte kommer att klara tidsfristen om vi fortsätter med den nuvarande tilldelningsnivån, och hon har godkänt att de lägger 100% av sin tid på mitt projekt tills det är klart. Åh, vilken lyckad dag!
Vecka 4: Oj, det är svårt att tro att jag var helt emot tidsredovisning för bara några veckor sedan. Det är häpnadsväckande hur mycket mer information jag har nu. Jag inser att det inte bara är jag som ser bra saker från det också. Min PMO-chef berättade för mitt team att han delade med ledningskommittén den tidsuppföljningsrapport som visar var projektledarna spenderar sin tid. Det verkar inte mycket, men han kunde visa exakt vad vi arbetar med, få godkännande för att förlänga tidsfristen för några projekt och fick till och med grönt ljus för att anställa en ny projektledare. Detta hjälper mig direkt eftersom det kommer att minska min projektbörda avsevärt. Otroligt att några extra minuter av min tid varje dag kan leda till så positiva beslut!
För bara en månad sedan argumenterade jag häftigt mot att använda mina värdefulla ögonblick för att hålla koll på tiden. Nu kan jag inte ens tänka mig att gå tillbaka till att inte göra det. Nyckeln till att uppskatta tidsuppföljning? Att veta att det är större än du själv. Att offra lite av min tid är värt det när belöningen är stor och direkt gynnar mig. Dessutom hjälper det mitt team, min chef och även andra team. I slutändan rullas all data som vi spårar upp till organisationsnivå och hjälper till att besvara frågor som: var lägger mina medarbetare sin tid, hur mycket tid lägger de på det arbetet och när kommer de att vara tillgängliga för mer arbete. När de svar som jag alltid har vetat blir bevisade genom rapporter kan jag göra mitt jobb bättre och spendera mindre tid på att försöka gissa när mina projekt kommer att vara klara. Det är utan tvekan en vinst för mig och för hela företaget.
Tror du att du inte kan göra en liknande förändring i din organisation? Att det är en alltför stor kulturförändring? Vi har det bästa stället för dig att börja. Ta en titt på vårt whitepaper om tidsuppföljning, "Don't Go Up in Flames: Navigate Time Tracking Acrobatics Within the Enterprise" och ta reda på vilka fördelar du har att vinna på tidsuppföljning i din organisation. Mitt favorittips? Se till att du väljer en lösning som erbjuder mobil tidsuppföljning för att göra det ännu enklare för alla. Oavsett om du befinner dig mellan möten eller på tåget på väg hem får du in din tidtabell före fredagseftermiddagens deadline - inga ursäkter.
