Framgången för din organisations projektportfölj är eno är beroende av flera faktorer, inklusive anpassningen av portföljtilldelningen. Att ha en standardiserad bild av portföljer är viktigt för att kunna fatta effektiva affärsbeslut som ger bättre affärsresultat.
I de flesta organisationer är investeringarna i Project Portfolio Management (PPM) betydande, och det är viktigt att portföljen kan tilldelas för att anpassa strategi och genomförande. Att definiera och kvantifiera olika portföljattribut och följa lämpliga affärsprocesser hjälper till att upprätthålla dataintegriteten; detta är det bästa sättet att visualisera resultatet av dina produkt-, projekt-, tjänste-, applikations- och strategiska portföljer. Men vad betyder allt detta egentligen för din organisation? Och, lika viktigt, hur ska din organisation göra det?
En toppstyrd anpassning av portföljen är avgörande för att fastställa gemensamma egenskaper. Den standardiserar och centraliserar en vy av varje projektportfölj - och fokuserar på att förbättra portföljplanering, genomförande och värde. Detta underlättar resursfördelningen över hela organisationens projektportföljer och gör det lättare att fatta mer välgrundade beslut och prioritera.
Som du säkert redan vet kan det vara en utmaning att övervaka och rapportera om projekt. Varje organisation är annorlunda på många olika sätt: funktion, storlek, rapporteringsstrukturer och så vidare. Större organisationer tenderar också att vara tvärfunktionella i stället för projektcentrerade. Därför är det viktigt att ha en solid förståelse för verksamheten och en sund metodik som standardiserar de organisatoriska skikten, affärsprocesserna och andra portföljattribut som din organisation behöver definiera och spåra.
En metod för exakt beslutsfattande
Varför är spårning så viktigt? Säg att av hundratals förfrågningar i din organisation är det bara 40% som granskas och leder till intäktsgenererande projekt. Det kan betyda att 60% av dina resurser slösas bort på onödigt arbete utan att du vet om det. Spårning är avgörande för att bli mycket effektiv och undvika att förlora möjligheter och intäkter. Detta kan till exempel vara betydelsefullt om du får in för många projekt och förfrågningar i din portfölj som inte slutförs. Genom att införa mer rigorösa och formella regler för projekt inom och mellan företag kan man minska slöseriet och öka tydligheten i fråga om mätvärden för projektleveranser.
Målet med att skapa och tillämpa en standardmetodik för alla portföljer är att skapa en miljö där företagsledare kan zooma in och ut ur sina portföljer eller produkter, projekt, tjänster, applikationer och strategier och samtidigt stödja mätbara resultatmått på alla nivåer i portföljen för att möjliggöra effektiva affärsbeslut. Det innebär att en ledare kan ta en snabb titt på portföljen och fördjupa sig i specifika behovsområden så att de kan fatta exakta beslut som leder till tydliga åtgärder. Detta innebär att dina portföljer kommer att skifta från en strikt uppifrån och ner- eller nerifrån och upp-vy till en mer levande matris.
Det är viktigt att den information som dessa ledare får är konsekvent korrekt, aktuell och slutgiltig så att de beslut de fattar leder till avsedda resultat. Fördelarna med att göra det är stora, men om du har dessa tips i åtanke kan du undvika alla fallgropar.
- Ta reda på varifrån onödigt buller kommer i hela organisationen.
- Se till att det finns kontroller och balanser på rätt ställen.
- Se till att du inte registrerar onödiga saker eller saker som inte är av värde.
- Använd regelbaserade attribut för att aggregera data på en högre nivå.
- Informera alla programansvariga eller underportföljansvariga om de företagsövergripande tilldelningsprocesserna. Att förstå affärsprocesser och kopplade attribut hjälper dig att styra dina affärsprocesser.
- Fastställ mätvärden för alla som försöker få ut information ur portföljen. Se till att målen är enkla, mätbara, uppnåeliga, realistiska och lägliga (SMART). Detta bidrar till att förstärka antagandet och säkerställer att alla gör vad som krävs för att göra företaget framgångsrikt.
- Utnyttja tekniker för datainsamling för att återigen mäta framstegen när informationen är lättillgänglig. Detta garanterar att det arbete som alla gör dagligen stöder de strategiska kraven.
- Se till att portföljen är synlig i hela organisationen så att intressenterna vet vad som förväntas av dem.
Utmaningar för attribut
Även om vissa portföljattribut kommer att vara viktigare att mäta än andra, se till att involvera den kollektiva organisationen med funktionell representation; skapa inte attribut i ett vakuum. Även om teamarbete kan bidra till att undvika de fallgropar som är unika för din organisation, är min erfarenhet att många företag tenderar att kämpa med dessa fyra områden. Jag pekar på dessa fyra eftersom det utan dem är svårt att veta hur en hel organisation påverkas och det kan hämma din förmåga att snabbt svänga om och justera kursen.
- Projekt omfattning: Det här är en viktig fråga. Det är svårt att dimensionera och tillämpa den stränghet som krävs ur affärsprocesssynpunkt när man levererar ett projekt. Organisationer kanske inte har ett enkelt sätt att kvantifiera projektstorlek, vilket kan vara timmarna eller kostnaden som krävs för att leverera resultatet, men det är viktigt att fastställa en standardiserad definition av vad storlek betyder för din organisation så att du kan mäta och rapportera om det på ett konsekvent sätt.
- Arbete utanför projekt: Det är också viktigt att förstå vad som händer utanför projektarbetet. Övergripande initiativ och resultat är alla en del av det dagliga arbetets ansvarsområden, administrativa uppgifter och operativa aktiviteter. Ledningen bör veta vilka dessa icke-strategiska aktiviteter är för att hjälpa till att sortera ut vad som är nödvändigt och vad som inte är nödvändigt.
- Korsanalys: Det är också viktigt att ha en solid uppfattning om hur mycket kostnadsställen stöder dina intäktsgenererande projekt. Det handlar om att veta hur mycket eller vad som behövs för att organisationen ska fungera smidigt. En väl utformad PPM-miljö tillsammans med rätt processer gör det lättare att upptäcka detta. Genom att kunna mäta saker som resurs- och produktutnyttjande kan du börja driva och bekräfta affärsbeslut, t.ex. om organisationens effektiva struktur.
- Konflikter om resurstilldelning: Om du inte vet vad alla dina resurser arbetar med - strategiskt eller på annat sätt - vet du inte hur du ska se till att det arbete som utförs ger strategiska resultat. Ta till exempel en IT-organisation. Även om teamet förstår sin primära roll och funktion kan teamet plötsligt tvingas att ändra sig och stödja en viss grupp i ett nytt initiativ. Med en tydlig portföljförvaltning kan en ledare inte bara fatta välgrundade beslut om resursinvesteringar utan också veta hur besluten kommer att påverka personalen.
Fördelar för den övergripande verksamheten, strategin och ledarna
Det kommer att vara värt det, eftersom du kommer att börja se hela ditt företag på ett nytt sätt. Dessutom kommer chefer och företagsledare att kunna fatta välgrundade och lägliga beslut som är meningsfulla för människor och som leder till exakta och anpassade åtgärder. Här är några specifika fördelar som jag har sett som ett resultat av detta tillvägagångssätt:
Level toppar och dalar
Oavsett om det handlar om små eller stora projekt, eller till och med om arbete som inte är projektarbete, kan portföljförvaltare och organisationer med en standardiserad vy tydligt visualisera information från år till år för att identifiera naturliga toppar och dalar i verksamheten. Med rätt data kan teamet se trender, t.ex. överskott av resurser under vissa månader och otillräckliga resurser under andra. Genom att ha tillgång till relevant information kan projektledningskontoret (PMO) och företagsledarna identifiera saker som kanske inte är så uppenbara - till exempel om organisationen blir mer eller mindre effektiv. När du börjar få dessa datapunkter att sjunga i en bild är det som en orkester. Detta hjälper alla att ta ett steg tillbaka för att se det färdiga mästerverket.
Adress "heta zoner
Det finns också heta zoner, t.ex. komfortzoner, som gruppmedlemmarna kan slå sig ner i. Genom att ta en titt på alla typer av saker som pågår i din organisation kan du snabbt identifiera och korrigera när någon faller tillbaka till sin bekvämlighetszon. Det är svårt att genomföra ett strategiskt projekt eftersom de anställda i de flesta organisationer ofta arbetar med aktiviteter som enskilda medarbetare. Plötsligt kastas de in i ett projekt som en del av ett team, och sex månader senare inser du att teamet inte kommer att nå sina mål eftersom vissa personer var distraherade. Genom att kunna se och mäta prestationer i hela organisationen - inklusive olika hot zoner - säkerställs att varje individ förstår sin roll och vad som är viktigast.
Snabbt känna igen fluktuationer
Mer betydelsefulla initiativ tenderar att bli mer synliga - men inte alltid. Ibland är större projekt inte tillräckligt rigorösa, vilket kan bidra till att initiativ hamnar på efterkälken. Låt oss som exempel säga att din organisation planerar att spendera miljontals dollar på ett projekt och att du förväntar dig en avkastning på investeringen om två år. Om projektet levereras två år för sent bör anställda och andra viktiga intressenter informeras - de måste veta hur det påverkar den förväntade avkastningen. Utan denna kunskap - särskilt om investeringen är viktig för organisationens budget - kan den påverka hela företaget avsevärt.
Några exempel
Varje organisation är annorlunda - och de attribut och affärsprocesser som du väljer att fastställa, följa och mäta kommer att vara unika för din verksamhet - men här är några exempel på attribut och affärsprocesser som jag har sett spåras i olika organisationer:
- Exempel på attribut:
- Affärsenhet
- Kategori av arbete
- Förväntat resultat
- Förhållandet till strategiska insatser
- Exempel på affärsprocesser:
- Finansieringsmodell
- Kostnadsindikator
- Förutse en modell för bemanning
- Internt vs. externt projekt
Bli inte för bekväm, kontinuerlig förbättring är viktigt.
Att anpassa organisationen till strategi och genomförande kan kännas som en oändlig uppgift - det är det också. Ni kommer alltid att ha en strategi och ni kommer alltid att genomföra den, så det borde förväntas att ni alltid kommer att anpassa er till varandra. Genom att öka ditt fokus på portföljtilldelning kan du utveckla en toppstyrd portföljhantering som effektivt gör denna anpassning åt dig, så att du kan fokusera på att fatta beslut och bli hjälten i den organisation du alltid har drömt om att bli.
Alyssa har varit anställd hos Changepoint sedan augusti 2019, men hon har arbetat med Changepoint i nästan tio år och delar med sig av den erfarenheten till våra kunder som Premier Solutions Consultant. Innan hon började på Radial Inc. tillbringade hon över sju år, senast som Tools Configuration Manager för Enterprise Portfolio Management.
Hon har över 15 års erfarenhet och har bland annat följande bakgrund:
- Radial Inc. - Verktygskonfigurationshanterare, portföljhantering för företag
- Andra roller var bland annat: PMO Program Manager, Omnichannel Operations Program Manager, Sr. PMO Business Analyst.
- SEI - Affärsanalytiker, plattformsoberoende tillämpningar. Andra roller var bland annat: Affärsstödsspecialist, affärsstyrningsanalytiker, PMO-administratör, Sr. analytiker, analytiker.
