Vi är glada att kunna meddela att Royal Bank of Scotland (RBS) utsågs till vinnare av Project Award for Operational Efficiency vid 2019 Real IT Awards Ceremony i London.
Under ledning av Stephen Marjot satte Change Centre of Excellence-teamet igång med en tydlig vision i åtanke - att göra RBS till branschledare inom kundtjänst, förtroende och förespråkande senast 2020. Ett av de sätt på vilka teamet uppnådde denna omvandling var genom ett initiativ som kallas "I Want Funding"-användarresan. Detta projekt fokuserade på att förbättra den interna investeringsprocessen och minska den tid det tar för finansiering att tilldelas, godkännas och styras.
Det var naturligtvis ingen lätt uppgift att genomföra denna omvandling. Marjot och hans team var tvungna att anta en ny projektledningsmetod och optimera sättet att samarbeta för att se till att alla inblandade arbetade utanför avdelningssilos.
För att se till att initiativen på hans avdelning gick smidigt antog teamet en Lean-Agile-strategi som var anpassad till ett av bankens viktigaste kärnvärden, förenkling. Med hjälp av detta tillvägagångssätt ville teamet leverera värde snabbare till sina interna kunder genom att fokusera på:
- Kontinuerlig planering och innovation
- Kontinuerlig leverans
- Continuous improvement
Detta fokus på enkelhet innebar att teamet kunde begränsa datainsamlingen till att vara tillräcklig för att informera de beslut som fattades vid den tidpunkten. Detta skapade en förändring i tankesättet som fick teamen att prioritera fungerande lösningar framför överdriven dokumentation, så att teamen kunde reagera aktivt på förändringar i stället för att bara följa en plan.
Marjot och hans team skapade också en idé-till-värde-plan baserad på SAFe, vilket säkerställde att hans team tillämpade Lean-portföljprinciperna samtidigt som de använde en kombination av agila och traditionella metoder för att utföra arbetet. Ett sätt att åstadkomma detta var att skapa tvåveckors återkopplingsslingor som innebar att man släppte en prototyp, bad om återkoppling från interna kunder och sedan upprepade processen.
För att mäta framgången med hans initiativ satte teamet upp följande sex mål:
- Minska antalet godkännanden från flera kontroller inom tre styrande organ till en enda kontroll som är inbäddad i ett verktyg.
- Minska cykeltiderna för att kunna leverera värde snabbare.
- Förkorta cykeltiden för att godkänna avgränsningen.
- Minska kravet på dokumentationsbevis för att påbörja ett program från tre artefakter till en.
- Automatisera arbetsflödet så att projektstarten blir en process som tar 24 timmar i stället för två veckor.
- Behålla en enda oberoende granskning för att se till att projektet fungerar inom ramen för riskvillkoren.
Vi är glada att kunna meddela att Change Centre of Excellence-teamet uppnådde alla sina sex framgångsmått och att programstarten i vissa fall reducerades till så lite som två dagar. De kunde också avsevärt minska den tid det tog för programmen att gå över till P1, från en process som tog 4-6 månader till en enda månad.
I slutändan lyckades Marjots team minska cykeltiden för investeringsfinansiering med 500%. Tidigare tog cykeltiderna mer än sex månader, men nu är den genomsnittliga cykeltiden mindre än en hel månad. Dessutom kan banken nu godkänna ansökningar om inledande finansiering inom en vecka, vilket dramatiskt förbättrar nivån på den kundservice som erbjuds interna investerare.
While it was Marjot’s strategic vision and innovative management techniques that delivered this transformation, Planview® Portfolios helped simplify the journey. With the help of innovative features like automated reporting, customizable Kanban boards, and strategic planning tools, the Change Centre of Excellence team was able to collaborate with teams like Finance (FP&A), Operational Risk, and IT more effectively. This meant that all teams involved could work together to achieve a common goal, which they accomplished without even requiring a special budget.
Grattis till Stephen Marjot, Change Centre of Excellence-teamet och resten av Royal Bank of Scotland som hjälpte till att göra detta samarbete till en framgång!
