Kommunikationsplan för projektledning

En robust och realistisk kommunikationsplan för projektledning är avgörande för att projektet ska lyckas. Den här informativa och lättlästa artikeln tar upp de grundläggande begreppen i en kommunikationsplan för projektledning och ger exempel, strategier och bästa praxis.

Det finns flera vägar till projektgloria. En egenskap som alla framgångsrika projekt har gemensamt är dock effektiv och ändamålsenlig kommunikation. Eller, för att uttrycka saken mer rakt på sak men kanske mer minnesvärt: även om det finns många orsaker till att projekt misslyckas är bristande kvalitetskommunikation ofta den största faktorn. En undersökning från med mer än 700 projektanställda i stora företag runt om i världen visade att dålig kommunikation var det största hindret för projektframgång - till och med före organisationsförändringar och budget. Det är därför en kommunikationsplan för projektledning är så viktig, och ofta gör den skillnaden mellan triumf och tragedi.

What is a Communication Management Plan?

Inom projektledning innehåller en plan för kommunikationshantering ramarna för hur kommunikationen kommer att hanteras under ett projekt. De viktigaste funktionerna och fördelarna med planen är bland annat:

• Upprätta en centraliserad standardiserad referens som alla intressenter kan konsultera under hela projektet för att effektivisera kommunikationen och minska eller undvika förvirring och konflikter.
• Skapa realistiska förväntningar bland intressenterna om när och hur kommunikationen kommer att hanteras (t.ex. bör en projektsponsor inte förvänta sig dagliga uppdateringar om den överenskomna kommunikationsplanen fastställer att de kommer att få veckovisa uppdateringar).
• Öka projektets synlighet, eftersom intressenterna kan ge feedback - helst innan projektet startar - om de misstänker att det är fel.
• Öka förtroendet, eftersom intressenterna inte behöver oroa sig för att de inte är informerade.
• Öka produktiviteten genom att göra möten effektivare och mer fokuserade.

Processer för förvaltningsplan för projektkommunikation

I sin Project Management Body of Knowledge (PMBOK - 7^th Edition) identifierar Project Management Institute (PMI) tre grundläggande processer för hantering av projektkommunikation:

• Plan Communication Management: processen att utveckla en strategi och en plan för all projektbaserad kommunikationsverksamhet utifrån varje intressents informationsbehov, tillgängliga resurser i organisationen och projektets behov.
• Hantera kommunikation : processen för att skapa, samla in, distribuera, lagra, få tillgång till, hantera, övervaka och göra sig av med projektinformation.
• Övervaka kommunikationen: processen för att se till att projektets intressenters och projektets informationsbehov tillgodoses.

Vad ingår i en projektkommunikationsplan?

Generellt sett bör en kommunikationsplan för projektledning besvara följande nyckelfrågor:

• Vilka är planens visioner och mål?
• Vilka är de intressenter som kommer att ta emot olika typer av kommunikation och vilka är deras roller och ansvarsområden?
• Vilken typ av information (t.ex. rapporter, uppdateringar, tillkännagivanden etc.) kommer att delas med intressenterna och med vilken frekvens?
• Vilka metoder (t.ex. projektledningsprogram, videokonferens, e-post osv.) kommer att användas för att kommunicera med intressenterna?
• Hur kommer planens effektivitet att övervakas och mätas?
• Var kommer kommunikationsplanen för projektledning att finnas så att den kan refereras till den?

Tänk på att detta inte är en slutgiltig lista. Varje organisation - och i vissa fall varje projekt inom en organisation - måste utveckla en kommunikationsplan som är anpassad till specifika behov, mål och förväntningar.

Exempel på en kommunikationsplan för ett projekt

Nedan finns fyra exempel på mycket förenklade projektkommunikationsplaner. Den första är organiserad efter typ av kommunikation. Den andra är organiserad efter kommunikationsmetod. Den tredje är organiserad efter intressenter. Den fjärde är organiserad efter frekvens.

Exempel på en plan för hantering av kommunikation: Typ av kommunikation

Exempel på en plan för hantering av kommunikation: Kommunikationsmetod

Exempel på en plan för hantering av kommunikation: Målgrupp

Exempel på en plan för hantering av kommunikation: Kommunikationsfrekvens

Vi kan se att dessa (återigen mycket förenklade) exempel på kommunikationsplaner för projektledning bygger på samma data. De är dock organiserade på olika sätt. Det finns ingen definitiv standard som säger att en typ av tillvägagångssätt är överlägsen och en annan är underlägsen. Det bästa tillvägagångssättet är det som uppfyller behoven hos projektets intressenter - de som skickar kommunikation och de som tar emot kommunikation. Vissa organisationer och/eller projekt tillhandahåller också flera versioner av en kommunikationsplan för projektledning (t.ex. en plan organiserad efter målgrupp och en annan organiserad efter typ).

Användning av en RACIVS-matris för att förbättra förvaltningen av projektkommunikation

As noted earlier, one of the most important aspects of a project management communication plan is identifying the roles, responsibilities and requirements of different stakeholders. This objective may seem fairly straightforward, but as experienced project managers know (and new project managers quickly discover!) it can be difficult and stressful — essentially because some stakeholders may not appreciate or tolerate being “out of the loop” on some types of communications.

Ett populärt - och för vissa projektledare även ett älskat - verktyg som kan hjälpa till i detta arbete är RACIVS, som är en akronym som står för:

• Ansvarig: den person eller grupp som är ansvarig för att producera ett resultat.
• Ansvarig: den person eller grupp som har äganderätt till en leverans och är ansvarig för att den slutförs.
• Konsulterad: den person eller grupp som kommer att konsulteras vid behov under produktionen av en leverans.
• Informerad: den person eller grupp som kommer att informeras om slutresultatet när en leverans är klar.
• Verifierar: den person eller grupp som granskar en leverans och ger projektledaren, projektsponsorn eller någon annan myndighet råd om att godkänna eller förkasta den.
• Signs-Off : den person eller grupp som officiellt ska signera en leverans.

RACIVS är en mångsidig modell som kan hjälpa till att identifiera vem som ska informeras, om vad och när. RACIVS kan hjälpa intressenterna att objektivt förstå varför de inte nödvändigtvis bör informeras om all projektrelaterad kommunikation. Till exempel kan en projektsponsor som är orubblig på att bli inbjuden till alla möten och få alla uppdateringar inse, med hjälp av RACIVS, att denna nivå av involvering varken är nödvändig eller motiverad. Omvänt kan RACIVS hjälpa till att identifiera intressenter som bör läggas till vid vissa möten eller meddelanden, men som inte fanns med i den ursprungliga distributionsplanen.

Kommunikationsstrategier för projektledning

Här är några strategier för att göra kommunikationsplaneringen för projektledning smidigare och mer framgångsrik:

• Överväg att ha två planer: en som ger en enkel översiktsplan för kommunikationen och en annan som utgör en mer detaljerad kommunikationsplan.
• Use top-rated project management software that equips teams with cloud-based tools that provide a real-time, 360-degree view of each project — so they spend less time talking about goals and more time achieving them.
• Standardisera kommunikationsprocessen, men var beredd att byta taktik och tillvägagångssätt vid behov.
• Håll kommunikationsplanen uppdaterad! En föråldrad plan är inte bara värdelös - den är farlig.
• Ha protokoll och processer för att kommunicera känslig information.
• Var medveten om och respektera interkulturella skillnader, liksom skillnader i kunskap, bakgrund och erfarenhet. Rådger Project Management Institute: Projektledare tillbringar större delen av sin tid med att kommunicera med teammedlemmar och andra projektintressenter, både internt (på alla organisatoriska nivåer) och externt. Effektiv kommunikation bygger en bro mellan olika intressenter som kan ha olika kulturella och organisatoriska bakgrunder samt olika nivåer av expertis, perspektiv och intressen."
• Ta hänsyn till att vissa intressenter kan vara mer trygga och bekanta med teknikbaserade kommunikationsverktyg (t.ex. videokonferenser, kanalbaserade plattformar osv.) än andra.

Det sista ordet om projektledning Kommunikationsplanering

Effektiv kommunikation inom projektledning är både en konst och en vetenskap: den senare eftersom den har sina rötter i begrepp, standarder och strategier, och den förra eftersom den kan förbättras genom övning och erfarenhet. En robust kommunikationsplan för projektledning spelar en central roll för att skapa kontakter - och undvika kaos!

Relaterade inlägg

Projektportföljhantering Vilka är intressenterna för projektledning? April 4, 2021

Projektportföljförvaltning Projektförvaltning vs. förändringsförvaltning: Vad är skillnaden? February 4, 2021

Projektportföljhantering Vilka intressenter ska jag rådgöra med innan jag startar ett nytt projekt? June 11, 2021