Det händer hela tiden: du arbetar med ett projekt och blir ombedd att ta itu med ett annat, ett annat och ett annat. Utsikten att hantera flera projekt kan vara skrämmande och fylla även de mest erfarna projektledarna med rädsla. Oavsett hur stor sannolikheten är för att du gör misstag när du hanterar ett enskilt projekt, ökar sannolikheten för att du gör misstag med varje nytt projekt du tar dig an.
Här tar vi en titt på några av de vanligaste misstagen och vad du kan göra för att undvika dem:
Försöker att detaljstyra allting
Nyckeln till att veta hur man hanterar flera projekt är att förstå att du inte kan göra allt själv. Om du ständigt skickar e-post till teammedlemmar för att höra hur det går för dem eller om du tittar över axlarna för att se hur arbetet går, har du förmodligen ett problem med kontrollen.
Solution: Delegera arbete och fastställa rapporteringspunkter, samtidigt som du uppmuntrar gruppmedlemmarna att komma till dig omedelbart om ett problem uppstår. Genom att lära dig att lämna över arbete och ge andra ansvar kan du frigöra ditt sinne och ge dig själv mer tid. Lita på att de som finns runt omkring dig utför sina uppgifter och sluta oroa dig så mycket för vad de gör varje minut av dagen.
Separera projektplaner
Om du inte sammanför dina planer och din information kommer du att hoppa fram och tillbaka, fysiskt och mentalt, mellan olika format, mål och datum. När du hanterar flera olika projekt försöker ditt sinne att sammanfoga dessa saker åt dig och det slutar med att du blir förvirrad eller glömmer saker på din agenda.
Lösning : Ta bort pressen från dig själv genom att använda ett av de många utmärkta projektledningsverktyg som finns där ute och som enkelt kan integrera olika tidsplaner.
Dålig kommunikation
Det kan bero på tidspress eller på att du inte har en tydlig rapport- och mötesplan från början, men dålig kommunikation leder oundvikligen till missförstånd och försenade mål. Det kan vara svårt nog att hantera flera projekt utan att olika delar inte vet vad de andra gör.
Solution: Du måste ha en stark och regelbunden kommunikation med ditt team och andra intressenter. Upprätta en tydlig plan för möten och genomgångar. Du kan också använda kommunikationsverktyg på nätet, till exempel Clarizens programvara för teamsamarbete.
Orimliga förväntningar
Alla måste känna till sina begränsningar, för att citera Clint Eastwood i Dirty Harry. Att pressa sig själv och sitt team för att säkerställa maximal effektivitet är fördelaktigt och ingår i en projektledares roll. Men om du förväntar dig för mycket kan det leda till orimliga tidsfrister, ansträngda relationer och kanske till att projektet misslyckas. Detta gäller i synnerhet för förvaltning av flera projekt.
Solution: Identifiera tydligt dina resurser och din kapacitet från början. Människor kan göra sig skyldiga till att underskatta hur lång tid något kommer att ta eller hur svårt ett mål kommer att vara att uppnå. Att förstå hur man hanterar flera projekt handlar om att känna igen styrkor och svagheter i teamet, omfattningen av uppgiften och hur externa faktorer kommer att påverka resultatet. Var öppen och tydlig mot dig själv och andra intressenter, det kommer att gynna dig när projekten fortskrider.
Flera projekt kan hanteras framgångsrikt med rätt planering och processer. Undvik stressen och fallgroparna med att arbeta mot olika mål samtidigt genom att vara medveten om var problem kan uppstå. Om du upptäcker att saker och ting fortfarande tar överhanden och påverkar din produktivitet kan du ta del av ytterligare råd om multitasking som vi har skrivit om.
