Det krävs mycket för att genomföra flera projekt samtidigt: rätt resurser, en bra plan och framför allt ett team med rätt expertis. Vissa variabler kan hanteras med rätt planering, men om en gruppmedlem lämnar projektet halvvägs kan det sätta käppar i hjulet.
Nyligen slutade Storbritanniens högst betalda tjänsteman, Simon Kirby, som var vd för HS2 - en höghastighetsjärnväg för flera miljarder dollar som skulle skapa en snabbare förbindelse mellan London och norra Storbritannien -efter bara två år. Med tanke på de färdigheter som krävs för jobbet, som omfattar övervakning av allt från kraftledningar, uppgradering av tågstationer, kommunikation och signalutrustning, kan denna avgång potentiellt få allt att spåra ur.
Nyckeln till ett snabbt utbyte
Idén om "ett jobb för livet" blir alltmer föråldrad - det är ett faktum att människor byter företag allt oftare. Så vad kan man göra när en skicklig person lämnar ett projektteam? Det första steget är att undersöka vilka talanger som finns kvar: har de personer som finns kvar i organisationen rätt kompetens för att ersätta den person som lämnar företaget? En bra projekthanteringsplattform (PPM) kan tala om för dig vem som är rätt person för att fylla en lucka i resursförsörjningen - identifiera kompetensluckor och var du behöver anställa för att hålla allting igång i tid.
Kunskapsöverföringens gåta
Det är inte bara att hitta en ersättare som kan vara ett problem; megaprojekt som HS2 behöver människor med mycket specialiserad kunskap för att allt ska fungera smidigt. Detta innebär att organisationer måste kunna överföra denna kunskap till en ersättare, annars kommer verksamhetskritisk information att falla mellan stolarna. Därför är det viktigt att alla uppgifter om projekt samlas in i ett centralt arkiv så att uppgifterna inte ligger i en silo om någon flyttar vidare. Ett PPM-system sammanställer information från alla olika datakällor och ser till att ingen kunskap går förlorad till att börja med, och att uppgifter om olika typer av projekt registreras i ett enhetligt format.
Var beredd
Ett annat sätt att undvika ett potentiellt kaos är att upprätta beredskapsplaner som hjälper till att styra allt i rätt riktning om viktiga medarbetare slutar. Rätt PPM-lösning hjälper dig att inleda ett förebyggande angrepp för att identifiera var det kan finnas resursluckor som du behöver fylla för att se till att du är täckt om någon bestämmer sig för att sluta i framtiden. Genom att sätta upp rätt planer eller beredskap kan du se till att projekten inte misslyckas även om en viktig länk försvinner från kedjan.
Det är aldrig lätt att byta ut en medarbetare, men när projektets framgång hänger på en skör tråd måste du ha rätt system på plats för att göra övergången så smidig som möjligt. Detta kan verkligen vara en avgörande punkt i förfarandet. Genom att se till att du kan hitta rätt ersättare och få dem att komma igång så snabbt som möjligt kan du se till att ditt projekt inte är försenat när det kommer in på stationen när det kommer till slutet av linjen.
Om du vill ha mer information är du välkommen att kontakta oss på så ger vi dig gärna en demonstration eller svarar på dina frågor.
