Kanban-flöde: 5 sätt att leverera värde snabbare

"Kontrollera inte för mycket som en nybörjarpilot. Håll dig tillräckligt lös från flödet så att du kan observera det, ändra och förbättra det." - Donald Rumsfeld

Kanban gör det möjligt för grupper att uppnå ett kontinuerligt arbetsflöde och fokuserar på att optimera en organisations förmåga att leverera värde till sina kunder. Att uppnå ett stabilt Kanban-flöde i ditt system kan tyckas vara en skrämmande uppgift för team som är nya i Kanban. Börja med att fokusera på de här 5 tipsen.

5 Tips för att förbättra Kanbanflödet

1. Visualisera ditt arbetsflöde

Enkelt uttryckt - om du inte kan se det kan du inte förbättra det. Genom att visualisera teamets Kanban-arbetsflöde kan du inte bara hitta möjligheter till förbättringar, utan det hjälper också teamet att anpassa sig till andra team, intressenter och chefer som behöver insyn i arbetet.

Med ett väl kartlagt Kanban-arbetsflöde kan ditt team snabbt anpassa sig till din unika process, se vad som krävs för att få arbetet gjort och identifiera flaskhalsar. Dessutom kan chefer och ledare få en överblick över arbetsstatus och slutförandet av arbetet. Människor bearbetar visuell information 6,000 gånger snabbare än text, så genom att visualisera ditt arbetsflöde kan du sprida viktig information i en överblick och frigöra dina medarbetare så att de kan fokusera på arbete som verkligen ger mervärde.

2. Kontrollera ditt pågående arbete (WIP)

Med WIP avses alla arbeten som har påbörjats men ännu inte slutförts. Eftersom värde levereras först när ett arbete är färdigt, är det viktigt att arbetet snabbt flyttas genom Kanban-arbetsflödet tills det är färdigt. Även om det är naturligt för oss att vilja ta på oss så mycket arbete som möjligt, lär Kanban oss att vi kan gå snabbare framåt om vi fokuserar på färre saker.

Föreställ dig en motorväg: När vägen är full med bilar stannar trafiken helt och hållet. När bilarna inte är ihoppackade kan de hålla hastighetsgränsen och nå sin destination snabbare. Detta beror på att för mycket WIP förstärker den negativa effekten av eventuella hinder i ditt Kanban-arbetsflöde och orsakar spridningseffekter på resurser som annars kanske inte skulle ha påverkats omedelbart.

För mycket WIP kan också leda till att man byter sammanhang, vilket innebär att man slösar bort tid i systemet. Att förstå vad teamets ideala WIP är och begränsa mängden arbete som flödar genom systemet till den siffran kan ha stor inverkan på Kanbanflödet.

3. Leta efter köer

När arbete väntar mellan olika steg bildas en kö. Köer påverkar ditt flöde eftersom arbetet, även om det bara är i vänteläge och ingen aktivt arbetar med det, fortfarande räknas som en del av ditt WIP. Genom att minska tiden i köer så mycket som möjligt kan du förbättra flödet i systemet och förbättra teamets genomloppstid.

Dessutom är köbildning en stark signal om en möjlighet att förbättra - när du ser att en kö bildas, fråga dig själv: "Vad kan jag göra för att få arbetet att flyta igen?"

4. Eliminera blockerare

I Kanban-arbetsflöden kallas allt som hindrar ett arbete från att gå vidare för en blockerare. Några exempel på blockerare kan vara:

Den primära ägaren till arbetet är på semester och ingen annan kan ta hand om det.
En teknisk begränsning hindrar arbetet från att gå framåt.
Budgeten har inte godkänts

Blockerat arbete skiljer sig från arbete i köer eftersom arbete i köer helt enkelt väntar på att nästa steg ska dra in det i systemet, medan blockerat arbete väntar på att ett externt beroende eller villkor ska tas bort. Blockerare är en bra signal för teammedlemmarna att svärma över ett arbetsmoment för att ta bort utmaningen, eftersom de hindrar flödet genom att stoppa arbetsmomentet i dess spår.

5. Institutets processpolicy

Policyer är en minimal uppsättning begränsningar som gör det möjligt för grupper att ha en gemensam förståelse för hur de vill att arbetet ska gå igenom systemet. Genom att tydliggöra dessa riktlinjer i Kanban-arbetsflödet kan du minska förvirringen kring processen och få arbetet att gå smidigt genom systemet. Några vanliga riktlinjer för Kanban-arbetsflöden är:

En policy som beskriver när det är lämpligt att flytta ett kort till "Deploy"-filen.
Förklaringar till olika ikoner som representerar kritiska detaljer på varje kort.
Periodicitet för teamets standup-möten

Mätning av flödet i Planview AgilePlace

Det finns flera Planview AgilePlace-rapporter som hjälper team att uppnå Kanban-flöde. Rapporter om ledtid, cykeltid och genomströmning, förutom kumulativa flödesdiagram (CFD), hjälper teamet att se hur snabbt deras arbete rör sig genom systemet och var de kan fokusera sina ansträngningar för att öka flödet. Lär dig hur du använder dessa rapporter här.

Målet med att öka Kanbanflödet är att leverera värde till slutkunden så snabbt som möjligt, och detta sker inte över en natt. Börja med att använda dessa fem taktiker för att identifiera, analysera och agera på förbättringsmöjligheter. Lär dig att mäta framsteg med hjälp av data och kontrollera regelbundet i teamet för att mäta om de förändringar ni genomför har en positiv inverkan på teamets flöde.