Resurshantering är en av de mest kritiska - men också mest utmanande - aspekterna av projekt- och programhantering. Om man misslyckas med att fördela rätt resurser till rätt uppgifter, vid rätt tidpunkt och till rätt kostnad leder det alltid till budget- och tidtabellsöverskridanden. Det skapar också frustrerade teammedlemmar, intressenter och kunder. Lyckligtvis finns det några beprövade innovativa verktyg och tips för resurshantering som hjälper organisationer att undvika bakslag och nå framgång.
Processer för resurshantering
Innan vi tittar på verktyg för projektresurshantering och innovativa idéer för resurshantering är det bra att lyfta fram de integrerade resurshanteringsprocesser som godkänts av Project Management Institute i dess Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition, 2017). Dessa inkluderar:
Planera resursförvaltning:
Detta är processen för att bestämma hur man ska uppskatta, upphandla, hantera och genomföra fysiska (t.ex. utrustning, teknik, material, förnödenheter, anläggningar, infrastruktur etc.) och gruppresurser (t.ex. heltidsanställda medlemmar, deltidsanställda medlemmar, specialister, entreprenörer etc.).
Uppskatta aktivitetsresurser:
Detta är processen för att analysera och uppskatta typ och mängd av fysiska resurser och teamresurser, som identifierades genom processen för planresurshantering.
Förvärva resurser:
Detta är processen för att skaffa de fysiska resurser och personalresurser som behövs för att genomföra projekt- eller programarbete.
Utveckla teamet:
Detta är en process för att förbättra teamets prestanda genom att (till exempel) förbättra arbetsflöden för kommunikation, ta itu med och lösa interpersonella konflikter osv.
Förvaltar teamet:
Detta är processen för att övervaka teamets prestationer (både övergripande och för enskilda medlemmar) och göra justeringar för att förbättra prestationerna och effektivt hantera förändringar.
Kontrollresurser:
Detta är processen för att kontrollera att de fysiska resurser som tilldelats ett projekt eller program är tillgängliga och används som förväntat. Det inkluderar också att vidta korrigerande åtgärder om det finns ett gap mellan planerat och faktiskt utnyttjande i endera riktningen (dvs. underutnyttjande eller överutnyttjande).
Det är viktigt att upprepa att dessa processer för enkelhetens skull beskrivs ovan på ett isolerat och distinkt sätt. I praktiken är processområdena dock starkt integrerade. Under arbetet med att utveckla teamet kan en projektledare till exempel identifiera behovet av att skaffa en eller flera ytterligare resurser (fysiska resurser, teamresurser eller båda). Eller så kan en projektledare i sin strävan att kontrollera resurserna bli tvungen att ändra hur teamets prestationer övervakas och hanteras.
Programvara för resurshantering
I många organisationer är skillnaden mellan innovativ resurshantering som ger positiva resultat och en föråldrad resurshantering som blockerar positiva resultat inte en fråga om ansträngning, utan en fråga om programvara. Vi kommer snabbt att titta på det sistnämnda innan vi undersöker det förstnämnda.
Föråldrad programvara för resurshantering är vanligtvis en blandning av kalkylblad och e-post. Grundproblemet ligger inte i dessa verktyg. Det vill säga, kalkylblad och e-post har sin funktion i projekt- och programförvaltningen. Varken kalkylblad eller e-post var dock utformade för att driva komplex resurshantering. Att använda dem på detta sätt gör inte bara resursförvaltningsproblem sannolika, utan är praktiskt taget en garanti för dem.
I den andra änden av spektrumet finns legitima, företagsanpassade och molnbaserade programvarulösningar för resurshantering med verktyg som gör det möjligt för projekt- och programledare att:
- Dra och släpp enkelt resurser för att omfördela uppgifter och projekt.
- Simulera resursbelastning genom att snabbt filtrera arbetsuppgifter in/ut.
- Visa resursbelastningar för enskilda resurser eller grupper.
- Granska den fullständiga planen för projekt där resurser tilldelas, för att proaktivt utvärdera effekten av eventuella potentiella eller planerade ändringar av tidsplanen.
- Balansera resurser och arbetsbelastningar genom att tydligt identifiera scenarier där resurserna är under- eller överutnyttjade.
- Använd anpassade regler för att automatisera praktiskt taget alla processer för resursplanering, allokering, hantering och optimering.
Det bör också tilläggas att den bästa programvaran för resurshantering erbjuder både färdiga och skräddarsydda mallar för . Dessa gör det möjligt att använda ett specifikt projekts uppgiftsberoenden, platshållande resurstilldelningar och tillhörande filer när nya projekt skapas - vilket kan förkorta och förenkla hela projektplaneringsprocessen, inklusive resurshantering.
Innovativa idéer för resursförvaltning
Att välja rätt programvara är en del av pusslet för innovativ resurshantering. Den andra är att införa bästa praxis som leder till effektivitet, enkelhet och kostnadseffektivitet på detta viktiga område. Här är några beprövade och praktiska tips för resurshantering på :
- Skapa en generisk pool av resurser så att projektledare och programledare förstår vilka roller som kommer att vara mest efterfrågade. Detta kommer också att hjälpa cheferna att planera för kommande initiativ.
- Se över resurspoolen, analysera den totala kapaciteten och jämföra nuvarande belastning med framtida efterfrågan.
- När resurserna har tilldelats specifika arbetsuppgifter använder du balansering i realtid för att se till att personerna inte blir överbelastade. En undersökning av av personalchefer visade att utbrändhet för närvarande är den största utmaningen på arbetsplatsen.
- Skapa en total 360-gradig synlighet för hela projektet, programmet och portföljen - särskilt eftersom saker och ting kan (och ofta gör) förändras dagligen, om inte varje timme. Detta kräver ett förenklat system för erkännande och fördelning av uppgifter samt en uppdateringsprocess i realtid.
- Fastställa ett gemensamt tillvägagångssätt för hur arbetet med delade resurser ska prioriteras. Att slåss med kollegor om fysiska eller mänskliga resurser leder till frustration, konflikter och en "vinn till varje pris"-mentalitet som är skadlig för organisationen.
- Använd verktyg för tidsuppföljning - som bör vara inbyggda i programvaran för resurshantering och inte separata appar - för att göra det snabbt och enkelt för teammedlemmarna att följa sin tid för specifika arbetsuppgifter och skicka in sina tidrapporter.
Ett sista ord
Innovativ resursförvaltning är både en konst och en vetenskap, och det finns ingen enhetlig metod. Organisationer som använder programvara för resurshantering i företagsklass och som anammar de innovativa idéer för resurshantering som beskrivs ovan kan dock se fram emot mycket mer framgång - och mycket färre problem.
