Programvara för projektledning är en av de viktigaste investeringarna för alla organisationer. Eftersom den har en så stor betydelse för den långsiktiga organisatoriska framgången är PM-programvara ofta föremål för intensivt fokus, även om det rör sig om en liten summa pengar jämfört med företagets totala budget. Om projektmedlemmarna inte använder PM-programvaran på ett effektivt sätt kan dessa strategier hjälpa dig att få dem att engagera sig och se till att du får maximal avkastning på din investering.
Välj rätt programvara
Det första och viktigaste steget för att få ditt team att använda PM-programvara är att välja rätt lösning. Om din organisation fortfarande använder gammal programvara för projekthantering på plats kan det hända att ditt team aldrig kan utnyttja den fullt ut, helt enkelt för att programvaran inte kan uppfylla deras behov. Dagens mycket mobila och decentraliserade projektgrupper behöver en molnbaserad lösning som gör det möjligt för gruppmedlemmarna att ge och ta emot uppdateringar i realtid, oavsett var de befinner sig. Och eftersom ingen projektgrupp arbetar på exakt samma sätt är flexibilitet en annan nödvändig funktion. Sök efter programvara som låter varje projektgrupp välja sin egen metodik, samtidigt som den kan dela information med andra grupper som använder olika projektledningsmetoder.
Identifiera dina nuvarande utmaningar
Att motivera teammedlemmarna att använda din programvara för projekthantering är på sätt och vis som att göra en försäljning. Det räcker förmodligen inte att bara förklara programvarans funktioner. För att få ditt team att agera måste du få dem att tänka på vilka utmaningar de står inför och hur mycket bättre de skulle kunna utföra sitt arbete om dessa utmaningar försvann. Påminn dina teammedlemmar om eventuella problem som kan ha uppstått i tidigare projekt på grund av missförstånd om tidsplaner, missade arbetsuppgifter eller andra vanliga problem, så kommer de att bli mer mottagliga för en förändring av sina arbetsvanor.
Visa på fördelarna med din programvara
När ditt team har funderat på vilka hinder de står inför i dag kan du visa dem hur din programvara för projekthantering kan hjälpa dem. Visa den nya lösningens möjligheter och se till att framhålla de fördelar som teammedlemmarna kommer att få när de börjar använda den, t.ex. mer balanserad arbetsbelastning, effektivare kommunikation, förbättrad teamprestanda och enklare tillgång till projektdokument.
Ge stöd och resurser
En användarvänlig projekthanteringsprogramvara som Planview AdaptiveWork är lätt att lära sig för de anställda, så du behöver inte bygga in en lång utbildningsperiod innan teammedlemmarna börjar använda den. Det är dock viktigt att låta ditt team veta var de kan få mer information om programvaran eller hitta branschspecifika appar för att ytterligare förbättra lösningens funktioner.
Planview AdaptiveWork levererar förstklassiga projekt- och portföljhanteringslösningar för organisationer i många olika branscher. Bläddra bland våra projektledningslösningar för att ta reda på hur Planview AdaptiveWork kan hjälpa dig att få ut det mesta av din investering i projektledning.
