Kommunikation på arbetsplatsen kan vara ett minfält och kan antingen höja eller sänka produktiviteten, beroende på hur bra den är. Därför är det förståeligt att det är en av de viktigaste färdigheterna för projektledare. För att få positiva resultat från direkt underställda chefer krävs ofta en känslig blandning av uppmuntran och påtryckningar, och det är olika från person till person hur mycket som krävs. En sak som är säker är dock att få, om ens några, rapporter tycker om känslan av att en chef svävar över deras axlar och ständigt frågar dem när något kommer att bli färdigt.
Om du vill förbättra dina projektledarkunskaper och börja kommunicera effektivare på jobbet får du här några tips för att komma igång.
Respektera deras tid och situation
Trots vad vissa chefer kanske tror, om arbetet är försenat beror det förmodligen inte på att någon sover vid sitt skrivbord eller tar två timmar på sig för att äta lunch. Ett första steg för att skapa större förståelse och bättre kommunikation på arbetsplatsen är att erkänna var den andra personen kommer ifrån. Om de inte har levererat något är det troligen för att de är upptagna med något annat.
Det kanske inte är så 100% av gångerna, men om du antar det bästa hjälper det dig att börja från en plats med respekt som banar väg för en ärligare kommunikation i framtiden. Du kommer ofta att upptäcka att en av två saker är sant: din direkta medarbetare har faktiskt för mycket att göra, eller så är deras produktivitet verkligen inte där du behöver den av någon anledning som du inte kan påverka. I båda fallen kan en ärlig och respektfull diskussion hjälpa er att samarbeta för att lösa situationen.
Be om uppdateringar om arbetsuppgifter
Beroende på vilket arbetsflödessystem du använder kanske du redan har en färdig process som gör att du inte behöver fråga någon direkt var arbetet finns. Om du använder ett verktyg för projekthantering, som Planview AdaptiveWorks programvarusvit, som kräver att varje ansvarig medlem uppdaterar framstegen i uppgiftsfältet, kan du helt enkelt be om en snabb statusuppdatering om uppgiften har blivit försenad.
Kom på samma sida
Att överbrygga brytningen mellan ledning och rapporter är en av de viktigaste färdigheterna för projektledare, och ett av de bästa sätten att göra det är att skapa en teamkänsla. Även om en franchise quarterback kan vara den viktigaste medlemmen i ett fotbollslag, skulle de utan en O-line tillbringa större delen av matchen med att bli tacklade i smutsen. För ledningen innebär detta att få alla på samma sida och att stödja produktiviteten snarare än att peka på misstag.
Om vissa uppgifter till exempel inte är alltför brådskande men du ständigt frågar rapporter om var de är, skapar du en känsla av brådska som inte är nödvändig. Stress och panik kan få folk att skynda sig att göra som du vill, men på lång sikt är det inte bra för kontoret eller för teamets produktivitet. Det kan till och med slå tillbaka genom att skapa onödigt brådskande (och slarvigt) arbete.
Inbygga andningsutrymme i tidsfristerna
Om någon överskrider en deadline är det stor chans att de själva vet det och arbetar för att få det gjort. I den här situationen kan du ta en paus innan du behöver följa upp det.
För att göra detta skapar du två uppskattningar av uppgifternas slutförande, en "optimistisk" och en "faktisk". Ge dina rapporter den "optimistiska" tidsfristen och se till att det faktiskt är möjligt för dem att göra det inom den perioden. Använd sedan skillnaden mellan den tidsfrist som anges i rapporterna och den "faktiska" tidsfristen som ett flexibelt "utrymme" eller andningsutrymme.
CCing: Gör inte offentligt vad som lätt kan förbli privat.
CCing har blivit ett av de hetaste slagfälten på arbetsplatsen. Detta enkla, tysta och inte minst passivt aggressiva tillägg till ett e-postmeddelande kan dock kännas överdrivet och onödigt. Det är som om en barista gav dig en mager istället för en halv och en halv, men istället för att bara påpeka problemet, erkänna att vi alla gör misstag och artigt be om ett nytt kaffe, så bestämmer du dig för att inleda en konversation med kaféchefen om det, direkt inom hörhåll för barista som gjorde din drink.
Det är förstås alltid bra att ha en pappersspårning och att hålla relevanta intressenter informerade vid behov. Men om du bara vill kontrollera hur arbetet fortskrider bör du se till att CC:erna verkligen är nödvändiga innan du kastar runt dem som konfetti på ett bröllop med många fördömande röster. En extra bonus är att du också minskar mängden inkorgen från andra människor.
Utmärkt kommunikation på arbetsplatsen är avgörande för ett effektivt samarbete. På Planview AdaptiveWork förstår vi vad team behöver för att arbeta produktivt tillsammans. Därför har kommunikation alltid varit ett starkt fokus för vår programvara, som gör det möjligt för team att kommunicera sömlöst antingen i uppgiftsspecifika arbetsutrymmen eller på en hel projektnivå. Om du vill veta hur Planview AdaptiveWork kan hjälpa ditt team att kommunicera bättre, kontakta oss idag för en guidad demonstration.
