Ett större universitet fick i uppdrag att slå samman tre centrala IT-organisationer till en. För att uppnå målen för tjänsteleveranserna var de tvungna att omdefiniera och implementera sin IT-verksamhet och sina interna processer. Dessutom behövde de fler än 800 anställda för att anta dem! I samarbete med IT började PMO med efterfrågestyrning och har nu minskat antalet godkända projekt med 75 procent, skapat en synlig pipeline av efterfrågan, minskat personalens arbetsbelastning och förbättrat resultatet.
Det här exemplet visar hur effektiv efterfrågestyrning är för att effektivisera arbetsförfrågningar och fokusera på arbete som är viktigt för verksamheten - oavsett bransch. I vårt första avsnitt i denna tvådelade serie om förbättrad efterfrågestyrning tog vi upp de två första riktlinjerna:
- Hur man samlar in de första arbetsförfrågningarna, och
- Utveckla en stark process för att ta emot arbete.
När du har fått in några arbetsförfrågningar i systemet och finjusterat din process är det dags att kategorisera efterfrågan, sätta igång arbetet och fastställa resultaten.
Det stämmer: Den smarta PMO:n håller koll för att se till att allt arbete bidrar till de strategiska målen och att systemet fungerar så smidigt och effektivt som möjligt. Riktlinjerna tre och fyra handlar om att införa en konsekvent prioriteringsprocess baserad på affärsmål och att följa upp resultaten för att visa på framgång och kontinuerligt förbättra processen.
3. Utvärdera och skapa viktiga arbetsuppgifter
Kunniga PMO:er använder prioriteringsresultat för att jämföra och utvärdera förfrågningar om arbetsinsatser. Vissa inrättar till och med en prioriteringsprocess samtidigt med en process för hantering av efterfrågan för att få maximal effekt. Det viktiga är att välja de initiativ som har högst värde för din organisation, baserat på viktiga affärsfaktorer.
Du kan bedöma och kategorisera efterfrågan på två sätt:
- En enkel beräknad poängsättning av nyckeldata, eller
- En poängsättningsmodell för att representera affärsmått.
Låt dina lämpliga grindgodkännare och intressenter göra poäng på kvantitativa faktorer som avkastning på investeringen (ROI) eller kvalitativa faktorer som strategisk passform, inverkan eller risk. Du kan också väga dessa faktorer utifrån deras relativa betydelse.
Använd dessa poäng för att identifiera vilka förfrågningar som bör gå vidare och omvandlas till arbetsinsatser, t.ex. ett projekt, en uppgift, en åtgärd eller en kombination av dessa. Du kan besluta att skjuta upp, lägga undan för tillfället eller kanske till och med avvisa förfrågningar som inte uppfyller organisationens poängsättningskriterier. Anpassa dina processer som du vill och se till att de är konsekventa och kontinuerligt förbättrade under hela processen.
4. Granska, spåra och förbättra
För att ständigt förbättra hanteringen av efterfrågan undersöker smarta PMO:er processen, fastställer resultaten och vidtar sedan åtgärder. Här är fem sätt att utvärdera hur din funktion för hantering av efterfrågan fungerar - både när det gäller processen för intagning av arbete och det färdiga arbetet - och sedan göra förbättringar:
A. Analysera flödet: Analysera antalet och hastigheten på de förfrågningar som flödar genom arbetsintagsprocessen och justera vid behov för att förhindra:
- Redundanta förfrågningar
- Begäran som har gått för långt innan den stoppades.
- Ansökningar som inte borde ha kommit in i processen till att börja med.
B. Identifiera flaskhalsar: Lokalisera de portar som har flaskhalsar och som blockerar förfrågningar med högt värde. Utvärdera ansökningsblanketterna och den information som samlas in vid varje grind.
- Tar dina granskare hänsyn till fel information?
- Har de inte tillräckligt med information?
- Därefter ska du titta på de som godkänner grinden själva: Har du identifierat och tilldelat rätt ämnesexperter som godkännare?
- Behöver experterna en påminnelse när en begäran står för länge vid en grind?
C. Dokumentera och förbättra: Identifiera lärdomar och vidta korrigerande åtgärder:
- Ändra och utveckla intagsprocessen i takt med att organisationen växer.
- Håll en historik och undvik att upprepa kända misstag.
D. Segmentera arbetsförfrågningar: Gör jämförelser och analysera effekter genom att segmentera arbetsförfrågningar efter poäng, avdelning, strategiskt initiativ och andra viktiga faktorer. Din PPM-programvarulösning kan hjälpa dig att jämföra och få tillgång till resultaten av arbetsförfrågningar.
E. Sammanfatta resultaten: Visa värdet av arbetsinsatsen genom att kommunicera resultat och annan relevant information till berörda parter. Publicera instrumentpaneler regelbundet så att intressenterna kan övervaka status, förbättra processen och underlätta ett snabbt genomförande av strategiskt arbete.
Med hjälp av de här fyra stegen för att etablera efterfrågestyrning kan du välja arbete som levererar till strategin och skapar värde:
- Fånga upp inledande arbetsbegäran
- Styr processen för arbetsintagning
- Utvärdera och skapa viktiga arbetsuppgifter
- Granska, spåra och förbättra
Förutom en stark arbetsintagsprocess prioriterar det smarta PMO:et också effektivt arbetet och kan framgångsrikt påbörja resurs- och kapacitetsplanering. De kan dirigera förfrågningar genom systemet och omprioritera ofta när ny efterfrågan kommer in, genom att planera och hantera löpande.
Läs mer om dessa funktioner i vår bloggserie om prioritering och resursplanering:
- Hur prioriterar du ditt arbete som en kunnig PMO?
- Projektprioritering som ett smart PMO
- Hur genomför du resursplanering som en kunnig PMO?
Dessutom kan du läsa hela vår serie Savvy PMO eBook-serier för praktiska riktlinjer, arbetsblad och checklistor:
