Hur smarta PMO:er skapar användbara insikter med portföljdiagram

Genererar ditt PMO portföljdiagram för intressenter och chefer? Om så är fallet, erbjuder dessa portföljinstrumentpaneler rätt insikter och data för att informera och ge dina företagsledare möjlighet att fatta snabba beslut? Hjälper det ditt PMO att ses som en värdedrivande faktor?

I en 2019 Deloitte-undersökning av 1,000 amerikanska chefer visade 67 % att de inte känner sig bekväma med att få tillgång till eller använda data från sina verktyg och resurser. Även bland dem som anser att deras organisationer är starkt datadrivna uttryckte 37% fortfarande osäkerhet.

Den smarta PMO:n är medveten om detta och gör tillgång till visuell och användbar data till ett måste genom att tillhandahålla omfattande portföljinstrumentpaneler. Detta är särskilt viktigt i dag när organisationer snabbt ändrar strategier, prioriteringar och budgetar. De måste förstå konsekvenserna på kort och lång sikt.

I Del 1 av den här bloggserien tog vi upp de tre första av de sex synlighetsområden som PMO:s bör utveckla på vägen mot att bli en mer strategisk rådgivare till verksamheten:

1. Projektets status och hälsa: Håll projekten på rätt spår
2. Planerat kontra aktuellt: Visa resultat mot plan
3. Intag och efterfrågan: Välj rätt arbete

Den kunniga PMO:n bygger på rapporter på projektnivå för att skapa progressivt mer sofistikerade portföljinstrumentpaneler. De tre sista områdena fokuserar på att skapa högkvalitativa, aktuella rapporter och visualiseringar som intressenterna enkelt kan använda för att fatta bra beslut och se till att portföljerna lever upp till strategin:

4. Synlighet på portföljnivå
5. Synlighet på ledningsnivå
6. Realtidsanalys

För varje synlighetsområde bör den kunniga PMO:n fastställa målgrupp, syfte, resultat och fördelar. Vi börjar med portföljens synlighet och följer här de återstående synlighetsområdena:

4. Portföljens synlighet: Att driva anpassning och värde

Med hjälp av insyn på hög nivå i portföljens tillstånd kan chefer och portföljförvaltare planera och genomföra de mest värdefulla initiativen i sitt sammanhang och balansera över finansiella och resursmässiga begränsningar. De kan hålla ett öga på framstegen och göra korrigeringar vid behov. Här är tre typer av information som du bör inkludera i portföljinstrumentpaneler:

1. Strategisk anpassning: Ge insikter om hur portföljen uppfyller de strategiska målen. Inkludera alla godkända projektinvesteringar som överensstämmer med dessa mål. Med denna information kan program- eller portföljförvaltaren kontrollera att allt arbete är kopplat till den strategiska planen.
2. Finansiell information: Skapa omfattande vyer över budgetar, faktiska värden och prognoser. Visa hur kostnaderna fördelas per portföljprojekt, kapitaliserade respektive icke-kapitaliserade kostnader, innovation, efterlevnad, aktiviteter som håller ljuset på och mycket mer. Beskriv finansiella nyckeltal för intressenter för att förstå trender, göra förbättringar och optimera kapitalutgifter vid förskjutningar, förseningar eller nya möjligheter.
3. Hälsa och projektsammanfattning: Visualiseringar av portföljens status och prestanda på hög nivå. Detta visar på ett ögonblick om projekten håller tid och budget. Grafiska rapporter kan belysa projekthälsometrar som tidsplan, kostnader och resurser.

5. Synlighet på ledningsnivå

Den kunniga PMO:n vet att företagsledare behöver skräddarsydda, lättförståeliga rapporter och portföljinstrumentpaneler som ger rätt information för deras behov. Förutom de som rekommenderas i områdena 1-4, kan du överväga nya för cheferna genom att reflektera över vad de ständigt frågar om portföljen, till exempel:

• Arbetar vi med rätt projekt för att stödja våra affärsmål?
• Har vi tillräckligt många personer med rätt kompetens för att slutföra arbetet?
• Håller vi oss inom budgeten och får vi den förväntade avkastningen på investeringen?
• Har vi rätt blandning av projekt och produkter för att uppfylla våra strategiska initiativ?

Hjälp till att besvara den här typen av frågor genom att lägga till följande data i portföljens instrumentpaneler:

Arbetsintag: Visar volymen av efterfrågan som kommer in till chefens organisation och var den befinner sig i den övergripande styrningsprocessen.

Resurskapacitet kontra efterfrågan: Utifrån den nuvarande efterfrågan, beskriv om organisationen kan ta emot nya arbetsuppgifter och i så fall när. Detta hjälper cheferna att förstå varför vissa projekt inte kan bemannas och fatta beslut om att anställa fler personer eller öka kapaciteten genom att prioritera bort andra projekt.

Toppprojekt Hälsa: Ge fokuserad information om hur företagsledarens viktigaste projekt presterar. Röda statusindikatorer uppmärksammar ledarna på problem eller risker. De bör ha möjlighet att gå djupare in i ett projekt för att se öppna frågor, procentuell andel färdigställda projekt, tidsplan, kostnader med mera.

Arbetstyp enligt budget: Ange om och hur arbetet är fördelat mellan tillväxtinitiativ och verksamhet för att driva verksamheten, till exempel. Tydliga insikter kommer att bekräfta att organisationen investerar i rätt arbetsområden eller att förändringar är på sin plats.

Portföljhierarki: Skräddarsy portföljinstrumentpaneler till varje chefs funktionella område, t.ex. till CTO, CFO eller CMO. Ange de tillhörande projekten med alla relevanta uppgifter.

6. Synlighet och analys i realtid: En förändring av spelet

Naturligtvis arbetar chefer sällan i ett vakuum, särskilt när initiativen blir alltmer komplexa och tvärfunktionella. Kloka PMO:er integrerar realtidsinformation från hela organisationen i sitt centraliserade PPM-verktyg. Med dessa data och analyser kan de hjälpa intressenterna att visualisera och analysera trender och beroenden i hela verksamheten.

För att underlätta de bästa affärsbesluten, skapa insikter utöver status, t.ex:

Konsekvensanalys: Visa beroenden mellan portföljer, projekt, personer och tillgångar. Realtidsbilder av resursernas och verksamhetens status bör kopplas till strategiska mål. När prioriteringar och budgetar förändras och resurser flyttas kan portfölj- och resursförvaltare samt chefer och ekonomer se dominoeffekterna.

KPI-analys av trender: Ta ögonblicksbilder varje vecka och månad av viktiga portfölj- och projektmätvärden. Gör trendanalyser för att se till att allt är på rätt spår och vidta korrigerande åtgärder om så inte är fallet.

Planering av scenarier för vad som händer om: Ge interaktiva visualiseringar för att modellera effekterna av förändringar (t.ex. oplanerat arbete), jämföra kompromisser mellan föreslagna beslut och se omfördelningen av resurser och finansiering över olika tidsperioder. Framåtblickande data underlättar resursplanering och optimering, med vyer per portfölj, projekt, roll eller individ som kan växlas för att hitta rätt mix.

Förutsägande Portföljanalys (PPA) och optimering: Bygg automatiskt upp den mest värdefulla projektportföljen baserat på resurs- och budgetbegränsningar och jämför portföljscenarier.  Detta sparar tid från att manuellt analysera data (och ger därmed tid tillbaka som kan användas bättre till andra uppgifter och aktiviteter). När resurskraven eller budgetarna ändras kan cheferna enkelt planera om portföljen.

Rätt data och analyser hjälper smarta PMO:er och deras kollegor i verksamheten att se till att organisationen levererar på strategin. Datakällor i realtid och återkopplingsslingor är avgörande för detta, helst inmatade i ett PPM-verktyg som ger en enda källa till sanning för alla. Mycket illustrativa, anpassade rapporter, analyser, portföljinstrumentpaneler och KPI:er ger intressenterna den information de behöver på ett sätt som är mest begripligt och värdefullt för dem.

Som en god förvaltare och förmedlare av information kan en kunnig PMO underlätta och fatta effektiva beslut för verksamheten. De kan ge välgrundade rekommendationer som stöds av fakta och bevis, vilket höjer PMO:s profil hos chefer och andra ledare i processen. Som ett resultat av detta kan organisationen effektivare uppnå strategiska mål, minska riskerna och dra nytta av nya möjligheter.

För mer information om alla sex områden, ladda ner Savvy PMOs Guide to Visibility and Reporting eBook. Kolla också in de andra e-böckerna i Savvy PMO-serien:

1. Smart PMO-guide för prioritering e-bok
2. Smart PMO-guide för resursplanering e-bok
3. Smart PMO-guide för hantering av efterfrågan eBok

Relaterade inlägg

Projektportföljhantering Hur smarta PMO:er aktualiserar projektets synlighet May 4, 2020

Vision och trender Planview erkänd som ledare inom 2018 Gartners magiska kvadrant för projektportföljhantering [Infographic] June 8, 2018

Projektportföljförvaltning, visioner och trender Metoder för uppskattning av projekt January 3, 2019