Under de senaste 20 åren har tekniken förändrat vårt sätt att arbeta. Först kom e-post och Microsoft Office. Därefter kom program för snabbmeddelanden, som AIM, Jabber och Yammer. På senare tid har programvarulösningar och appar dykt upp för praktiskt taget alla affärsprocesser - löner, företagslån, digital lagring, projektledning och mycket mer.
Tyvärr verkar många företag älska tekniken så mycket att de drunknar i den. En nyligen genomförd studie från Okta visade till exempel att nästan 10 procent av företagen har fler än 200 appar i sin arsenal. Pegasystems Inc. granskade 5 miljoner timmars desktopaktivitet och upptäckte att den genomsnittliga arbetstagaren växlar mellan 35 olika appar mer än 1,100 gånger varje dag! I en studie från RingCentral konstaterades dessutom att 69 procent av arbetstagarna slösar upp till en timme varje dag för att växla mellan olika appar.
Att växla mellan program är en stor tidskräfta för alla roller, men ännu mer för projektledaren, vars främsta uppgift är att hålla fingret på pulsen i ett projekt och övervaka framstegen.
Nackdelarna med att växla mellan olika program
Detta är fem negativa bieffekter av att en projektledningsgrupp ständigt växlar mellan olika program:
1. Det är störande.
Föreställ dig att en projektledare förvaltar resurser för ett kommande projekt. Den här personen försöker se till att de har tillräckligt med utrustning och personalresurser för att projektet ska kunna genomföras som planerat. Efter att ha fastställt att resurserna är tillgängliga kommer projektledaren ihåg att han eller hon måste skicka dokumentation till de berörda medarbetarna.
Tyvärr glömmer projektledaren exakt var dokumentationen finns. De tittar i sin inkorg och den finns inte där. De kan inte komma ihåg om de är lagrade i ett Dropbox- eller Box-förråd. Namnen är tillräckligt lika varandra redan nu. Var det i SharePoint? I en Google Drive-mapp någonstans?
Ju längre sökandet pågår, desto större är sannolikheten att projektledaren glömmer bort vad han eller hon gjorde från början. Enligt RingCentral rapporterar 56 procent av de anställda att måste byta från ett program till ett annat vilket stör deras arbetsflöde.
2. Det är slöseri med tid.
Att hoppa från en plattform till en annan och tillbaka igen är inte precis det bästa sättet att använda tiden. När den genomsnittliga medarbetaren slösar bort så många som 32 dagar per år på att byta mellan appar, enligt RingCentral, förlorar ett företag med 100 anställda 3,200 arbetsdagar - eller ungefär motsvarande 12,8 heltidsanställda under ett år!
Vad skulle ditt företag kunna åstadkomma med så många fler anställda?
3. Det är en produktivitetsdödande faktor.
Den tid som går åt till att söka information när man går från en plattform till en annan är naturligtvis tid som inte kan användas till andra viktiga arbetsuppgifter.
Om du använder för många program i företaget kan det mycket väl sluta med att du minskar produktiviteten avsevärt - även om dina investeringar i teknik uppenbarligen gjordes för att åstadkomma det motsatta.
4. Det är stressigt.
Alla vet hur frustrerande det kan vara att använda teknik. Kanske får ett nytt SaaS-program (Software-as-a-service) en felaktig uppdatering och prestandan sjunker. Du kanske använder ett verktyg för första gången och har svårt att förstå det. Eller så har ett verktyg som du alltid har använt fått en ansiktslyftning och nu vet du inte var något finns.
Oavsett vad det är så stressar för mycket teknik oss- särskilt när tekniken gör det svårare att arbeta.
Stressade medarbetare är inte bara mindre produktiva, de fattar också sämre beslut och kan bli så irriterade att de bestämmer sig för att söka nytt jobb.
5. Det skapar potentiella säkerhetsproblem.
Om din organisation har många appar som används i hela företaget har din organisation också data som lagras i många appar. Och låt oss vara ärliga: Hur många av dessa appar används för närvarande? Hur många av dem uppdateras regelbundet?
De flesta människor kan förmodligen inte svara på dessa frågor med någon större säkerhet. I en tid av dataintrång är detta en stor sak - särskilt för större organisationer som kan ha massiv ekonomisk exponering om de blir hackade.
Ju fler appar du har, desto större är sannolikheten att du har appar som samlar på sig damm - och desto större är risken att någon av dessa appar blir kränkt av en hackare.
Den goda nyheten är att det är möjligt att i stort sett undvika dessa problem genom att utveckla en plan för företagsarkitektur som hjälper ditt företag att nå sina långsiktiga mål.
Hur du slutar slösa bort så mycket tid på att växla mellan program
En solid plan för enterprise architecture gör det möjligt för din organisation att ta reda på vilka applikationer som är kritiska, vilka som är överflödiga och vilka som kan avvecklas helt och hållet.
I projektledningsvärlden kan en organisation som vill lösa problem med att byta sammanhang besluta att investera i en plattform för projektportföljhantering (PPM) som gör det möjligt för projektledare att hitta den information de behöver för att utföra sitt arbete på en och samma plats.
Med rätt lösning kan projektledare se och hantera alla organisationens projekt och program i ett flexibelt och anpassningsbart verktyg som stöder unika affärsprocesser.
Tack vare full insyn i organisationens puls kan projektledare snabbt se var alla organisationens tillgångar finns vid varje given tidpunkt, vilket gör det mycket enklare att bemanna rätt projekt med rätt resurser.
Fördelarna med att minska kontextbytet
Med hjälp av en PPM-lösning kan projektledare avsevärt minska den tid de lägger ner på att söka efter information eller på att flytta fram och tillbaka mellan olika appar. Som ett resultat av detta kan de arbeta effektivare och hjälpa sina organisationer att nå sina mål snabbare.
Ledande PPM-verktyg löser de problem som beskrivits tidigare genom att leverera följande fem fördelar:
1. De gör det lättare att fokusera.
Projektledare kommer inte längre att tappa tankarna lika ofta eftersom all information de behöver för att utföra sitt arbete finns på ett och samma ställe.
Med mer fokus kan projektledare driva projekt framåt på ett effektivare sätt samtidigt som de ser till att organisationen levererar sina högsta prioriteringar och att de strikta tidsramarna hålls.
2. De sparar tid.
För att vara rättvis, projektledare kommer fortfarande att behöva växla mellan flera olika program. Men det är nästan säkert att det antalet inte kommer att vara i närheten av de 35 appar som den genomsnittlige medarbetaren använder idag.
Med en PPM-lösning kan projektledare återvinna massor av tid som tidigare gick åt till att klicka på knappar på en dator eller mobil enhet. Det är nästan som att du lägger till flera nya anställda i ditt team - utan att det medför kostnader.
3. De ökar produktiviteten.
Eftersom de inte längre behöver flytta från en plattform till en annan kan projektledarna få mer arbete gjort. Med en robust PPM-lösning på plats kan information som det tog evigheter att hitta plötsligt spåras upp på några minuter - eller till och med snabbare.
Förutom att ta itu med sina vanliga ansvarsområden kan en del ivriga projektledare besluta sig för att spendera sin nya lediga tid på andra typer av aktiviteter, t.ex. att skriva blogginlägg eller stödja andra företagsinitiativ.
Oavsett hur du ser på det ökar produktiviteten - och det gör även resultatet.
4. De underlättar arbetet.
Ingen vill att jobbet ska vara svårare än nödvändigt. Men när du spenderar så mycket tid på att leta efter information och växla mellan appar - och du är viss att det måste finnas en bättre väg framåt - är det inte direkt den mest inspirerande upplevelsen.
När dessa problem väl är lösta blir arbetet dock betydligt lättare. I sin tur ökar de anställdas arbetsmoral. När de anställda blir gladare smittar deras entusiasm av sig på resten av teamet och skapar en kultur där alla inspireras att arbeta hårt och nå sin fulla potential.
5. De ökar säkerheten.
För att undvika böter, skydda känsliga uppgifter och upprätthålla en bra varumärkesimage måste organisationer göra allt de kan för att öka den digitala säkerheten. En PPM-lösning kan hjälpa till genom att minska antalet datalager som finns i organisationen.
Ett mindre antal repositories innebär en mindre angreppsyta, vilket gör det lättare för IT-teamet att fokusera på att förhindra intrång eftersom de har färre appar att oroa sig för. Som ett resultat blir ditt företagsnätverk säkrare, vilket förbättrar affärsresultaten och gör att affärshemligheter och immateriella rättigheter hålls konfidentiella.
Eliminera problemet med att byta sammanhang
Om din organisation har problem med att byta sammanhang kan du känna dig trygg med att du inte är ensam. Samtidigt betyder inte alla andra organisationer som använder för många appar att du måste göra detsamma.
Genom att utveckla en smart strategi för företagsarkitektur och konsolidera där det går kan din organisation ge dina anställda de verktyg de behöver för att trivas i sina roller - i stället för att förvirra dem med otaliga, överflödiga appar.
För mer information om hur du kan minska den tid som projektledare spenderar på att hoppa från en app till en annan med PPM-verktyg, kolla in vår nya 2020 PPM Summary Guide.
