I det första inlägget på i den här serien om kontinuerlig förbättring diskuterade vi planering av förbättringar, inklusive hur du ställer in din Kanban-tavla för att samla in meningsfulla mätvärden för kontinuerlig förbättring. Vi fortsätter att använda oss av PDCA-ramen (Plan-Do-Check-Adjust) och i det här inlägget kommer vi att ta upp de två nästa stegen i cykeln för kontinuerlig förbättring: Gör och Kontrollera!
GÖRA: IDENTIFIERA OMRÅDEN SOM KAN FÖRBÄTTRAS
We always encourage teams to design their first Kanban board to accurately reflect their current process, even though it may be tempting to try to start implementing improvements as soon as you see opportunities for them.
När du identifierar förbättringsområden är det nämligen bra att ha en tydlig förståelse för problemet: vad det är, hur det påverkar teamet och vilken effekt det kan ha i efterföljande led. På så sätt kan du, när du börjar brainstorma lösningar på problemet, utforma ett sätt att mäta effekten av varje lösning och avgöra om lösningen uppnådde det avsedda resultatet.
Det är också viktigt att vänta med att göra ändringar tills du kan diskutera dem med alla som använder styrelsen. Om du börjar genomföra förändringar utan att diskutera dem med hela teamet kan du få en styrelse som fungerar perfekt för vissa personer, men inte alls för andra.
Så du bestämmer dig för att vänta tills teamet kan träffas innan du genomför ändringar i styrelsen. Bra jobbat! Ni bokar in ett möte och samlas i ett rum runt en skärm där Kanban-tavlan visas.
VAD HÄNDER OM VI HAR IDÉER INNAN DESS?
Under tiden kommer du överens om att anteckna var du ser möjligheter till förbättringar så att du är förberedd på mötet för att diskutera. Detta är ett sätt att föra ett löpande register över dina förbättringsidéer. Ett annat sätt är att - ingen överraskning - visualisera dem på din tavla!
För att göra detta skapar du en annan typ av kort på din tavla för Kaizen-idéer (kontinuerliga förbättringar). När någon i teamet har en idé för kontinuerlig förbättring, låt dem skapa ett kort av den typen och placera det i backloggen.
Om du är orolig för att Kaizen-korten ska skräpa ner din tavla eller störa dina mätvärden kan du också välja att använda en separat tavla som är avsedd för förbättringsaktiviteter.
För att underlätta diskussionen senare kan det vara bra om ni tillsammans definierar vilka detaljer ni vill ha med på varje kort. Dessa kan vara:
- Vad är problemet?
- När uppstår problemet?
- Vem berörs av problemet?
- Vilken inverkan har problemet för närvarande på teamet?
- Vad skulle förändras om vi löste detta problem?
Svaren på dessa frågor kan vara korta, så länge de hjälper teamet att snabbt förstå problemets omfattning. På så sätt slipper du lägga tid på att förklara vad "vi behöver en bättre process för testning" innebär på Kaizen-mötet.
När teamet sedan träffas för att diskutera, filtrera tavlan så att endast Kaizen-kortet visas, och låt teammedlemmarna lägga till kort för att diskutera om de inte redan har gjort det.
TYPER AV FÖRBÄTTRINGSMÖJLIGHETER
Innan vi går in på hur man genomför ett möte om kontinuerlig förbättring, eller Kaizen-möte, ska vi visa några exempel på de typer av förbättringsmöjligheter som kan ingå i denna övning.
FÖRBÄTTRINGAR AV STYRELSENS STRUKTUR.
Detta är idéer som hjälper styrelsen att bättre återspegla teamets arbetsflöde. Det kan handla om saker som:
- Du tycker inte att huvudtitlarna för "körfältet" återspeglar stegen i teamets arbetsflöde på ett korrekt sätt.
- Du identifierar behovet av ett "vänteläge" mellan ett aktivt steg och ett annat.
- Du ser ett behov av flera olika typer av körfält för "färdig" för att visa hur olika typer av arbete fortskrider.
FÖRBÄTTRINGAR AV ARBETSFLÖDET
Ditt team kommer troligen också att ha idéer om hur teamet kan förbättra hur de använder tavlan eller hur de kommunicerar kring användningen av tavlan, till exempel:
- Du inser att det finns ett behov av tydligare processpolicyer för när korten flyttas och vem som är ansvarig för att flytta dem.
- Du inser att det inte finns någon definierad process för när korten "tilldelas" någon och vem som är ansvarig för att tilldela personer korten.
METRISKT BASERADE FÖRBÄTTRINGAR.
I det första inlägget i den här serien diskuterade vi hur du kan inrätta din styrelse för att samla in Lean/Agile-mätvärden om teamets prestationer. Efter att ha granskat dessa mätvärden kan ditt team identifiera områden som kan förbättras, till exempel:
- Vår ledtid för X-arbeten är dubbelt så lång som för andra typer av arbeten. Varför är det så?
- Vi har många kort som ligger i kö i över en vecka i taget. Varför är det så?
- Vissa lagmedlemmar verkar tilldelas 3-4x lika många kort som andra lagmedlemmar. Beror detta helt enkelt på att deras arbete är annorlunda, eller har vi ett problem med arbetsfördelningen att ta itu med?
GÖRA: HA ETT KAIZEN-MÖTE
FASTSTÄLLA MÖTETS DAGORDNING
Målet med ständiga förbättringar är naturligtvis att göra det möjligt för teamet att leverera största möjliga värde till kunden. Det börjar med att ha en styrelse och en gruppprocess som gör det möjligt för dem att göra sitt bästa arbete.
Det är viktigt att skapa utrymme för alla dessa typer av förbättringar, så att teamet känner sig bekvämt att säga ifrån i framtiden när det finns faktorer som kan undvikas och som påverkar deras förmåga att göra sitt bästa arbete.
Innan du börjar diskutera specifika förbättringsidéer bör du anpassa dig till en gemensam agenda för mötet, som bör vara följande:
- Brainstorma alla förbättringsidéer för att diskutera
- Använd tavlan för att systematiskt granska och diskutera varje idé.
- Fastställa nästa steg för varje förbättringsidé som teamet beslutar att följa upp.
- Skapa en plan för hur man ska mäta effekterna av de förändringar som görs.
BRAINSTORMING AV FÖRBÄTTRINGSIDÉER.
När du har fastställt dagordningen för mötet kan du avsätta några minuter i början av mötet så att alla kan lägga till idéer som de har och som kanske inte redan finns med på tavlan. Om du använder din Kanban-tavla för att underlätta mötet kan du låta alla lägga till kort med hjälp av sin egen bärbara dator, i stället för att be alla att ropa ut idéer (vilket kan vara skrämmande för vissa).
Visa på tavlan ett exempel på ett kort med alla uppgifter som du tidigare har bestämt, till exempel:
- Vad är problemet?
- När uppstår problemet?
- Vem berörs av problemet?
- Vilken inverkan har problemet för närvarande på teamet?
- Vad skulle förändras om vi löste detta problem?
Påminn alla om att målet med den här övningen är att hjälpa teamet att skapa mer värde för kunden och att det inte finns några "dåliga" idéer. Starta en timer på 5-10 minuter och låt alla börja arbeta utan avbrott.
PRIORITERA KORT MED HÖGT VÄRDE
Tiden är ute! Om ditt team har många kort att diskutera, får ni beröm för det! Det betyder att ditt team aktivt arbetar med ständiga förbättringar! Det innebär också att du måste hitta ett sätt att prioritera de mest betydelsefulla korten framför de som kanske inte har lika stor betydelse för laget.
Ett sätt att göra detta? Om din digitala Kanban-tavla gör det möjligt att tilldela flera personer ett kort kan du använda den här funktionen som ett sätt att "rösta" på de idéer som är viktigast för varje person. Bestäm hur många röster varje person får och ge alla några minuter på sig att rösta på de idéer som är viktigast för dem.
När omröstningen är avslutad, låt en person räkna rösterna och ordna korten från flest röster till minst röster, för att bestämma i vilken ordning idéerna ska diskuteras.
DISKUTERA OCH DELEGERA KORT MED HÖGT VÄRDE
Låt den person som skapat varje kort presentera det för gruppen, en efter en. Du behöver inte nödvändigtvis ha lösningar på alla problem som du identifierar - vi rekommenderar att du undviker att "lösa" tills ditt team diskuterar vad problemet egentligen är.
Diskutera detaljerna för varje kort och låt alla gruppmedlemmar lägga till detaljer på kortet om hur frågan påverkar dem. Om ni i teamet är överens om att problemet måste lösas, kan ni brainstorma lösningar som kan lösa problemet.
För snabbare lösningar, bestäm när förändringen ska genomföras, vem som ska ansvara för genomförandet och hur du ska mäta förändringens effekt.
Om det verkar som om lösningen på problemet är mer komplicerad, diskutera om problemet kan delas upp i mindre deluppgifter. Om så är fallet, dela upp kortet i mindre kort för var och en av dessa och bestäm hur ni ska hantera dem i teamet.
Om problemet är komplext men inte går att dela upp, delegera några gruppmedlemmar att undersöka problemet och återkomma till gruppen med några möjliga lösningar vid ett senare tillfälle.
Du kanske inte kommer att diskutera varje enskilt kort på bordet, och det är okej. Så länge de kort som får flest röster diskuteras och genomförs kommer du att göra framsteg jämfört med ditt tidigare tillstånd.
FASTSTÄLLA ÅTGÄRDER OCH HUR DE SKA MÄTAS.
När ni diskuterar varje kort bör ni avsluta diskussionen med att diskutera åtgärder. Nämligen:
- Vilka är nästa steg för att genomföra denna förbättring?
- Vem är ansvarig för genomförandet av förbättringen?
- Hur kommer vi att mäta effekten av förbättringen?
- När kan vi förvänta oss att se resultat av denna förbättring?
Om du har använt en Kaizen-korttyp eller en separat Kaizen-tavla för att följa upp dina förbättringsidéer är nästa steg enkelt: lägg till de detaljer du behöver till varje kort för att få in det i ditt vanliga arbetsflöde och flytta det till rätt körfält. Bestäm tillsammans vad ni vill göra med de kort som inte har prioriterats. De kan antingen ligga kvar i din backlog eller så kan du välja att arkivera dem och lita på att om de fortsätter att vara ett problem kommer de att dyka upp igen i fortsatta samtal.
Om du har använt en separat tavla kan du flytta över de prioriterade korten till teamets huvudtavla så att du kan följa Kaizen-arbetet vid sidan av det befintliga arbetet. Se till att lägga till förfallodatum eller andra åtgärder för ansvarsskyldighet så att arbetet inte prioriteras bort och glöms bort.
KONTROLL: GRANSKA EFFEKTERNA AV FÖRBÄTTRINGSARBETET.
Att ha regelbundna Kaizen-möten är inte bara bra för att hjälpa teamet att identifiera förbättringsmöjligheter. Det är också ett bra sätt att hålla teamet ansvarigt för att mäta effekten av förbättringsaktiviteterna.
Innan du lämnar Kaizen-mötet, se till att boka in nästa möte, där du återigen får möjlighet att diskutera och genomföra idéer för ständiga förbättringar. Det är också då ni ska dela med er av resultaten av era förbättringsåtgärder hittills. Medan vissa förbättringsåtgärder kommer att ta tid innan de verkligen får en mätbar effekt, kan andra ge omedelbara resultat.
I nästa inlägg diskuterar vi det sista steget i cykeln för kontinuerlig förbättring (Adjust) och delar med oss av hur ett team har använt Planview AgilePlace för att praktisera kontinuerlig förbättring och drastiskt förbättra sin cykeltid.
