Många organisationer är tveksamma till att införa ett formellt PMO, men de som har gjort det inser fördelarna och potentialen med en sådan organisation. Enligt PMI Pulse of the Profession ser företag med ett PMO en minskning av misslyckade projekt med 27% och en ökning av projektens anpassning till affärsmålen med 45%. Dessutom inser företagen snabbt att framgångsrik projektledning är avgörande eftersom de helt enkelt inte kan hålla jämna steg med förändringstakten på dagens marknader. Det finns mer att hålla reda på när arbetsstyrkorna blir alltmer utspridda, konkurrensen ökar och kundernas krav är som aldrig förr. För att överleva måste verksamheten vara smidig, och det finns ingen organisation som är direkt ansvarig för att styra verksamheten i en föränderlig miljö. Det är uppenbart att projektledning värderas mer än någonsin i näringslivet, eftersom projektframgångarna ökar i direkt korrelation med hur mycket formell projektledning som ingår. Detta gäller alla projekt, oavsett om det är vattenfall, agilt eller hybridprojekt, och företag inser fördelarna med projektledning när det gäller att få ut produkter på marknaden, uppgradera system eller vad projektet än innebär. Det finns specifika saker som projektledare kan göra i dag som kommer att hjälpa till att forma framtiden för deras PMO och stabilisera deras status som värdedrivare i verksamheten.
Använd relevanta mått
Få förtroende genom att tillhandahålla data om KPI:er som är viktiga för verksamheten. Intressenterna bryr sig om resultatet och trovärdighet kommer från data. Det är vanligt att känslor spelar en alltför stor roll i beslutsfattandet och kan leda till regression. Mätvärden som kundnöjdhet, inverkan på de anställda och naturligtvis ekonomiska fördelar talar mer om projektens värde än antalet genomförda uppgifter.
Främja synlighet
Det är oerhört fördelaktigt för PMO:s att inte bara se projektstatus och tidslinjer utan även flaskhalsar och risker. Det är vanligt att man kommunicerar projekt som går bra eller delar med sig av positiva milstolpar och håller tillbaka eller minimerar negativa resultat. Det är en farlig fälla som hindrar PMOs på lång sikt. Projektledare kan skapa förutsättningar för långsiktig framgång genom att ge insyn i alla projektfrågor, både bra och dåliga, och genom att kommunicera realistiskt snarare än ideellt om projektfrågor. Synlighet skapar en kultur av förtroende och kan vara så enkelt som regelbundna uppdateringar, statusrapporter eller att ge tillgång till ett projekt- eller portföljhanteringssystem där data är lätt åtkomliga och alltid uppdaterade.
Var förutseende
Även om det är omöjligt att förutse och planera för alla möjliga utfall av ett projekt kan användningen av tillgängliga prediktiva verktyg hjälpa projektledare att skapa beredskapsplaner och framtidssäkra sin roll. En viss grad av osäkerhet är förväntad, men genom att förstå beroenden inom ett projekt och skapa beredskapsplaner för områden som är mer riskfyllda minimeras den totala risken och byggs också upp ett förtroende i organisationen. PMO:er som utnyttjar prediktiv teknik kan ligga steget före i föränderliga miljöer och snabbt utveckla planer när förändringar inträffar. Att förstå förändringarnas konsekvenser och effektivt kommunicera dessa konsekvenser och förändringar underlättar beslutsfattandet och skapar förtroende.
Höja ribban
PMO:er som konsekvent kan leverera projekt och bidra till verksamheten är ovärderliga. Eftersom PMO fortsätter att framgångsrikt leverera högprofilerade projekt kommer det att anförtros fler och större projekt och måste kunna växa med verksamheten. Detta kan ske om processerna är i ordning, om det finns ett ledningssystem och om styrningen är etablerad.
PMO:er bidrar i hög grad till affärernas framgång, och alla växande organisationer som hanterar strategiska initiativ kan dra nytta av att inrätta ett formellt PMO. PMO:s framtid är beroende av dess förmåga att skala och växa för att fortsätta att driva affärsmässiga framgångar.
