Alla projekt når inte fram till mållinjen, och alla projekt borde inte heller göra det. Som projektledare är det nästan säkert att du någon gång under din karriär kommer att få ta hand om ett projekt som inte har någon chans att lyckas, eller som aldrig borde ha påbörjats från början. Ibland beror det på dåligt beslutsfattande i organisationens topp, och i andra fall kan en oförutsedd branschutveckling förvandla ett lovande projekt till en övning i meningslöshet.
Oavsett vad den bakomliggande orsaken kan vara, är det viktigt för alla projektledare att veta när ett projekt är dödsdömt och att veta hur man avslutar ett projekt på ett elegant sätt. Att döda ett projekt är aldrig en rolig eller givande process.Men alternativet - att låta ett hopplöst projekt dröja i månader och fortsätta att förbruka värdefulla resurser - är ännu värre. Om du kan få dina intressenter att förstå Om du känner till skälen för att dra ut kontakten bör du kunna undvika att ditt yrkesmässiga rykte skadas, och du kanske till och med kan använda erfarenheten till din fördel.
De fyra strategierna nedan kommer att hjälpa dig att navigera i den potentiellt farliga verksamheten med att sätta ett tidigt slut på projektledningens livscykel.
#1. Förstå konsekvenserna för organisationen
Att avsluta ett projekt med låg prioritet och låg synlighet kan vara enkelt i sig självt - ett snabbt möte eller två med projektets intressenter, lite dokumentation för att knyta ihop de lösa ändarna och du är klar. Att däremot döda ett projekt med en stor budget, ett stort projektteam och en hög grad av engagemang på ledningsnivå är tillräckligt för att få den mest självsäkra projektledaren att röra på nerverna. Innan du vidtar några åtgärder för att avsluta ett projekt bör du fundera på vilka personer som måste vara involverade i beslutet, vem som ska få höra nyheten först och vilka (om några) beredskapsplaner som måste tas fram.
#2. Gör ett affärsmässigt case
När ett projekt väl är igång finns det vanligtvis en hel del tröghet att övervinna innan du kan stoppa arbetet. Resurser har tilldelats.Det kan hända att beroende projekt startar och att alla inblandade har en naturlig drivkraft att hålla projektet igång. Du kan minimera oroligheter och snabbt skapa samförstånd genom att hjälpa intressenterna att förstå hur mycket tid och pengar som kommer att gå till spillo om projektet fortsätter. Generellt gäller att ju större projektet är, desto mer hemarbete måste du göra innan du rekommenderar att det avbryts.
#3. Spela inte skylla på varandra
När ett projekt måste avslutas är det oftast så att någon har gjort ett stort misstag någonstans på vägen. Oavsett vem som bär skulden gör du dig själv ingen tjänst genom att peka finger åt dig själv. Din slutrapport ska ge en noggrann beskrivning av orsakerna till att projektet behövde avslutas, och det är allt. Alla onödiga eller överdrivna detaljer om misstag som begåtts av teammedlemmar, chefer, leverantörer eller någon annan ger intryck av att du försöker avleda skulden. från dig själv.
#4. Föreslå alternativ
Du kan hjälpa till ta bort stinget från att leverera dåliga nyheter genom att ge positiva förslag samtidigt som du argumenterar för att avsluta projektet. Det är kanske inte alltid möjligt, men i många fall kan du rekommendera andra sätt för organisationen att uppnå det ursprungliga projektets avsedda mål, eller tillämpa det arbete som redan har utförts för att uppnå ett annat organisatoriskt mål. Ju mer hjälpsam och positiv du är när du berättar de dåliga nyheterna, desto större är sannolikheten att du kommer att få fortsätta med framtida projekt.
