I idealfallet är det ett centraliserat nav för att organisera processer, hantera särskilda projekt och underlätta det fria flödet av information i hela företaget. Det ultimata Project Management Office (PMO) är en modell med definierade och anpassade processer med tillhörande resultatuppföljning och öppenhet. Prova de här tipsen för att lyckas med projektledningen.
EN: Gör affärsprocesser definierade och upprepningsbara.
Att en gång få in ett projekt i tid och inom budget är en kombination av god projektledning och lite tur, men att konsekvent genomföra projekt framgångsrikt, gång efter gång, är ett kännetecken för PMO-perfektion. Ta tillfället i akt att uttryckligen definiera dina processer som de ser ut idag. Ofta görs saker och ting helt enkelt på det sätt som de alltid har gjorts, utan att man definierar stegen och de önskade resultaten. Ännu värre, och kanske vanligare, är att olika människor gör olika saker på olika sätt varje gång.
Ta reda på vad som händer och hur det går till, och rensa sedan ut de som inte fungerar konsekvent. Slutligen ska du se till att resten verkligen kan kopieras. Det är ett bra sätt att göra det; ett växande antal företag har nu formella Project Portfolio Management (PPM) processer på plats, en ökning från 64% i 2003 till 71% i 2013. (Källa: 1. Projektportföljförvaltningens tillstånd PPM 2013 PM Solutions Research)
TVÅ: Bryt upp avdelningssilos.
Ett andra kännetecken för PMO-mognad är förmågan att se antagonistiskt på verksamhetens behov som helhet, snarare än att se projekt enbart genom olika avdelningars glasögon. Är dina affärsprocesser verkligen anpassade för att stödja det sätt på vilket ditt företag fungerar idag? Ännu viktigare är om dessa processer kommer att stödja den tillväxt och innovation som krävs för att ta verksamheten till nästa nivå i morgon.
Gör en förnyad ansträngning för att undersöka när och var projekt överskrider organisatoriska gränser. Hur ska till exempel insatser för att implementera och utnyttja CRM- eller digitala marknadsföringsinitiativ korsas för att skapa ett effektivare resultat för alla inblandade avdelningar? Att ta ett bredare perspektiv kan hjälpa dig att öppna ögonen - och visa ledningen hur viktigt PMO:s arbete är för verksamheten som helhet.
TRE: Maximera effektiv teknik.
Även den bästa projektledaren kan inte vara överallt hela tiden. Att gå bort från kalkylblad eller traditionell projektledningsprogramvara och övergå till en molnbaserad lösning kan ge styrningskontroller, underlätta kommunikationen mellan projektledare och företagets intressenter och främja enhetlighet i metodik och bästa praxis.
Dessutom kommer förmågan att följa upp mätvärden på ett mer transparent sätt än någonsin tidigare att ge utdelning när du ska visa resultat och värde.
FYRA: Var en trafikledare snarare än en flaskhals.
Centraliseringen av information inom PMO ger möjlighet att utveckla organisationsövergripande resultatindikatorer och operativa siffror. Men denna ackumulering av information kan innebära att projektledare blir flaskhalsar snarare än informationsförmedlare.
Tänk på nya sätt att kanalisera rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt, och ditt värde för organisationen kommer att öka dramatiskt.
Fem: Positionera projektledning som en källa till konkurrensfördelar.
Med tillförlitliga och replikerbara processer på plats, öppenhet för att se projekt och framsteg från ett organisationsperspektiv och verktyg för att visa resultat och värde har du allt du behöver för att öka PMO:s synlighet och positionera det som en källa till konkurrensfördelar för ditt företag.
Föreställ dig att du kan ge ledningen förtroendet att följa nya innovationsstrategier, lägga ned kostsamma äldre system eller starta nya organisatoriska processer som minskar kostnaderna eller driver organisk tillväxt. En företagskultur som erkänner värdet av projektledning och behandlar den som en kritisk kärnkompetens är en starkare organisation än en organisation som betraktar projektledning som en transaktionsfunktion.
Även om det gamla ordspråket "övning ger färdighet" kan vara sant, kan du genom att följa dessa tips göra din projektledningsfunktion mycket mer framgångsrik.
