När det gäller val av ny programvara för projektledning förlitar sig företagen vanligtvis på resultattavlor, innehåll (t.ex. rapporter, vitböcker, artiklar, blogginlägg, videor etc.), fallstudier, expertgranskningar, jämförelsematriser, demonstrationer, datablad och andra verktyg för att utvärdera potentiella lösningar. Naturligtvis är alla dessa viktiga delar i beslutspusslet.
Det finns dock en kritisk fråga som företagen måste besvara under denna process, eftersom den i grunden avgör om deras erfarenhet och investering i projektledningsprogram kommer att vara givande eller beklaglig: "Kommer den att passa vår organisation?"
Anledningen till att den här frågan är så viktig är att de flesta programvarulösningar för projekthantering inte är byggda för att kunna anpassas till företagets unika behov och kultur. Istället inför de en rigid struktur och ett ramverk och kräver i princip att slutanvändarna ska ta det eller lämna det.
Tyvärr väljer de flesta slutanvändare det senare alternativet. Det är faktiskt inte ovanligt att samma slutanvändare återgår till kalkylblad, e-post, egenutvecklade databaser och andra otillräckliga ad hoc. verktyg som den nya programvarulösningen för projektledning skulle ersätta - inte för att de vill, utan för att de känner att de måste. Det är det minsta av två onda.
Samtidigt tvingas företagsledningen att ta itu med det faktum att den korta vägen till värde som utlovades har förvandlats till en lång, slingrande väg som leder till slöseri med pengar och tid. Det är bara smärta och ingen vinst. Det är den dåliga nyheten.
Den goda nyheten - särskilt för erfarna (och frustrerade!) projektledare som har gått igenom ovanstående scenario fler gånger än de vill minnas - är att vissa programvarulösningar för projekthantering är utformade för att passa företag och inte tvärtom.
Här är de fem aspekter som skiljer "företagscentrerade" lösningar från mängden:
- De stöder användningen av Flera metoder. inom hela portföljen och inom enskilda projekt, t.ex. vattenfall, kritisk kedja, kritisk väg, agil, lean osv.
- De låter slutanvändarna skapa anpassade vyer på sina personliga instrumentpaneler som lyfter fram de viktigaste arbetsdata som de oftast behöver (t.ex. ), i en layout och ett format som passar dem bäst.
- De erbjuder en mängd olika anpassade element för att effektivisera och optimera processer, t.ex. validering och affärsregler, schemalagda arbetsflöden, meddelanden, e-posthantering, anpassade fält och anpassade åtgärder.
- De har ett robust REST API för att utveckla praktiskt taget alla önskade anpassade applikationer och för att integrera data i projekthanteringsregistret med externa skrivbordsverktyg och äldre system.
- De har ett stort bibliotek med webb- och mobilappar som förbättrar anpassade funktioner och utökar möjligheterna (t.ex. publicering av diabilder, skapande av organisationsdiagram, ögonblicksbilder av trender etc.).
Slutsats
När företag utvärderar potentiella programvarulösningar för projekthantering räcker det inte med att fokusera på önskade egenskaper och funktioner. De måste också besvara den kanske viktigaste frågan av alla: "Kommer det att passa vår organisation?".
Om svaret är ja, bör företagen fortsätta sin utvärdering. Om svaret är nej bör de andas ut en suck av lättnad på sina tacksamma slutanvändares vägnar och göra sin lista ännu kortare.
