Att det är bråttom att övergå till digitala affärer är bara ett sätt för organisationer att reagera på nuvarande störningar, vilket understryker behovet av dynamisk planering. Efter ett virtuellt möte med 40-chefer nyligen skrev Fortunes vd Alan Murray : "Företag som tidigare varit långsamma med att ta till sig den digitala omvandlingen befinner sig nu på en 'brinnande plattform'."
När cheferna överväger att ändra sina prioriteringar och minska eller omfördela budgetar, har EPMO:s (Enterprise Portfolio and Program Management Office) rätt position för att ta plats på scenen. Nästan 70 procent av finanscheferna vidtar åtgärder för att begränsa kostnaderna och överväger att skjuta upp eller avbryta planerade investeringar, enligt PwC:s COVID-19 CFO Pulse Surveys (mars 30, 2020 och april 13, 2020). EPMO och finans kan tillsammans se till att ledningsgruppen fattar de bästa besluten nu och i framtiden.
Dynamisk planering och snabb omprioritering är nyckeln till snabb utveckling
Med hjälp av dessa funktioner kan EPMO:s kontinuerligt omsätta strategi till resultat i en situation med fluktuerande prioriteringar, ekonomi och resurser. De kan omvärdera nuvarande och föreslagna investeringar och initiativ, skapa scenarier för vad som händer om och jämföra avvägningar mellan olika alternativ. Finansförvaltningen kan i samarbete med EPMO:erna skapa mer flexibla finansieringsmodeller som svar på förändringar. När cheferna har fattat strategiska beslut utifrån dessa insikter kan EPMO:s och ekonomiavdelningen samarbeta med organisationen för att flytta finansiering och resurser, vilket säkerställer en snabb reaktion på omprioriteringar.
Does your EPMO have the capability to:
- Take in new, unplanned strategic initiatives into the portfolio?
- React fast enough to sudden (and unexpected) changes in funding?
- Determine what programs to delay or keep investing in when things get tight?
- Ascertain the impacts of decisions such as, for example, a hold on contractor spend on your portfolio or defunding an investment?
- Arbeta med dina PMO-ledare för att se till att din fjärrstyrda personal levererar på strategin?
Om inte, är det dags att införa en mer anpassningsbar portföljhanteringsmetod eller åtminstone utnyttja de befintliga funktionerna i din PPM-lösning bättre. Din vägledning bör ta hänsyn till både kort och lång sikt. EPMO:s bör utforska hur organisationen kan bli mer konkurrenskraftig och innovativ när vi tar oss ur den nuvarande krisen.
I "CIO:s ögonblick: Leadership through the first wave of the coronavirus crisis", är en av McKinsey & Company:s rekommendationer att fokusera på de viktigaste prioriteringarna:
"I denna stressiga situation är den naturliga instinkten att fundera på vilka program man ska skära ned på och återgå till gamla arbetssätt. Det är naturligtvis viktigt att omvärdera prioriteringar, flytta resurser och följa upp utvecklingen noga. Men det är också viktigt att se att den nuvarande krisen är en viktig vändpunkt och en konkurrenssituation. Vi vet faktiskt från tidigare kriser att företag som tar en slash-and-hold-strategi klarar sig sämre än de som både beskär och investerar på ett genomtänkt sätt."
Den goda nyheten är att PwC:s undersökning visar att digital omvandling, kundupplevelse och cybersäkerhet eller sekretess är de investeringar som det är minst troligt att man kommer att skära ned på. EPMO:er har en utmärkt position för att hjälpa till att påskynda omvandlingsprogrammen och få organisationen att gå starkare ur detta.
Dynamisk planering och snabb omprioritering
EPMO:er bör använda följande funktioner för att kontinuerligt utveckla dem utifrån verksamhetens behov. I samarbete med finansavdelningen och cheferna kan EPMO:s ge välgrundade rekommendationer och operationalisera besluten i hela organisationen.
Dynamisk planering: I snabbt föränderliga miljöer gör en dynamisk planeringsprocess det möjligt för din organisation att ändra sig och göra snabba omprioriteringar baserat på de senaste uppgifterna. Din EPMO bör kunna ge rekommendationer inom ramen för den övergripande portföljen. Detta inbegriper en omprövning av portföljens prioriteringar - både befintliga och föreslagna - och en anpassning till strategiska mål, ekonomiska begränsningar och resurskapacitet. EPMO-ledare som använder sig av dessa möjligheter kan balansera portföljen över företagets föränderliga tillväxt-, innovations-, omvandlings- och affärsverksamhetsaktiviteter. De kan se till att personal, pengar och teknik anpassas för att fokusera på rätt program som kommer att leverera strategin.
Finansiell planering och kapitalplanering: Med tanke på den ständiga förändringen behöver EPMO:s förmåga att kontinuerligt analysera pågående investeringar i förhållande till nya krav på portföljnivå. Syftet är att fastställa vilka investeringar som ska finansieras och vilka som ska avbrytas, avgränsas, försenas, förkastas eller skjutas upp på grundval av mål och kapacitet. En portföljinvesteringscentrerad strategi skapar planer som integrerar strategiska och organisatoriska finanser för att främja synlighet och driva prestanda. EPMO:s planerar och förvaltar projektportföljer för kapitalinvesteringar från affärsidé till genomförande, och optimerar kapitalutgifterna i förhållande till förskjutningar, förseningar eller nya möjligheter.
Scenarioplanering: Förmågan att snabbt skapa scenarier är avgörande för att kunna göra rätt prioriteringar och justeringar. EPMO-ledarna samarbetar med finansförvaltningen för att modellera omfördelningen av finansiering och resurser i portföljen och jämföra scenarier. Genom att förstå risker och balansera kompromisser mellan föreslagna beslut kan EPMO hjälpa intressenterna att fatta de bästa besluten och gå vidare med en omprioriterad plan.
När det gäller resultaten av COVID-19 CFO Pulse Survey skrev PwC : "Vi förväntar oss att fler företag utforskar olika scenarier för hur länge utbrottet kommer att pågå och bedömer de olika potentiella effekterna på deras finansiella resultat." Enligt undersökningen börjar företagen också modellera återhämtningsscenarier.
Programförvaltning: Programhantering gör det möjligt för EPMO att definiera tvärfunktionella planer, spåra status och mäta framsteg, från enskilda initiativ till den övergripande strategiska planen. När cheferna reviderar planerna måste EPMO:erna kunna införliva alla vändningar i genomförandet och göra justeringar vid behov. Dessa inkluderar utveckling i realtid samt milstolpar, resurser, utgåvor, tidsplaner, investeringar, färdplaner med mera. Integrerade färdplaner hjälper till att genomföra strategiska, operativa och tekniska förändringar samt att lösa konflikter mellan prioriteringar och minska risker.
Strategiska analyser och instrumentpaneler: Rapporter, instrumentpaneler och interaktiva visualiseringar gör det enkelt för EPMO-ledare att stödja sina råd. Chefer och andra behöver tillgång till data för att förstå effekterna av föreslagna åtgärder och kunna fatta beslut. EPMO bör kunna konfigurera rollbaserade skärmar, rapporter, instrumentpanelanalyser och arbetsflöden baserat på hälsodata från projekt, program och portföljer i hela företaget.
Dynamisk planering och snabb omprioritering i praktiken: Planviews kunder
Now is the time for the EPMOs to work with Finance and facilitate the tough decisions to adjust plans and resources. Planview PortfoliosTM and Planview PPM ProTM customers already have dynamic planning capabilities at their fingertips. One customer is reprioritizing its $3 billion capital portfolio by configuring new fields for their COVID-related analysis within a day. They told us: “We don’t know what we would have done without it.”
En stor energikund analyserar interna projekt runt om i världen och bestämmer vilka som kan avslutas eller skjutas upp. En annan kund, EPMO på ett finansföretag, arbetar tillsammans med VD:n för att övervaka 125 strategiska kostnadsbesparingsinitiativ i förhållande till finansiella mål.
Planviews kunder är:
- Att omsätta strategi i resultat på en organisationsövergripande och tvärfunktionell nivå.
- Anpassning av projekt, program, ekonomi, applikationer och teknik samt uppbyggnad av toppstyrda program som levererar till organisationens strategi.
- Prioritera, rangordna och omprioritera projekt utifrån deras överensstämmelse med företagets strategier och ekonomi.
- Utföra "vad-om"-analyser och jämföra scenarier baserat på resursutnyttjande, kapacitet och finansiering mot fördelar, risker och avkastning på investerat kapital.
- Det är lätt att anpassa planerna när förhållandena och prioriteringarna förändras.
Kraften i ett närmare samarbete med finansavdelningen är smidighet
EPMO:er har möjlighet att samarbeta med finansförvaltningen för att vägleda organisationen bortom de årliga planernas och finansieringens oflexibilitet. De kan leda utvecklingen av nya processer och förfaranden som ökar smidigheten. Företag som skapar en förmåga att reagera snabbare på förändringar kommer att skörda fördelar på kort sikt och längre fram.
Om du är Planview-kund och inte utnyttjar planeringsmöjligheterna fullt ut för närvarande finns vi här för att hjälpa dig nu och på lång sikt. Läs mer genom att titta på en kort introduktionsdemo på Re-Planering and Resilience Amid Disruption. Förutom den här bloggen kan du läsa del ett i den här bloggserien: Dynamisk planering och snabb omprioritering: Motståndskraft i samband med störningar.
Läs mer genom att läsa de andra bloggarna i den här serien:
Del 1: Dynamisk planering och snabb omprioritering: Motståndskraft i samband med störningar
Del 3: Snabb omprioritering: Att leverera på strategin mitt i en förändring.
För mer information, se On-Demand Demo - Portfolios for the Portfolio Manager (på engelska)
![Är det dags att ompröva traditionell portföljförvaltning? [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
