I svåra tider kommer det fruktade besparingsbudet att visa sitt fula huvud och ofta innebär det godtyckliga procentuella kostnadsminskningar på alla avdelningar. Men det är sällan smart att skära ner på allt eftersom kostnadsminskningar bara är en del av lösningen. Du kanske också vill ändra dina investeringar så att du kan spendera mindre pengar på vissa områden samtidigt som du positionerar ditt företag för en framgångsrik framtid. Du måste omprioritera och planera om dina projektinvesteringar och ingen vet bättre hur man gör det än projektledningskontoret (PMO).
Här är tre trendiga scenarier där PMO kan ha stor betydelse.
- Digital Transformation
- Applikationsrationalisering
- Initiativ till förändring
Digital Transformation
Företagen digitaliseras snabbt. Detta är inte bara en kortsiktig trend där vi arbetar hemifrån tills pandemin är över och vi sedan återvänder till kontoret. Även om många av oss kommer att återvända till kontoret på något sätt, kommer upplevelsen troligen att vara mycket annorlunda. Denna trend sparar kostnader för organisationer på två sätt. Distansarbete kräver mindre kontorsutrymmen och infrastruktur och kan ge möjligheter till anställning i större geografiska områden. Du kan få tag på den svårfunna ingenjören var som helst i landet eller runt om i världen.
Men för att bli digital krävs investeringar i teknik för fjärrkommunikation, nätverksinfrastruktur och kanske till och med nya molnbaserade program som underlättar fjärråtkomst. Och vissa av dessa investeringar kommer att betala sig snabbare än andra. Du kan behöva ändra din projektportfölj snabbt genom att prioritera bort vissa rutinprojekt till förmån för de mest betydelsefulla digitala omvandlingsprojekten. Du måste inte bara bedöma den strategiska effekten utan även resurskapacitet, budget och tidsplanering. Därför är Strategic Portfolio Management nyckeln till att lösa denna gåta, som gör det möjligt att visuellt prioritera och omplanera den strategiska portföljen.
Applikationsrationalisering
Under de senaste åren har företagen gjort mer samordnade ansträngningar för att styra applikationer för att minska beroendet av applikationer som ger låg affärsnytta. Dessa rationaliseringsinitiativ för applikationer är egna projekt som bör prioriteras inom en hel projektportfölj. Ibland kan dock fokus för detta arbete vara felplacerat på applikationskonsolidering, vilket kan leda till att strategiska system åsidosätts i namn av kortsiktiga kostnadsminskningar. I det långa loppet kan det kosta betydligt mer att skära av systemet i form av missade affärsmöjligheter, fel, ineffektivitet och otaliga andra problem som du "får vad du betalar för".
Det bästa exemplet jag har till hands är PPM-systemet (Project Portfolio Management), som visserligen är partiskt men ändå är det bästa exemplet. Särskilt om den är strategiskt inriktad. Genom att använda anpassningsbara PPM-metoder kan du optimera projektportföljer som kostar flera miljoner dollar och undvika att välja fel projekt - eller ännu värre, projekt som har en högre sannolikhet att misslyckas - som kan kosta miljoner och förstöra besparingarna från rationalisering av applikationer. Därför är det viktigt att ha ett strategiskt inriktat PPM-system på plats.
Var ska du leta efter kostnadsbesparingar? I de flesta företag sprids programmen vilt och det kan finnas många som inte längre tjänar sitt syfte och bara samlar damm på en virtuell hylla. Det är på detta område som rationaliseringen av tillämpningen bör inriktas. Varje applikation som ska avvecklas kommer sedan att ge upphov till ett projekt som måste passa in i den övergripande portföljen.
Initiativ till förändring
Företag genomgår ständiga förändringar, och 2020 medförde oöverträffade nivåer av förändring. Många av dessa förändringsinitiativ leder till vanliga kostnadsbesparingsprojekt. Det finns många initiativ till förändring av hela företaget som måste lanseras, från att minska hyrda utrymmen till omorganisation. Och som med allt annat finns det mycket fler idéer om kostnadsbesparingar än det finns kapacitet att genomföra dem. Dessa idéer måste också sorteras och motiveras som en del av företagets portfölj.
Det viktigaste är att det mesta vi gör i företag sker genom projekt, även om de ser helt annorlunda ut i dag än under den rena Waterfall-dagen. Förändringar är inte annorlunda. Någon måste ta reda på vilket av dessa projekt som sparar mest pengar och ger företaget de bästa förutsättningarna för framtida framgång. Och det är förstås vad PMO specialiserar sig på - utan dem skulle det vara kaos!
