Den här bloggen är startskottet för en serie inlägg med de sex egenskaperna hos mogna organisationer inom områdena kapacitetsplanering och resurshantering.
En ny forskningsstudie om hur kapacitets- och resursplanering och resurshantering ser ut i stora företag visar sex egenskaper som mer mogna företag har gemensamt. Jag har listat dem här och jag kommer att gå in mer i detalj på den första egenskapen i dagens blogginlägg.
Organisationer som utmärker sig på kapacitetsplanering och resurshantering:
- Har insikt i vad folk arbetar med, kan identifiera flaskhalsar och köra scenarier på begäran för att anpassa sig till förändringar.
- Sammanföra top-down- och bottom-up-strategier för kapacitetsplanering och resursförvaltning.
- Ha en särskild funktion för att sköta resursförvaltning och kapacitetsplanering.
- Kom överens om dessa bästa metoder: prioritering, analys av vad som händer om man vill, ledningens godkännande.
- Uppskattar projektet väl och har bra stödprocesser på plats.
- Använda programvara för projektportföljhantering för att optimera sina resurser.
Karaktäristik #1: Mogna organisationer har insikt i vad folk arbetar med, identifierar snabbt flaskhalsar och har förmågan att köra vad-om-scenarier på begäran för att anpassa sig till förändringar.
Insikt och synlighet är grunden för att hantera efterfrågan och kapacitet. Tänk på följande: Kan du enkelt identifiera: produkter eller projekt som dina resurser arbetar med, deras kompetens, vem som sitter på bänken eller vem som kan få mer arbete än vad de klarar av? Om ditt svar är nej är du inte ensam.
Enligt rapporten anser förvånansvärt många produktorganisationer att bristande insyn i resurserna är en av de största frustrationerna. Vi fann att synlighet och hantering av vissa specifika områden inom process och teknik var direkt korrelerat med framsteg i mognad.
På den mest grundläggande eller tillfälliga mognadsnivån är synligheten praktiskt taget obefintlig och cheferna kan inte se arbetsbelastning och aktiviteter ur ett resursperspektiv, vilket innebär att de saknar en tydlig bild av kapacitet eller efterfrågan. När de går upp till mitten av mognadsskalan får de grundläggande insyn i vad resurserna arbetar med, men de har en begränsad insyn i när resurserna blir tillgängliga igen. Tänk dig att försöka bemanna ett komplext, växande produktsortiment under dessa förhållanden (kanske är detta din verklighet). Det kan inte vara lätt och det leder till en mängd flaskhalsar och överskridande av åtaganden.
Låt oss titta på andra metoder i mer mogna organisationer:
- Planeringsprocess
Mogna organisationer har en effektiv planeringsprocess med insyn i efterfrågan på rollnivå innan arbetet påbörjas. De har processer och teknik som gör det möjligt för alla att samla in information på ett konsekvent och upprepningsbart sätt. Faktum är att brist på processer är den främsta orsaken till denna smärta, men den minskar med minst 10-20 % när företagen rör sig uppåt i mognadsskalan. I korrelation med detta minskar bristen på synlighet med 15-20 % för mer mogna företag. Dessa processer kan omfatta hur och var projektledare och resursförvaltare rapporterar information, användning av tidrapporter och framsteg som rapporteras i förhållande till produkttidtabeller.
- Technology
På teknikfronten rapporterade 60% av organisationerna med lägre mognadsgrad att bakomliggande orsak till detta problem är deras beroende av kalkylblad och grundläggande projektledningsverktyg som inte längre kan hantera de komplexa resurser som dagens produktorganisationer står inför. I företag med lägre mognadsgrad är informationen fortfarande i huvudet på produktutvecklingscheferna och resursförvaltarna eller så finns den i ointegrerade kalkylblad på deras skrivbord, vilket ger liten eller ingen insyn i resurstillgänglighet och resursutnyttjande.
While nearly 70% of lower maturity companies rely on spreadsheets and basic project software, the most mature companies have implemented product portfolio management software (PPM). Companies who use enterprise software experienced a 27% and 22% visibility improvement into capacity and demand respectively.
- Ledning i ständig förändring
Relaterat till utmaningen med synlighet är den främsta punkten för 47 % av de som deltog i undersökningen frågan om ständiga förändringar. Detta är ytterligare ett område där mer mogna företag är bättre än de mindre mogna. Det mer mogna företaget har inte bara insyn i resurserna utan också den data som behövs för att utföra scenarier som hjälper dem att spela ut hur ändrade prioriteringar och marknadsförändringar påverkar deras resurser. Om till exempel en konkurrent introducerar en ny produkt på marknaden och företaget måste reagera, kan ledarna se hur beslut och resursförskjutningar skulle påverka olika produkter eller projekt. Alltför ofta görs dessa förändringar utan att man har koll på de effekter som kan uppstå i efterföljande led. Även här krävs liknande tillvägagångssätt när det gäller process och teknik för att uppnå synlighet och tillgång till data i realtid som ligger till grund för affärsbeslut.
Lärdomen här är att synlighet är avgörande för framgång och att det är möjligt att få bättre tillgång till den. För att nå dit behöver företagen rätt programvara, t.ex. en PPM-lösning, för att samla in information och ett åtagande att införa bästa praxis och processer för att göra det konsekvent. Denna investering är avgörande för att förbättra tiden för marknadsintroduktion och för att avancera i mognadsmodellen.
Citat från deltagare som sammanfattade det hela väl:
"När vi började hade vi ett stort problem med att visualisera data. Nu när vi har mjukvara och processer är vi i mycket bättre skick och nu arbetar vi för att mogna bortom synlighet."
- Programchef, produktföretag för konsumentvaror
"Vår största utmaning är att reagera på förändrad efterfrågan, vilket är mycket viktigt. Den förändras ständigt och den vanliga planeraren måste ha rätt verktyg för att hantera den."
- Programchef - stor organisation för kliniska resurser
Håll ögonen öppna för #2 kännetecken för mogna organisationer: Det är en kombination av top-down och bottom-up metoder för kapacitetsplanering och resursförvaltning.
Jag skulle vilja höra från dig. Vilka metoder använder du för att få en inblick i vad dina värdefulla resurser arbetar med?
