När journalisten Clive Thompson skrev en bok om konsten att programmera kände han att han inte hade något annat val än att lära sig hantverket själv. Det första som slog honom var teknikindustrins besatthet av effektivitet. Han lärde sig att när man är osäker ska man automatisera det. Och snart började han se hur han kunde effektivisera vardagliga uppgifter.
"Datorer är riktigt bra på automatiserade uppgifter som människor är usla på. Så när du lär dig att koda börjar du genast se världen som strukturerad i två hinkar - saker som människor gör och saker som kan göras av maskiner." han säger.
Det är inte alla som har tid eller lust att lära sig koda, men de flesta av oss vill slippa de tråkiga uppgifter som vi måste göra om och om igen. Med lite planering kan du automatisera en stor del av dina rutiner genom att ta ett steg tillbaka och undersöka hur du och ditt team verkligen arbetar.
Se det som en övning i mindfulness: ja, du kan förbättra din produktivitet och effektivitet. Men du kommer dit genom att inventera alla dina arbetsvanor och metoder. Under processen kommer du troligen att upptäcka rutiner som inte fungerar så bra som de borde, men som har blivit så omedvetna att du inte ens märker det.
Här är några viktiga moment att utvärdera för att hitta möjligheter till automatisering:
Automatisera din morgon-Din första timme på jobbet ska vara på autopilot. Det ger dig energi och ger dig möjlighet att vara maximalt effektiv under resten av dagen. Blockera avbrott med hjälp av timers och meddelanden. Ställ in din e-postinkorg för att markera endast meddelanden som måste besvaras under den första timmen. Slå ut dem. Vänd dig till hjärnmat, det bränsle som gör dig till en utmärkt ledare. Läs två viktiga nyhetsbrev om daglig handel. Kamma igenom dina nyhetsflöden med RSS eller ett verktyg som Flipboard. Och i slutet av denna krafttimme kan du utlösa din kalender som visar dagens händelser och en förhandsvisning för tre dagar.
Arbetsflöde för tillbedjan-Så mycket av det vi gör kräver inte mycket hjärnkapacitet. Det känns repetitivt eftersom det är det. Förändra det genom att utforma arbetsflöden för ditt team. Definitionen av en algoritm är att kartlägga en uppsättning steg i en sekvens där en åtgärd utlöser nästa. Det är kodning. Testa sedan dina arbetsflöden för att effektivisera dem.
Strategisera-Det är meningslöst att skapa ett arbetsflöde utan att först fastställa det slutliga målet. Börja med att definiera problemet och dess orsak. Utvärdera nu om det är en bra kandidat för automatisering. Ställ dig själv följande frågor: 1) Behöver uppgiften din uppmärksamhet för att bli klar? 2) Tar det onödig tid i anspråk? 3) Krävs det minimal anpassning eller personlig anpassning? Om så är fallet är det förmodligen ett arbetsflöde som du bör automatisera.
Välj rätt lösning-Du kanske inte kodar, men någon annan gör det, och de har redan tagit fram en app för detta. Med en solid strategi i handen kan du välja de idealiska produkterna för att underlätta arbetsflödet och inrätta din automatisering. Se till att gruppmedlemmarna förstår hur den ska användas.
Prioritera-Vilka är de viktigaste uppgifterna att utföra just nu? Det är inte nödvändigtvis de mest brådskande tidsfristerna. Utforma ett system som hjälper dig att bedöma hur brådskande uppgifter och mål är. Sök dessutom efter appar som hjälper dig att prioritera ditt projekt i enlighet med organisationens KPI:er.
Neutralisera distraktioner-Det är bra att i slutet av dagen eller veckan reflektera över vad som hindrade dig från att få ditt arbete gjort. Hur kan dessa hinder kringgås eller elimineras? Vissa kommunikationsverktyg som påstås öka effektiviteten kan till exempel i sig själva bli tidskrävande. Slack och Skype lovar enkelt samarbete, men de erbjuder många möjligheter att bli distraherad och avleda din uppmärksamhet från det du borde fokusera på. En mer målinriktad projektledningslösning som Planview AdaptiveWork One kan underlätta effektiv kommunikation utan potentiella distraktioner.
Allt som krävs är några få steg och sedan boom. Uppfyllt. Ditt liv har just blivit enklare.
