Den här bloggen är en del av en serie med tips om hur PMO kan stödja agila förändringar. Om du inte redan har läst den första delen rekommenderar vi att du läser den först, "Driving Agile at Scale": The Agile PMO", som du hittar här.
För att underlätta deras agila omvandling måste PMO:s ge projektledare och team större autonomi och beslutsbefogenheter för att främja experimenterande och driva innovation. Det är lika viktigt att se till att effektiva processer finns på plats så att arbetsinsatserna anpassas till affärsstrategin, möjliggör samarbete mellan olika team och mäter det ekonomiska värdet. PMO måste balansera mellan för mycket och för lite styrning, vilket gör kontorets roll kritisk för att öka affärsmässigheten.
Del 2: Autonomi och styrning
Enligt artikeln Agile at Scale i Harvard Business Review ( ) frestas ledare ofta att behandla agila omvandlingar precis som alla andra initiativ eller projekt: med planer, processer och kontroll uppifrån och ner. En av de viktigaste principerna för Agile är dock ett oberoende tillvägagångssätt som gör det möjligt för grupper att arbeta igenom problem eller hinder för att leverera värde stegvis och snabbt. Denna fördel tenderar dock att främja en tro på att byråkratiska förvaltningsmetoder skulle hålla dem tillbaka.
I vitboken The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale , utforskar vi tanken på att omvandla din verksamhet med hjälp av ditt PMO som en katalysator mot ett agilt företag.
I den här bloggserien i sex delar kommer vi att utgå från detta whitepaper för att analysera de fem element som vi har identifierat som är en förutsättning för PMO:s agila omvandling. Efter att ha undersökt både fördelarna och utmaningarna med att utveckla ditt PMO i del 1 kommer vi i del 2 att titta på målet med agil styrning som PMO bör sträva efter att uppnå.
Hitta balansen
För att ta steget till agilitet måste PMO först och främst förstå att agilitet gör kontrollerna uppifrån och ner ineffektiva - åtminstone under genomförandet. Agila produktteam byter till exempel ofta kurs varannan eller var tredje vecka, baserat på kundernas feedback. Denna utveckling är mycket värdefull för ditt företag. Att försöka kontrollera denna fördel med toppstyrda processer kan kväva den kreativitet och fail-fast mentalitet som kännetecknar agila team.
Det handlar om att balansera övervakning uppifrån och ner med flexibilitet nedifrån och upp - det är här som PMO kan göra en verklig och nödvändig skillnad. Frågan är hur?
Samarbete är vägen - stöd och kontroll
I sin senaste rapport, Evolving PMOs in an Enterprise Agile World, , rekommenderar Gartner PPM-ledare att ersätta toppstyrda kontroller och metoder med ett ledarskap som bygger på samarbete, eftersom detta är nyckeln till att möjliggöra kontinuerlig leverans av affärsresultat och snabb respons på feedback från botten.
Säg ja till: samarbetsbaserat ledarskap - och stöd i stället för kontroll.
Agile PMO bör bli en mäklare för att prioritera investeringar på en hög nivå, ge affärsledarna insikt i hur resultatet av leveransen fortskrider och ge teamen precis rätt mängd vägledning för strategisk anpassning och ansvarsskyldighet.
Vårda anpassningen
När PMO börjar fungera som en samarbetande kraft blir de också mycket kvalificerade för att koppla samman strategi, planering och leverans för alla i organisationen. I den egenskapen hjälper de team att anpassa sig till förändringar utifrån information i realtid.
I en miljö där kontinuerlig återkoppling är kritisk, främjar PMO:s samarbetsanda produktiva relationer med både individer och team. Men denna nyvunna förmåga är endast möjlig om PMO förstår att det arbete som utförs på fältet följer de strategiska målen.
Det agila PMO måste acceptera konceptet att det dagliga utförandet nu är produktchefens, produktägarens och arbetsleverantörernas jobb. För att lyckas krävs att PMO samarbetar och koordinerar med dessa leveransexperter för att få insyn i det arbete som utförs och förstå hur arbetet ska styras. På så sätt kan den fortsätta att vara i linje med de strategiska insatserna.
När organisationer ökar sin smidighet bör PMO:er leta efter lösningar som sammanför strategi och leverans. I förlängningen bör PMO:s samordna teamets insatser så att de ständigt arbetar mot företagets vision tillsammans med en enhetlig, kollektiv förståelse.
Att bryta ner den
Som vi har föreslagit är en av de viktigaste delarna i Agile PMO-styrningen att ständigt anpassa den för att se till att den är helt rätt. För att göra det bör du dock ha tydliga riktmärken att sikta på, och ha i åtanke att målet är en samarbetsinriktad ledarskapsstrategi för att anpassa leveranserna till strategin. Här är de riktmärken som vi föreslår för att balansera styrning och samarbete.
Övergång till planering på portföljnivå och Agile Governance:
- Översätt strategin till mätbara mål och uppföljningsbara färdplaner samtidigt som anpassar och utvecklar processer, roller, bästa praxis och ansvarsområden.
- Koppla strategin till de investeringar och resultat som driver omvandling och leverans av innovativa produkter och tjänster samtidigt som ger produkt- och projektgrupper möjlighet att definiera sin egen plan och sina egna prioriteringar för att stödja de strategiska målen.
- Planera och hantera tvärfunktionella program och samtidigt möjliggöra en mängd olika metoder för arbetsutförande.
- Flytta finansiering och balansera kapaciteten mellan initiativ och program samtidigt som ger insyn i realtid och rapportering om ekonomi, resultat och investeringar.
Att omvandla ditt PMO för att uppnå denna balans är ett viktigt steg mot att öka smidigheten i hela företaget.
Följ med i den här sexdelade serien om PMO:s roll som en definierande kraft i dagens agila företag för att se till att din organisation kan driva innovation i snabb takt och positionera sig som en digital ledare. I nästa avsnitt kommer vi att fokusera på hur olika arbetsmetoder behövs för att leverera strategiska resultat, vilket är en nyckelfaktor för att inspirera din organisation och göra det möjligt för ditt PMO att bli den främsta aktören för att förverkliga agilitet i stor skala.
Fortsätt att läsa nästa avsnitt i den här serien, som finns nedan:
- Del 3: Agil omvandling: PMO:s nya paradigm
- Del 4: Att övergå från projekt till ett produktcentrerat tillvägagångssätt
Vi uppmuntrar dig också att läsa hela whitepaper The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale . Den innehåller fler detaljer som du kommer att finna användbara när du planerar ditt PMO:s agila omvandlingsresa.
