Som professionell tjänsteorganisation vet du att din viktigaste resurs är din personal.
Teknikens utveckling i kombination med de ständiga störningarna från COVID-19 har tvingat många offentliga organ att fortsätta att anamma distansarbete. Medan endast 7 procent av de anställda kunde arbeta hemifrån i världen före pandemin, visar nya studier att den siffran steg till 64 procent när alla gjorde sitt för att jämna ut kurvan.
Om du leder ett team med anställda inom PSO som nu arbetar på distans är det viktigt att du anpassar din ledarstil till den nya verkligheten. Medan distansarbete är attraktivt för vissa anställda - - visar en nyligen genomförd Gallup-studie att 54 procent av arbetstagarna skulle lämna sitt jobb för ett jobb som erbjuder flexibel arbetstid - är andra anställda beroende av mänsklig interaktion och kan ha svårt att vara lika produktiva på nätet som de är på kontoret.
För att säkerställa att din organisation kan fortsätta att producera i jämn takt även vid störningar måste du bekanta dig med engagemanget hos anställda på distans och se till att ditt team fortfarande är inspirerat att nå sin fulla potential även när det är hemma.
När du skapar en positiv och engagerande miljö för din personal inom PSO är det viktigt att komma ihåg fördelarna för ditt företag och för dina anställda.
Balansen mellan arbete och privatliv är viktig
När du arbetar hemma kan det vara svårt att veta när arbetsdagen börjar och när det är dags att slappna av och varva ner. Detta är kanske ännu mer uttalat när arbetstagarna inte har ett eget kontor. Om du till exempel arbetar i soffan - samma plats som du tittar på tv - ska du inte bli förvånad om du tar upp datorn en lördagseftermiddag medan du tittar på en film.
Det sista du vill är att dina anställda ska bli utbrända. Därför är det viktigt att se till att varje medlem av ditt team har en sund balans mellan arbete och privatliv. Se till att folk tar ledigt och överväg att införa en policy som avskräcker folk från att kommunicera med varandra utanför kontorstid - eller gör det åtminstone klart att ingen behöver svara utanför kontorstid.
Distansarbetare är lyckligare och mer produktiva
If you’re worried that your newly remote team won’t get much done, fret not. One 2019 study found that full-time remote workers are 22 percent more likely to indicate they are happy at work. What’s more, another study found that remote workers are 13 percent more productive than their in-office counterparts.
Bara för att ditt team arbetar hemma för första gången betyder det inte att det inte kan få saker gjorda. Tvärtom: Distansarbetare behöver inte spendera en timme av varje dag på att pendla till kontoret, så det finns mer tid att fokusera på arbetsuppgifter.
Anställda kan känna sig isolerade och improduktiva
Naturligtvis är det inte alla som passar för distansarbete. Många studier visar också att anställda kan känna sig isolerade och har svårt att få saker gjorda när de arbetar hemma.
Som chef för PSO som har till uppgift att skydda resultatet, får avkastningen ibland gå före allt annat. Det är dock viktigt att göra allt du kan för att stödja ditt fjärrteam under dessa tider. Såmig av dina anställda kommer att trivas, och du vet förmodligen vilka dessa personer är. Andra kanske kämpar lite hårdare, och du misstänker säkert också vilka dessa personer är.
Den goda nyheten är att det finns några beprövade sätt att öka medarbetarnas engagemang, vilket vi kommer att undersöka härnäst.
Med det i åtanke får du här 9 tips för att förbättra engagemanget hos dina distansanställda.
1. Kommunicera ofta
Du kan inte förvänta dig att dina medarbetare ska vara engagerade om du inte kommunicerar med dem regelbundet. Om någon bara sitter hemma och stirrar på sin dator och ingen tittar in för att se hur det går för honom eller henne, vad han eller hon arbetar med eller om han eller hon behöver hjälp, kan han eller hon börja känna sig isolerad.
Det finns en enkel lösning här: Använd en plattform för meddelanden i realtid som Slack eller Microsoft Teams för att se till att alla dina anställda alltid är bara en snabb chatt bort. Dessa plattformar gör det möjligt för de anställda att skicka meddelanden till varandra och chatta mer öppet. Det är ett enkelt sätt att få alla att känna sig sammanlänkade, även om de befinner sig på olika sidor av jordklotet.
2. Planera regelbundna möten
När ditt team anpassar sig till att arbeta hemifrån är det viktigt att utveckla någon form av rutin. För det mesta bör du låta dina anställda bestämma sina egna scheman (förutsatt att det är vettigt för din organisation - för vissa företag är det helt enkelt uteslutet). Samtidigt bör du definitivt se till att de anställda befinner sig i "samma rum" vid samma tidpunkt minst en gång i veckan.
Du kanske har ett möte för hela företaget varje tisdag klockan 10 på morgonen och möter ett mindre team varje onsdag klockan 12.00, till exempel. Det är ett enkelt sätt att hålla alla på samma sida utan att behöva detaljstyra hela schemat.
3. Använd verktyg för videokonferenser
Bara för att ni arbetar på distans betyder det inte att ni inte kan "träffa" varandra.
Nej, du behöver inte ha en webbkamera som direktsänder ditt kontor hela dagen. Men vissa av de möten som vi just talade om bör definitivt äga rum på plattformar som Zoom och Google Meet (deltagarna bör uppmuntras att sätta på sina kameror för att få full effekt).
Kom ihåg: Kontoret var en stor del av många av dina anställdas sociala liv. Det är borta nu. Om du vill öka engagemanget hos distansanställda bör du se till att alla träffas "ansikte mot ansikte" regelbundet så att teamet får en extra mänsklig touch.
4. Ta tid för umgänge
Det är värt att nämna att videokonferenser inte alltid behöver handla om arbete. Du kan schemalägga ostrukturerad tid för dina anställda att träffas enskilt eller i små grupper för att bara prata med varandra och ha en normal konversation.
Se det som en virtuell vattenkylare, där team kan bygga starkare band och hålla kontakten med varandra på en mänsklig nivå.
5. Fira teamets hårda arbete
I en nyligen genomförd studie konstaterades att 58 procent av de anställda håller med om att ett enkelt sätt för arbetsgivaren att öka deras engagemang är att erkänna deras insatser.
När du fortsätter din övergång till distansarbete, kom ihåg att fira teamets framgångar. Projekt för tillhandahållande av tjänster kräver mycket tid och energi så se till att gratulera alla till ett väl utfört arbete. Det är inte bara rätt sak att göra, det är också en av de enklaste aktiviteterna för att engagera medarbetare på distans som finns!
6. Låt de anställda göra sina egna scheman
Vissa människor är tidiga fåglar. Andra är nattugglor.
Så länge ditt team får sitt arbete gjort i tid, spelar det då någon roll när de anställda sitter fysiskt framför sina datorer? Genom att låta dina anställda bestämma sina egna scheman visar du att du litar på att de kan göra det jobb du anlitat dem för. Samtidigt får du en mer produktiv arbetskraft, eftersom det visar sig att människor arbetar mer när de har frihet att bestämma sina egna arbetstider.
Självklart måste teammöten, kundmöten och andra aktiviteter som äger rum vid specifika tider finnas med i dina anställdas scheman. Det är bara det att allt som inte är tidskänsligt behöver inte vara det.
7. Var tydlig med dina förväntningar
Om dina anställda inte vet vad som förväntas av dem, hur kan de då nå sin fulla potential som distansarbetare?
Därför är det viktigt att cheferna för fjärrteam ställer tydliga förväntningar. Det är också viktigt att du kollar in varje gruppmedlem en till en för att bedöma deras framsteg och stödja dem på alla sätt du kan.
8. Investera i samarbetsverktyg
När du samarbetar på med ett sofistikerat tjänsteprojekt samtidigt som du arbetar på distans kan det bli svårt om du inte har rätt verktyg på plats. Vi har alla varit inblandade i oändliga e-postkedjor med en zillion versioner av samma Excel-kalkylblad, trots allt.
Det finns en enkel lösning även här: Anmäl dig till samarbetsverktyg som Trello, Asana och Teamwork, som hjälper fjärrteam att arbeta tillsammans på ett produktivt sätt. Eftersom medarbetarna gillar att använda verktyg som är utformade för att underlätta deras arbete, ökar också deras engagemang.
9. Erbjuda utbildningsmöjligheter
Bara för att du kanske inte arbetar på samma kontor betyder det inte att ditt ansvar för att stödja dina anställdas utveckling är över. Med tanke på att 87 procent av millennials håller med om att professionell utveckling är mycket viktigt för deras karriär - och 76 procent av de anställda vill ha möjligheter att växa - är det viktigt att din PSO tillgodoser dessa önskemål. Detta bidrar också till att se till att de anställda förvärvar nya färdigheter som ökar den övergripande kompetensen och kvaliteten hos din PSO.
Hur kan du stödja professionell utveckling i en värld där alla är hemma? Uppmuntra dina medarbetare att delta i virtuella konferenser, köp böcker till dem och anmäl dem till lämpliga virtuella utbildningstillfällen.
Det är dags att ta din PSO till nästa nivå
Även om varje PSO är unik bör dessa 9 idéer hjälpa ditt företag att skapa en stark kultur som uppmuntrar dina distansarbetare att hålla sig engagerade och nå sin fulla potential.
