En undersökning av Gartner har visat att 74 procent av ekonomicheferna planerar att flytta minst fem procent av de anställda som tidigare var på plats till permanent distansanställningar när COVID-19-krisen är över. Och McKinsey & Company drar slutsatsen: "Distansarbete var på väg att bli allt vanligare före krisen, men pandemin har visat att distansarbete är här för att stanna."
För att se till att denna massöverflyttning från företagskontoret till hemkontoret blir smidig och framgångsrik finns här sju viktiga verktyg och tekniker som distansarbetare behöver för att lyckas:
1. Snabbt internet
Distansarbetare behöver tillräckligt snabbt internet för att kunna utföra dagliga uppgifter, t.ex. delta i videokonferenser, titta på direktsändningar, ladda upp och ladda ner stora filer (t.ex. presentationer) och så vidare.
2. Virtuellt privat nätverk
Alla distansarbetare bör använda ett virtuellt privat nätverk (VPN), som gör att de kan ansluta till internet via en krypterad tunnel. Eftersom hackare inte har nyckeln kan de inte snoka och stjäla data.
3. Programvara för säkerhetskopiering/återställning av data
Vikten av regelbundna säkerhetskopior kan inte underskattas. Detta är vanligtvis inget problem när arbetstagarna är på kontoret, men det kan glömmas bort när de arbetar hemifrån med sin egen dator. För att undvika en potentiell katastrof bör alla distansarbetare använda pålitliga program för säkerhetskopiering och återställning av data.
4. Programvara för säkerhet vid slutpunkter
Hackare riktar sig aggressivt mot distansarbetare som har sårbara, eller i vissa fall obefintliga, säkerhetsprogram för slutpunkter, som består av tre integrerade lösningar:
- Programvara mot skadlig kod
- Anti-virusprogramvara
- Programvara mot spionprogram
Företagen bör installera denna programvara på varje fjärrarbetares slutenhet (inklusive personligt ägda enheter). Om detta inte är praktiskt eller genomförbart bör varje distansarbetare vara skyldig att installera denna programvara (och intyga installationen) och konfigurera inställningarna för automatiska uppdateringar (dvs. fjärrarbetare bör inte kunna välja när de tillåter uppdateringar).
På tal om förbud: Fjärrarbetare bör förbjudas att pausa eller stänga av sin programvara för säkerhet på slutpunkten för att utföra åtgärder som strider mot policyn (t.ex. torrenting-filer), eller för att snabba upp anslutningen. Fjärrarbetare som kämpar med betydande fördröjningar bör först försöka snabba upp sin internetanslutning (enligt beskrivningen ovan) och sedan vid behov uppgradera sin Wi-Fi-router och/eller datorhårdvara.
5. Utbildning i cybersäkerhet
Många företag har skrivit in sin personal (inklusive distansarbetare) i online-kurser i cybersäkerhet, vilket är ett smart drag med tanke på att många intrång och överträdelser utlöses av falska e-postmeddelanden (även kallade "falska e-postmeddelanden"). phishing) och dålig lösenordshantering. Exempel på ämnen som behandlas är:
- Social ingenjörskonst
- E-postsäkerhet
- Säkerhet för mobila enheter
- Säker surfning på webben
- Säkert socialt nätverkande
- Hantering av flyttbara data
- Fysisk säkerhet och miljökontrolls
Handledare/chefer kan övervaka varje slutanvändares framsteg för att identifiera coachningsmöjligheter. En distansarbetare (eller en grupp/ett team av distansarbetare) kan till exempel visa att han eller hon har goda kunskaper om e-postsäkerhet, men behöver ytterligare utbildning om säkerhet för mobila enheter.
6. Molnbaserat samarbete Arbetsledning Programvara
Fjärrarbetare förlitar sig i hög grad på molnbaserade verktyg och plattformar för att samarbeta, fokusera på dagliga uppgifter och hålla koll på projekt och planer. För att välja rätt CWM-programvara (Collaborative Work Management) bör företagen fokusera på följande:
- Anpassningsförmåga: Det ska vara snabbt och enkelt att konfigurera CWM-lösningen för att anpassa den till hur företaget arbetar - inte tvärtom.
- Samarbete: CWM-programvaran bör sömlöst koppla samman tidigare oskiljaktiga team (både distribuerade/fjärrstyrda och samlokaliserade) för att anpassa kommunikationen, eliminera dubbelarbete och samarbeta produktivt för att snabbare uppnå de aktuella affärsmålen.
- Effektivitet: CWM-lösningen bör göra det möjligt för företag att minimera projektrisker och minska den tid som går åt till vardagliga uppgifter genom att automatisera upprepbara processer, varningar och arbetsflöden.
Läs mer
I takt med att organisationer går mot en digital omvandling blir distansarbete och/eller hybrid distansarbete det nya normala. Organisationer försöker hitta sätt att göra det möjligt för anställda att arbeta mer flexibelt eftersom det kan bidra till att öka produktiviteten och engagemanget samt hjälpa dem att attrahera och behålla talanger.
Ladda ner e-boken " Powering Remote Work " idag och lär dig vad din organisation kan göra för att snabbt anpassa sig till det nya ekosystemet och vilka metoder och plattformar som kan användas för att säkerställa ett effektivt samarbete på arbetsplatsen mellan distansarbetare.
