Gästförfattare, Andrew Radburn, Branded3
Under mina drygt sex år på Branded3 (och bara mitt andra blogginlägg någonsin) har jag sett företaget växa från cirka 20 personer - i en gammal ombyggd lada i utkanten av en by som jag aldrig hade hört talas om - till över 70 personer, uppdelat på kontoren i Leeds, London och Bath.
Det har aldrig varit bättre att arbeta på B3 och det är fantastiskt att se företaget växa så mycket som det har gjort. Vi har naturligtvis varit tvungna att förändra och anpassa oss på vägen, och aldrig har detta varit tydligare än med den process och de system som vi har infört under den här tiden.
Alla som arbetar inom SEO-branschen är medvetna om att söklandskapet kan förändras på ett ögonblick och få stora konsekvenser för kundernas krav.
För att motverka detta har dialogen inom företaget och mellan de olika platserna med den ökade personalstyrkan blivit viktig, med uppdateringar och statusrapporter som norm, samtidigt som man har en större rörlighet mellan interna team för att kunna leverera bästa möjliga resultat.
Med tillväxt följer dock ett stort ansvar, och vi stod inför vissa interna utmaningar när det gällde hur vi skulle hantera detta när det gällde att ge enskilda personer insyn i projekt i realtid och ge människor mer sammanhang i hur en uppgift i ena änden hade stor inverkan på resultaten i den andra.
Här ska jag berätta lite om ett nytt system som vi nyligen har lagt till och som ersatte det utgående systemet 10K FT som fungerade bra, men som inte erbjöd mycket i fråga om anpassning eller integration med den dagliga kundverksamheten.
Vad är då Planview AdaptiveWork?
Planview AdaptiveWork är helt enkelt ett interaktivt verktyg för arbetsplanering och projektledning.
Att arbeta på en digital byrå kräver att teamen är flexibla och anpassar sig dagligen till kraven, och vi behövde ett system som underlättar detta.
Med Branded3s fortsatta framgång inom sökbranschen har vi investerat kraftigt i våra teamstrukturer och det blev alltmer uppenbart att våra tidigare system och processer helt enkelt inte hade den kapacitet eller funktionalitet vi behövde för att leverera enastående resultat.
Grupper (och projektledare i synnerhet) var tvungna att mata in information i flera olika system för att få uppgifter genom verksamheten och för att koppla arbetet till fakturering och den ekonomiska sidan av verksamheten (det är ju trevligt att få betalt!).
Med detta i åtanke hade vi lyckats få hela verksamheten installerad på Planview AdaptiveWork inom två månader, inklusive alla klienter och projekt som vi arbetade med och alla teammedlemmar som användare med egen profil.
Men varför Planview AdaptiveWork?
Här är 10 anledningar till varför vi älskar att använda vårt nya system...
Skäl #1: Sofistikerat gränssnitt
En av de första sakerna som slog mig med Planview AdaptiveWork var den detaljnivå och information som gränssnittet gav en användare eller chef.
Startskärmen, som Facebooks startsida, ger omedelbar tillgång till de senaste projekten, uppgifterna eller meddelandena, vilket effektiviserar processen och gör att du snabbare får tillgång till den information du behöver.
Det kan vara lite överväldigande i början, men i jämförelse med andra projektledningsverktyg jag har arbetat med gav detta enkel tillgång till de data jag behövde utan att behöva gå ner i flera navigationer eller menyer, och du kan skräddarsy vyer och den information som du presenteras med efter din egen smak utan att det påverkar någon annan - anpassningsmöjligheterna här är ett stort plus.
Anledning #2: Agil schemaläggning
Ändringar i det dagliga schemat är oundvikliga. Som projektledare som arbetar på en upptagen och snabbfotad byrå måste du acceptera att förändringar hör till området.
Som jag antydde i mitt inledande stycke ovan är sökbranschen en nyckfull bransch och förändringar i sökmotorernas algoritmer kan ske flera gånger per år, vilket påverkar tidigare färdplaner för kunderna.
Det är här Planview AdaptiveWork hjälper till - resursladdningsvyn gör det mycket enkelt att överväga tillgänglig kapacitet på individnivå och göra nödvändiga ändringar i farten, samt att uppgifter kan omfördelas till en annan lämplig resurs med ett enkelt knapptryck.
Skäl #3: Samarbete mellan grupper
Med ett nytt system följer en ny integrerad process. Vi ville komma bort från att folk "bara gjorde sin del" och gick vidare till nästa uppgift utan att förstå hur deras fantastiska arbete hade påverkat andra avdelningar och i slutändan levererat kvalitetsresultat till våra kunder.
Planview AdaptiveWork möjliggör bättre samarbete mellan team och delat ägarskap av uppgifter, vilket visar att bra arbete leder till mer bra arbete ... I stället för att lagra filer på flera, olika platser, t.ex. på interna servrar och Google docs, kan vi nu lägga till riktlinjer för briefing och färdiga resultat, t.ex. Word-filer eller PSD-designs, till enskilda uppgifter på en enda plats som alla kan komma åt ... Planview AdaptiveWork.
Skäl #4: Kommunikation
Med ett integrerat diskussionssystem går denna punkt hand i hand med anledning #3 ovan - bättre samarbete mellan våra interna teamstrukturer.
Med e-post och olika meddelandetjänster som används i företag i dag är det ibland enklare att använda ett konsoliderat system som alla har tillgång till. Oavsett om det handlar om att skicka ett meddelande till någon för att fråga hur det går med en uppgift eller att lämna över arbete till nästa person så att arbetet kan fortsätta.
Planview AdaptiveWork tar bort behovet av oändliga e-posttrådar tillsammans med en valfri snabbmeddelartjänst. Självklart har vi alltid varit stolta över vår tydliga kommunikation och öppenhet när vi arbetar med kunderna, och oavsett om det är genom vår ärlighet vid den första inledande presentationen eller en försening av tidsplanen under projektet på grund av oförutsedda omständigheter behöver vi de bästa verktygen för att kunna göra detta.
Detta leder in på min nästa punkt....
Skäl #5:
Det är alltid användbart att kunna ge en kund exakta tidsplaner för när arbetet kommer att slutföras eftersom det bidrar till en viktig hörnsten i arbetsförhållandet... förtroende.
Det är väldigt enkelt att sätta upp en projektplan i Planview AdaptiveWork och den levereras faktiskt som standard med tillägg och schemaläggning av uppgifter som vi projektledare ändå gör dagligen.
Med hjälp av Gantt-diagrammet kan du dela upp ditt projekt i milstolpar och uppgifter, så att du kan tilldela en budget och en resurs till varje delmål.
Med exakta tidpunkter och datum kan dessa skickas till kunden för granskning med några få knapptryckningar direkt från systemet.
Vi behöver inte längre använda ytterligare programvara för att skapa tidsplaner - något som vi bara kunde drömma om för några månader sedan...
Skäl #6: Integration med andra system/plugins
Jag berörde detta kort ovan med det faktum att du inte behöver använda en annan produkt för att skapa en tidsplan - Planview AdaptiveWork gör detta effektivt åt dig. Det kan dock finnas fall där du behöver använda andra verktyg eller programvaror för att få arbetet gjort som Planview AdaptiveWork inte helt täcker... det är där som rikedom av program som Planview AdaptiveWork kan integrera med kommer till nytta.
Arbetar du mycket med Google-dokument? Det är inget problem. Ditt utvecklingsteam använder JIRA - Planview AdaptiveWork hjälper dig. Faktum är att det för närvarande finns omkring 100 appar på marknaden som Planview AdaptiveWork kan integreras med; du kommer att ha svårt att inte hitta en app som du behöver.
Skäl #7: Rapportering
Rapporterna är en kraftfull funktion i Planview AdaptiveWork. Du kan bygga nästan vilken variant som helst för att få den finaste detaljnivån som systemet inte presenterar för dig direkt.
Du kan när som helst inom ett projekt se budgeterad, uppkommen och framtida schemalagd tid.
Dessutom har vi ett element av kontroll över budgetarna för att snabbt kunna identifiera om arbetet överskrider tilldelningen, vilket gör att vi kan vidta åtgärder så snart som möjligt.
Jag har minskat mycket av min tid genom att ha en uppsättning rapporter som jag ofta använder sparade i min personliga vy.
Skäl #8:
Vi har nyligen integrerat projektledare och kundansvariga för att de ska vara mer anpassade till varandra och Planview AdaptiveWork gör det lättare för båda grupperna att arbeta tillsammans.
Därför kan PM:s nu leva fullt ut i Branded3-världen, samtidigt som AM:s kan investera fullt ut i kundens värld.
Dessutom har alla i det större teamet tillgång till Planview AdaptiveWork och kan se allt de behöver, vilket innebär att den flytande karaktären och mixen av färdigheter som krävs för att leverera något, t.ex. att en innehållsförfattare behöver förstå en föregående uppgift för att fullt ut förstå sitt arbete, projektet och i slutändan det resultat som vi försöker uppnå, är helt i linje med vår öppna kultur.
Anledning #9:
I den hektiska vardagen på en byrå kan det vara svårt att hålla reda på hur arbetet fortskrider och vad som återstår att slutföra.
Det är därför viktigt för oss som företag att logga tiden noggrant så att vi kan spåra hur mycket resurser som ett projektteam använder kollektivt, så att vi kan hålla oss inom tidstilldelningen och budgeten för att se till att vi betjänar alla våra kunder på ett rättvist sätt.
Skäl #10:
Slutligen är det trevligt att veta att Planview AdaptiveWork har ett liknande mål att knyta samman branschen - de anordnar regelbundet kundmöten för att erbjuda ett forum där man kan dela feedback och berättelser om implementering.
Detta stöds också av Planview AdaptiveWork labs, en kollektiv kunskapsdatabas med dokumentation och forum som du kan använda för expertrådgivning och samarbete.
Slutsats
Så där har du det, efter att ha använt Planview AdaptiveWork i drygt fyra månader har vi sett och upplevt några stora förändringar och förbättringar av verksamheten på B3 Towers.
Bättre kommunikation, samarbete och lagarbete är något som alla företag måste ha för att kunna producera toppresultat och kvalitetsarbete, och Planview AdaptiveWork hjälper oss att nå dessa mål.
Även om detta är i sin linda här, kommer det troligen att bli starkare när vi använder systemet mer och mer.
Den här artikeln publicerades ursprungligen på webbplatsen Branded3 här och används med tillstånd.
