Pourquoi vous avez besoin d'une communauté de pratique

Note de l'éditeur : Dans la version originale de ce billet, nous avons utilisé le terme Centre d'excellence pour décrire un groupe de personnes qui s'engageaient à apprendre et à enseigner les méthodes Lean et Kanban au sein de leurs équipes. Après plusieurs discussions passionnantes avec des leaders d'opinion internes et externes, nous avons convenu que le terme "communauté de pratique" représentait mieux le concept que nous voulions encourager : une communauté croissante, évolutive et inclusive de personnes au sein d'une organisation, engagées dans l'apprentissage, l'expérimentation et l'amélioration continue de leur pratique du Lean et du Kanban.

Au cours de nos expériences de travail avec des équipes du monde entier, dans différents secteurs, avec différents objectifs, nous avons constaté une chose qui est vraie : Le développement d'une communauté de pratique est essentiel pour l'adoption durable non seulement de notre produit, mais aussi d'une initiative Kanban en constante maturation.

Ce n'est pas un concept nouveau ; vous avez peut-être joué le rôle de "communauté de pratique" dans votre équipe ou votre service sans vous en rendre compte. Souvent, la communauté se forme de manière organique, à partir d'un désir de mettre en œuvre et de pratiquer durablement Lean et Kanban de manière cohérente au sein d'une équipe, d'un département ou d'une organisation. Si le concept vous est inconnu, poursuivez votre lecture pour apprendre pourquoi nous préconisons fortement les communautés de pratique dans le cadre d'une mise en œuvre efficace de Lean et Kanban.

Qu'est-ce qu'une communauté de pratique ?

Une communauté de pratique est un groupe de personnes désireuses de partager des connaissances ; cette équipe est responsable de la création et de l'organisation des forums, ainsi que des décisions concernant la formation des nouveaux utilisateurs.

La première étape de la création de cette communauté de pratique consiste à identifier et à organiser les membres du groupe, à communiquer les attentes et à commencer à établir des processus pour que ce groupe puisse soutenir au mieux vos utilisateurs.

Qui devrait faire partie de l'équipe ?

Lorsque votre équipe démarre, il peut être difficile de déterminer qui serait le mieux placé pour faire partie de votre communauté de pratique. Heureusement, la pratique du Lean et du Kanban avec Planview AgilePlace est intuitive par conception, de sorte qu'aucune expertise technique n'est requise pour faire partie d'une communauté de pratique. Tout ce qu'il faut, c'est un engagement à apprendre, à se développer et à partager les connaissances au sein de votre équipe d'une manière claire et organisée. Pour déterminer qui doit être inclus, utilisez ces questions :

Qui, dans votre équipe, est responsable du flux de travail entrant et sortant ?
Avez-vous une personne chargée des systèmes qui gère les différents outils utilisés par votre équipe ?
Avez-vous un chef de projet qui supervise l'établissement des priorités du travail d'une équipe ?

Si vous avez répondu oui à l'un de ces rôles, félicitations ! Vous êtes un candidat parfait pour la communauté de pratique de votre équipe.

Responsabilités de la communauté de pratique

Maintenant que vous savez qui doit composer ce groupe de super utilisateurs, il est important de comprendre les responsabilités qui accompagnent l'adhésion. En tant que membre de ce super groupe, vous devrez être un administrateur, un créateur de forum ou un gestionnaire afin d'avoir la possibilité de contrôler et de gérer les forums et les utilisateurs. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ces paramètres utilisateur ici : rôles d'accès utilisateur.

En dehors du type d'accès que vous aurez, certaines des responsabilités les plus importantes d'une communauté de pratique comprennent la formation des nouveaux utilisateurs au système, la création et la mise en œuvre de procédures d'utilisation du produit, et la création d'un système de support interne. Par système d'assistance interne, nous entendons un endroit où les utilisateurs savent qu'ils peuvent se rendre pour obtenir des réponses à des questions simples, par exemple :

Comment puis-je changer mon mot de passe ?
Comment obtenir l'accès à un conseil ?
Comment créer une carte ?
Comment puis-je modifier la mise en page du tableau ?

Opportunités de formation

Si vous souhaitez faire partie d'une communauté de pratique, nous vous recommandons vivement de suivre la formation Planview AgilePlace et Lean/Kanban. Apprenez-en davantage sur les avantages de la formation dans ce post .

Nous recommandons les possibilités de formation suivantes aux équipes qui débutent :

Formation des utilisateurs de Planview AgilePlace : Ce cours interactif fournira une formation de base sur l'utilisation de notre outil.
Formation sur l'analyse des conseils : Ce cours couvre tous les rapports disponibles dans l'application Planview AgilePlace.
Formation sur les principes essentiels de la méthode Kanban : Ce cours privé fournit une introduction à la méthode Kanban et à la manière dont elle peut être utilisée pour améliorer le flux de livraison de la valeur dans une organisation.
Heures de bureau : Lors de ces sessions hebdomadaires gratuites, nos experts sont disponibles pour répondre aux questions, enseigner et renforcer les concepts Lean et Kanban, et vous guider dans les défis auxquels votre équipe peut être confrontée. En savoir plus sur les heures de bureau ici.

Pour en savoir plus sur les possibilités de formation, consultez notre page de formation .

Engagement et paiement

Créer une communauté de pratique, et être une ressource pour votre équipe, peut sembler être un engagement de temps considérable. En général, cela dépend de la complexité de votre environnement global Planview AgilePlace (nombre de tableaux à titre d'exemple), du nombre d'utilisateurs, du déploiement de caractéristiques et de fonctionnalités avancées.

Cela demandera un peu de temps et d'entretien, surtout à l'avant. Nous vous recommandons de commencer petit et de commencer simple ! Gardez également à l'esprit votre objectif final : En faisant le "travail de base" au début, le temps global consacré à l'éducation des nouvelles équipes/utilisateurs sera de moins en moins important à mesure que vous serez plus organisé dans la gestion de ce système.

N'oubliez pas l'objectif : l'amélioration continue

Gardez à l'esprit la raison pour laquelle vous avez commencé à utiliser Planview AgilePlace : Vous aviez des objectifs que vous vouliez atteindre et des défis que vous vouliez surmonter. Vous avez entendu des histoires sur la façon dont Planview AgilePlace a aidé des équipes comme la vôtre à économiser du temps, de l'argent et de l'énergie tout en obtenant une visibilité et une transparence qu'elles n'avaient jamais imaginées.

La création d'une communauté de pratique permettra à votre équipe de pratiquer l'amélioration continue de manière méthodique et durable. Il vous donnera également la structure et la cohérence nécessaires pour relever non seulement vos défis actuels, mais aussi tous les défis futurs auxquels vous pourriez être confronté, d'une manière saine et productive.

Lectures recommandées

Pour en savoir plus sur la manière de faire évoluer la pratique Lean et Kanban de votre équipe, nous vous recommandons ces ressources :

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