Les grandes organisations comptent souvent leurs projets et initiatives actifs par centaines, les différents départements et unités commerciales poursuivant une grande variété d'objectifs. Avec autant d'activités simultanées en cours, il peut être facile pour les opérations à court terme d'une entreprise de ne pas s'aligner sur ses objectifs à long terme.
Afin de mieux organiser et diriger leurs activités, la plupart des grandes entreprises regroupent leurs projets et programmes en portefeuilles - des collections de projets indépendants qui peuvent ne pas avoir d'incidence directe les uns sur les autres, mais qui peuvent être coordonnés pour travailler à un ou plusieurs objectifs à long terme de l'entreprise. Il est essentiel de se concentrer en permanence sur la gestion du portefeuille de projets pour maintenir la cohérence entre les activités de projet et les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Voici un aperçu des principaux défis qu'une entreprise doit surmonter afin de mettre en œuvre une stratégie de gestion de portefeuille de projets réussie.
Demandes et ressources
L'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les organisations, en particulier les entreprises nouvelles ou à croissance rapide, est la pénurie de personnes qui sont à la fois qualifiées pour gérer un portefeuille de projets et qui ont la disponibilité pour le faire. Les meilleurs chefs de projet d'une entreprise sont généralement occupés par les besoins quotidiens des projets critiques et n'ont pas le temps de se consacrer aux considérations stratégiques à long terme.
L'autre côté de la médaille de la gestion des ressources est l'efficacité avec laquelle l'équipe de gestion de projet peut facilement allouer les ressources du projet pour s'assurer qu'elles sont pleinement utilisées dans un projet ou un portefeuille donné. Les cadres supérieurs, quant à eux, sont souvent peu disposés ou incapables de se plonger dans les détails de projets spécifiques. Le résultat, trop souvent, est que la gestion de portefeuille devient un effort à temps partiel partagé par plusieurs personnes et n'appartient à personne.
Financement de projets et de portefeuilles
Une gestion efficace du portefeuille exige un alignement minutieux des objectifs stratégiques, des sources de financement et des projets bien gérés. Les entreprises doivent s'assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour leurs initiatives importantes, mais elles doivent également être en mesure d'identifier les projets et les programmes qui perdent de l'argent ou qui n'apportent pas les avantages escomptés.
Afin d'obtenir un retour sur investissement maximal, une organisation doit avoir une stratégie clairement définie avec des objectifs mesurables. Une fois sa stratégie en place, une entreprise est mieux placée pour déterminer les projets à financer et le montant à investir dans chaque projet. Et bien sûr, des rapports financiers détaillés sont essentiels pour mesurer le succès, trouver les domaines à améliorer et identifier les projets qui doivent être réduits ou annulés.
Soutien technologique
De par sa nature même, un portefeuille de projets est trop vaste et à multiples facettes pour qu'une personne puisse le gérer sans outils technologiques sophistiqués. Le logiciel de gestion de portefeuille de projets d'entreprise est la clé pour aligner les projets sur les objectifs stratégiques et permettre aux gestionnaires et aux dirigeants d'entreprise de contrôler les résultats à court et à long terme. Une solution de gestion de portefeuille telle que Planview AdaptiveWork peut fournir une visibilité sur les budgets, l'allocation des ressources et la performance des délais, non seulement pour les projets individuels, mais aussi pour l'ensemble du portefeuille de projets d'une entreprise. Lorsque les bonnes personnes disposent des bons outils, les défis de la gestion de portefeuille font partie du passé.
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