Quiconque a essayé de se débarrasser d'une mauvaise habitude connaît les difficultés de la dépendance. Que ce soit la caféine, Instagram ou la cigarette, il y a toujours cette partie de votre cerveau qui veut revenir au confort de ce que vous connaissez le mieux.
Avec les tableurs, c'est la même chose : ils sont bon marché et accessibles, vous les avez probablement utilisés pendant toute votre vie professionnelle et l'idée de devoir vous en séparer et passer à quelque chose de nouveau vous remplit d'effroi.
Toutes les choses auxquelles nous devenons dépendants ne sont pas "mauvaises" pour nous lorsqu'elles sont utilisées avec modération. Les feuilles de calcul, elles aussi, peuvent avoir leur place dans notre vie professionnelle. Le problème est de les considérer comme une panacée pour les nombreux défis auxquels nous sommes confrontés. La dépendance mondiale à l'égard d'Excel signifie que les feuilles de calcul sont utilisées pour absolument tout ce qui est lié à la gestion de projet, de la mesure du projet et de la tenue des dates à ce à quoi elles sont réellement destinées, à savoir le stockage et le calcul des chiffres et des comptes.
S'il est confortable d'utiliser Excel comme un outil polyvalent, le fait est que cette dépendance aux feuilles de calcul augmente en réalité le risque lié à votre projet et à votre organisation. Utiliser des feuilles de calcul plutôt que un logiciel de gestion de projet spécialement conçu peut sembler inoffensif mais si l'on vous demandait réellement d'intégrer les risques opérationnels associés dans vos processus de travail, vous ne seriez pas d'accord.
Voici quelques-unes des façons dont votre dépendance aux feuilles de calcul augmente le risque de vos projets et la responsabilité de votre organisation.
Vous rendre aveugle aux conséquences - La première étape de toute dépendance est d'admettre qu'il y a un problème. Cependant, avec les tableurs, ils ne vous diront pas qu'ils ne font pas ce que vous attendez d'eux, comme lorsqu'une formule est incorrecte, ils vous donneront simplement la mauvaise réponse. JP Morgan l'a découvert à hauteur de milliards de dollars lorsqu'un portefeuille, qui était géré en copiant et collant des feuilles de calcul Excel, a fini par sous-évaluer le risque par un facteur de deux, en raison de la division par la somme de deux nombres plutôt que par leur moyenne.
Augmentation du risque réglementaire - Les autorités de réglementation financière s'inquiètent à juste titre de l'importance accordée aux feuilles de calcul. Deux organismes de réglementation majeurs, le BCBS en Suisse et la FSA au Royaume-Uni, ont déjà mentionné les tableurs comme un facteur de risque majeur pour les entreprises et quelque chose qui nécessite une surveillance et un contrôle accrus.
Absence d'une vue intégrée à l'échelle macro - Pour obtenir une surveillance efficace, il faudrait pouvoir visualiser tous les projets et toutes les opérations en même temps, selon une vue unique. Sauf qu'avec les feuilles de calcul, ce n'est tout simplement pas possible. La FSA a signalé des systèmes de feuilles 9,000 en place, empilés comme un château de cartes, de sorte qu'un mauvais formatage peut infecter un système entier tout en étant pratiquement impossible à localiser.
Affectant votre capacité de prise de décision - En raison de l'erreur humaine et des problèmes de base liés à la surutilisation des feuilles de calcul, une équipe de l'Université de Hawaii a découvert que 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Si vous ne disposez pas des bonnes informations, il est impossible de prendre des décisions éclairées sur vos projets.
Créer des situations d'insécurité - Des recherches menées par le Dartmouth College ont montré que moins d'un thi rd des feuilles de calcul utilisent la protection des cellules. À une époque où la conformité des données et de la vie privée est une question si importante pour les entreprises, cela peut exposer votre organisation à des poursuites judiciaires. De plus, en ne sécurisant pas vos données, vous risquez également de perdre des informations importantes sur vos projets ou vos clients, ce qui coûtera des revenus à votre organisation.
S'en tenir aux feuilles de calcul est compréhensible mais pas pardonnable. C'est une dépendance qui vous fait perdre du temps et des opportunités et qui introduit de grands risques pour votre organisation. Comme le dit un dicton (un peu), le meilleur moment pour se débarrasser de l'habitude des feuilles de calcul était hier, le deuxième meilleur moment est maintenant.
